E-Mails mit Mailstore Server archivieren

So legt Antenne Bayern geschäftsrelevante E-Mails wiederfindbar ab

| Autor / Redakteur: Ludger Schmitz / Rainer Graefen

Sendestudio bei Antenne Bayern
Sendestudio bei Antenne Bayern (Bild: Antenne Bayern)

Antenne Bayern sendet seit 1988 ein 24-Stunden-Vollprogramm, ein Mix aus Musik, Service, Moderation, Information und Unterhaltung für Menschen in verschiedenen Altersstufen und in allen Regionen Bayerns. Gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung entspricht der Sender mit Hilfe der Software des Viersener Unternehmens Mailstore.

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ legen fest, dass geschäftsrelevante E-Mails und deren Anhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen.

Außerdem müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Das hohe und weiter steigende E-Mail-Aufkommen veranlasste Antenne Bayern zur Suche nach einer E-Mail-Archivierungslösung mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

300 Endanwender sollen es einfacher haben

Im Fokus der Zielsetzung stand nicht nur die Erfüllung rechtlicher Anforderungen. Eine Entlastung des E-Mail-Servers sowie die Vereinfachung von Backup und Restore waren gewünscht. Den aktuell 300 aktiven E-Mail-Usern ohne ausgeprägte IT-Fachkenntnisse sollte das schnelle Suche und Finden archivierter E-Mails möglich sein.

„Wir haben den Markt sondiert und neben Mailstore Server zwei weitere Produkte namhafter Anbieter in die engere Auswahl genommen“, sagt Michael Vogel, stellvertretender technischer Leiter bei Antenne Bayern. Nach einer sechswöchigen Testphase entschied sich der Sender für die Software des Viersener Unternehmens Mailstore.

Installation und Einrichtung waren einfach

„Für die Ersteinrichtung von Mailstore Server war ein minimaler Zeitaufwand nötig“, so der stellvertretende technische Leiter. „Die initiale Installation und Einrichtung war mit etwas Erfahrung nahezu selbsterklärend.“ Die Software ließ sich problemlos in die IT-Infrastruktur, basierend auf VMware Vsphere 5.5 und den Betriebssystemen Windows Server 2012 R2 sowie Windows 7, integrieren.

Als E-Mail-Server wird Microsoft Exchange 2013 verwendet. Durch einen LDAP-Import aus dem Active Directory in Mailstore Server wurden die Benutzer angelegt. Den Administrationsaufwand der bis dato stabil laufenden Software beschreibt Vogel als gering.

Die Postfächer der Mitarbeiter werden automatisch archiviert. Darüber hinaus findet eine regelbasierte Löschung aus den Postfächern statt, um diese klein zu halten. Alle E-Mails mitsamt den Anhängen bleiben im Archiv verfügbar, somit vor Datenverlust geschützt. Die Nutzer können sie mit Hilfe des Mailstore Outlook Add-In, Web-Access sowie mobile Web-Access per Volltextsuche schnell suchen und aufrufen.

Fehlerfreier Betrieb, geringer Admin-Aufwand

Seit Oktober 2015 archiviert Antenne Bayern die E-Mails mit Mailstore Server. Das Resümee von Vogel: „Dass die Software gesetzlichen Regelungen rund um die rechtssichere E-Mail-Archivierung entspricht, war neben der schnellen Installation, der transparenten Konfiguration sowie dem beispielhaften Support eines der Hauptargumente für den Kauf. Der bisher fehlerfreie Betrieb führt zu einem geringen Administrationsaufwand.“

Die IT-Verantwortlichen profitieren insbesondere dadurch, dass der Wartungsaufwand für den IT-Administrator dauerhaft gering bleibt und die Software bei einer sehr guten Performance sehr stabil läuft. „In den seltenen Fällen, in denen wir den technischen Support von Mailstore in Anspruch genommen haben, wurde uns schnell und kompetent geholfen,“ sagt der stellvertretende technische Leiter.

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