Interview mit Thomas S. Senger, Senior Vice President EMEA Software & Solutions bei Kofax

Millionen Dokumente bewegen sich durch die Welt – in Papierform

21.03.2011 | Redakteur: Rainer Graefen

Thomas S. Senger, Senior Vice President EMEA Software & Solutions bei Kofax

Wenn der Kunde einen Mobilfunkvertrag unterschreibt, dann erwartet er, dass sein Smartphone am nächsten Tag freigeschaltet ist! Im Gespräch mit Storage-Insider.de erläutert Thomas Senger wie man Papierprozesse in den digitalen Workflow überführt.

Storage-Insider.de: Herr Senger, was hat sich im Laufe der letzten Jahre beim Capturing geändert?

Senger: Ziemlich viel. Wenn Sie schauen, wo wir her kommen, dann stand vor etwa zehn Jahren das Thema „Scan to Archive“ im Vordergrund. Dabei wurden Dokumente gescannt und anschließend in einem Repository bzw. Archiv gelagert. Ab und an wurde auf diese Dokumente zugegriffen, aber ein echtes Arbeiten fand mit den Dokumenten und vor allem mit den in ihnen enthaltenen Daten nicht statt.

Heute reden wir über „Scan to process“. Hier werden nicht nur die Dokumente gescannt, sondern auch die enthaltenen Daten extrahiert, analysiert und vor allem direkt im Geschäftsprozess weiterverarbeitet.

Storage-Insider: Das hört sich nach einer prozessbezogenen Erfassung an?

Senger: Richtig. In den Anfängen wurden mit sehr leistungsstarken, teuren Scannern an einem zentralen Ort die anfallenden Dokumente per Batch-Jobs eingelesen. Dafür mussten sie aber zuerst einmal gesammelt und zur zentralen Posteingangsstelle verschickt werden, was langsam und teuer war.

Heute passiert das durch weltweite Vernetzung bei den meisten Unternehmen dezentral. Die Firmen scannen die eingehenden Unterlagen mit sogenannten Multi Functional Devices (MFDs), die z.B. für 300 Euro von HP geliefert werden und neben drucken und kopieren auch scannen können.

Dokumente können also direkt vor Ort erfasst und dann entweder dort oder aber zentral weiterbearbeitet werden. Ziel ist das schnelle Auslesen und Einspielen in den unternehmensweiten Workflow.

Storage-Insider: Warum muss man die Daten heute eigentlich noch scannen und direkt verarbeiten? Sie liegen doch schon fast alle digital vor.

Senger: Leider nein. Als Unternehmen kennen Sie zwar die Stammdaten ihrer Kunden, aber bei der Kommunikation kennen sie fast nie den Inhalt eingehender Dokumente. Denken Sie nur an unterschiedlich gestaltete Rechnungen, Anträge oder Formulare.

Sie kennen zwar oft den Aufbau, aber für die Weiterverarbeitung müssen sie die richtigen Inhalte herausfiltern. Hinzu kommt, dass die Anzahl dieser Dokumente bei Telekommunikationsanbietern oder Versicherungen leicht sechs- oder siebenstellige Dimensionen pro Jahr erreichen kann.

Storage-Insider: Vielleicht doch erst noch grundsätzlicher: Kofax redet nicht mehr von Scannen, sondern von Capturing. Was verbirgt sich dahinter?

Senger: Es geht um das Erfassen von Informationen und das Extrahieren der enthaltenen Daten. Anschließend sollten diese Daten automatisch korrigiert und zugeordnet werden können, um dann das Dokument mit seinen Informationen direkt in einen Workflow einzuspeisen.

Storage-Insider: Papierdokumente stehen dabei im Vordergrund oder funktioniert Capturing auch bei anderen Eingangsdokumenten?

Senger: Das geschilderte Vorgehen funktioniert nicht nur bei Papierdokumenten, sondern Capturing klappt auch bei digitalen Informationen wie PDF-Dateien, E-Mails und auch Faxe. Gerade beim letzteren Datenformat gibt es nicht zuletzt bei Banken ein unglaublich hohes Volumen.

Das liegt vor allem am Fund-Trading, dem Handel mit Anlagefonds, die immer eine Unterschrift erfordern, denn nur mit einer unterschriebenen Bestätigung per Fax werden die Compliance-Vorgaben erfüllt. Es kommen aber auch immer neue Datenformate hinzu, die ebenfalls per Capturing erfasst werden müssen.

Denken Sie beispielsweise an SMS, MMS und irgendwann auch Nachrichten aus Social Networks. Obwohl PDF oder SMS digital transferiert werden, benötigt man Capturing, um die entscheidenden Informationen per Intelligent Data Recognition (IDR) auch aus dem Dokument zu extrahieren.

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