Die Langzeitspeicherung ergänzt die Archivierung

Der Gesetzgeber drängt zur Beweissicherheit bei der Datenspeicherung

| Autor / Redakteur: Holm Landrock / Rainer Graefen

(BMG)

Beweissichere Langzeitspeicherung spielt vor allem in der öffentlichen Verwaltung und im Gesundheitswesen eine große Rolle. Ein Roundtable, von Bearing Point organisiert, zeigte, dass gesetzliche Vorschriften wie KonTraG auch Unternehmen aus der freien Wirtschaft betreffen.

Können Sie Sütterlin oder Kurrentschrift lesen? Viele Akten und Register, die heute noch von Bedeutung sind, wurden damit geschrieben. Künftige Generationen haben es trotzdem ungleich schwerer! Sie müssen unterschiedliche digitale Kodierungen buchstäblich und im übertragenen Sinne entschlüsseln.

Im Falle eines Rechtsstreits – möglicherweise schon beim nächsten Medikamentenskandal oder Flugzeugunglück – müssen Dateien, die mitunter mehr als zehn Jahre auf dem Buckel haben, in kürzester Zeit zugänglich gemacht werden. Deshalb ist für viele Datenarten eine beweissichere Langzeitspeicherung vorgeschrieben, bevor die Daten in ein Archiv wandern.

Der Aufbewahrungszeitraum wird unterschätzt

Zwischen drei und zehn Jahren, in manchen Fällen auch für 30 bis hin zu mehr als hundert Jahre müssen Dateien gespeichert werden. Über diese Zeiträume sollten Daten zur Beweissicherung hinsichtlich der abgespeicherten Geschäftsprozesse oder Fachverfahren zugänglich sein, ohne erst über einen Archivzugriff abgerufen zu werden.

Das gilt im Besonderen für E-Mails, für Vergabeverfahren, für Rohdaten in GIS (Geografischen Informationssystemen) und für Buchhaltungs- bzw. Haushaltsdaten. Seitens des BSI ist dafür die Vorschrift TR-03125 entwickelt worden.

Gemeinsam mit den DIN-Normen 31644 (Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive) und 31645 (Leitfaden zur Informationsübernahme in digitale Langzeitarchive), der SigV (Verordnung zur elektronischen Signatur), den den RFCs der IETF (Internet Engineering Task Force) und dem Referenzmodell OAIS (Open Archival Information System) umreißt die Technische Richtlinie TR-03125 des BSI das, was unter beweissichere Langzeitspeicherung zu verstehen ist.

Datenformate machen Langzeitspeicherung kompliziert

Vor allem für Behörden, Krankenhäuser und Einrichtungen der öffentlichen Hand sind Beweissicherheit und Rechtssicherheit zwei wesentlich Aspekte der Langzeitspeicherung. Angesichts des enormen Datenwachstums, von den elektronischen Akten in der Verwaltung bis zur elektronischen Patientenakte im Gesundheitswesen hat sich die Langzeitspeicherung zu einem ernst zu nehmenden Problem entwickelt.

Da immer mehr Prozesse und Fachverfahren elektronisch abgewickelt werden, kommen die Daten aus immer mehr, oft sehr unterschiedlichen IT-Umgebungen. Systemimmanent gibt es keine einheitlichen Datenformate.

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Kurzum: Je mehr digitale Unterlagen bearbeitet werden, desto größer werden die Risiken hinsichtlich der Langzeitspeicherung. Mitunter verlängern sich die Aufbewahrungsfristen auf 30, 50 oder 100 Jahre – vor dem Weg der Vorgänge in die Archive oder der Vernichtung der Informationen.

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