Enterprise-Online-Speicher à la Dropbox - aber sicher!

Wie man das public Filesharing von Unternehmensdaten wieder einfängt

| Autor / Redakteur: Uwe Wöhler, Senior Consultant Information bei Computacenter / Rainer Graefen

(Screenshot: Computacenter)

Weltweit werden 145 Milliarden E-Mails pro Tag versendet, oft mit unverschlüsselten Dateianhängen. Der Sender hat keine Kontrolle, was der Empfänger mit den Daten tut. Mehr Sicherheit beim Datenaustausch bieten Filesharing-Dienste. Dieser Artikel erklärt, was bei der Nutzung zu beachten ist.

Dropbox und andere Online-Speicherdienste werden inzwischen von hunderten Millionen Nutzern verwendet. Dabei werden die Angebote nicht mehr nur privat, sondern auch beruflich eingesetzt – zur Synchronisation von Dateien zwischen verschiedenen Geräten, zum Datenaustausch oder zur Online-Datensicherung.

Die starke Nutzung der Cloud-Speicherlösungen liegt hauptsächlich an der Größenbegrenzung von E-Mail-Anhängen. Auch gegenüber dem bisher verwendeten FTP-Server für den Austausch von großen Dateien ist die Dropbox-Variante eine komfortablere Lösung.

Vorteile und Nachteile von Dropbox-Lösungen

Zudem ermöglichen die Online-Dienste die einfachere Synchronisierung von Daten, wenn Mitarbeiter über mehrere Geräte beziehungsweise verschiedene Team-Mitglieder darauf zugreifen. Dropbox-Lösungen setzen sich nicht nur im privaten Bereich durch, sondern werden zunehmend von den Mitarbeitern in die Unternehmen getragen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie erfordern nur wenige Eingaben bei der Anmeldung, sind sofort überall mit jedem Gerät nutzbar, die persönliche Ordnerstruktur lässt sich beliebig einrichten und die Zugangsdaten sind schnell verschickt.

Zudem lassen sich Dateien für bestimmte Nutzer für eine festgelegte Zeitspanne freigeben und gerade bearbeitete Dokumente sind für andere Nutzer gesperrt. Es spricht also einiges für den Einsatz von Dropbox-Lösungen auch im Unternehmensumfeld. Voraussetzung ist aber, dass sensible Daten zuverlässig geschützt und nicht über unsichere und öffentlich zugängliche Dienste ausgetauscht werden. Daher empfiehlt sich die Verwendung einer Enterprise-Lösung à la Dropbox.

Sicherheit bei Zugriff und Geschwindigkeit schaffen

In den meisten Firmen liegt das Dokumentenarchiv bislang auf Servern im unternehmenseigenen Rechenzentrum. Aufgrund der zahlreichen Dokumente sind die Ordnerstrukturen komplex und stark differenziert.

Außerdem ist für externe Partner sowie von mobilen Geräten aus die Nutzung meist recht langsam. Hier punktet die Dropbox-Lösung. Ein weiterer wichtiger Vorteil von Online-Speicherlösungen ist die höhere Sicherheit beim mobilen Einsatz von Daten.

Wird etwa eine Präsentation per E-Mal verschickt und geht das Gerät verloren, lässt sich die Datei vom Finder relativ einfach aufrufen. Greift der Besitzer dagegen über eine Dropbox-Lösung mobil auf die Datei zu, wird sie nicht auf dem Gerät gespeichert.

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