Beim Datenspeichern strategisch denken! 6 Schritte zum erfolgreichen Datenmanagement

Autor / Redakteur: Jürgen Marr* / Dr. Jürgen Ehneß

Jeden Tag werden weltweit mehr als 200 Exabytes an Daten erzeugt – das sind 1,11 GB pro Person und Stunde. Etwa 42 Prozent dieser Daten entfallen mittlerweile auf Unternehmen. Dieses stetig steigende Datenvolumen und die Komplexität treiben auch die Herausforderungen und Kosten in die Höhe. Dieser Aspekt wurde durch die Pandemie noch verschärft – die Vorteile eines erfolgreichen Datenmanagements werden jetzt immer deutlicher.

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Die richtige Datenmanagementstrategie deckt den gesamten Lebenszyklus der Daten ab und gewährleistet Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz.
Die richtige Datenmanagementstrategie deckt den gesamten Lebenszyklus der Daten ab und gewährleistet Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Im Jahr 2020 schritt die digitale Transformation drei Jahre schneller voran als vor der Pandemie prognostiziert. Unternehmen müssen also ihre Konzepte anpassen, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten und ihre Daten gewinnbringend zu nutzen.

Herausforderung großer Datenmengen

Große Datenmengen bedeuten zunächst Kosten. Die Daten müssen gespeichert und verwaltet werden, bevor sie profitabel genutzt werden können. Und das Volumen wächst weiter. Es ist schwierig für Unternehmen, die nötige Infrastruktur aufzubauen, um diese Herausforderungen effektiv zu meistern. Dies erfordert zunächst Investitionen, die sich erst später bezahlt machen.

Darüber hinaus nehmen Cyber-Bedrohungen weiterhin zu – ebenso wie der Schaden, den sie verursachen. Im Vergleich zu 2019 stiegen die Kosten bei Cyber-Vorfällen von 10.000 auf 57.000 US-Dollar. Die Sicherheit von Unternehmensdaten ist deshalb auch aus Kostengründen wichtiger denn je.

Auch die Umwelt kann von einer durchdachten Datenmanagementstrategie profitieren. Mehr Daten bedeuten mehr Rechenzentren, die laut der Fachzeitschrift Science wiederum rund ein Prozent des weltweiten Stromverbrauches ausmachen. Es lohnt sich also, nur die Daten zu behalten, die auch wirklich gewinnbringend genutzt werden können.

Große Datenmengen können für Unternehmen eine reine Goldgrube sein, denn sie geben uns Auskunft über mögliche Risiken und Bedrohungen und können helfen, Kosten zu senken und neue Geschäftsfelder zu erschließen. Das setzt allerdings voraus, dass Unternehmen wissen, wie sie Daten am besten verwalten und welche Daten wertvolle Erkenntnisse bringen.

Sechs Schritte zum erfolgreichen Datenmanagement

Nicht alle Daten sind wichtig oder relevant. Doch wie erkennt man, welche Daten profitabel sind und welche auf die digitale Müllhalde gehören? Mit einer einfachen Strategie können Unternehmen ihre Daten für sich arbeiten lassen. Sechs Schritte helfen Unternehmen dabei, ihre Daten sinnvoll zu nutzen:

  • 1. Proaktiv sein. Ein proaktiver Ansatz zum Datenmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten erlangen. Mit sorgfältiger Überlegung und den richtigen Tools laufen sie auch nicht Gefahr, dass wichtige Daten ungenutzt bleiben oder Chancen verpasst werden. Investitionen in Beratungsleistungen und digitale Lösungen wie Iron Mountain InSight können helfen, Unternehmen proaktiv in die Zukunft zu führen.
  • 2. Klassifizieren. Sobald sich Unternehmen entschlossen haben, ihre Daten aktiv zu managen, besteht der nächste Schritt darin, sie zu klassifizieren und zu kategorisieren. Ein robustes Daten-Tiering-System kann dabei helfen, sich auf wichtige Daten zu konzentrieren, während automatisierte Algorithmen den Rest übernehmen.
  • 3. Automatisieren. Das bringt uns auch gleich zum nächsten Punkt. Die Investition in einen automatisierten Datenlebenszyklus zahlt sich aus. Passende Tools und richtige Kategorisierung verschaffen Einblicke, wann und wo sie gebraucht werden. Die Automatisierung nimmt lästige Datenverwaltungsarbeit ab und kann damit auch helfen, Zeit und Kosten zu sparen.
  • 4. Bezahlen nach Aufwand. Unternehmen sollten nur für Speicherplatz zahlen, der auch wirklich genutzt wird. Moderne Datenlösungen erlauben es, den Speicherbedarf nach oben oder unten zu skalieren und so den individuellen Bedürfnissen anzupassen. Für ungenutzten Speicherplatz zu bezahlen, ist unnötig, teuer und belastet die Cloud-Infrastruktur.
  • 5. KI und ML nutzen. Unternehmen sollten ihre Daten intelligenter arbeiten lassen. Es gibt einzelne Plattformen, die Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) zur Klassifizierung und Visualisierung von Daten nutzen. Das bringt den Anwendern viele nützliche datengesteuerte Erkenntnisse, und das weitaus zeit- und ressourcensparender, als interne Programme es könnten. Außerdem lassen sich mit KI und ML auch bisher unsichtbare Beziehungen zwischen unterschiedlichen Datensätzen aufdecken und Zusammenhänge erkennen, die Menschen ohne ihre Hilfe nicht entdeckt hätten.
  • 6. Cyber-Bedrohungen entgehen. Nicht nur das IT-Team sollte die Vorteile und Herausforderungen einer übergreifenden Datenstrategie verstehen, auch in der breiten Belegschaft muss ein Verständnis dafür vorhanden sein. Mitarbeiter sollten im Umgang mit den vorhandenen Daten-Tools geschult werden, um diese optimal und sicher nutzen zu können. Automatische Software-Updates können beispielsweise helfen, die verwendete Hardware so sicher wie möglich zu halten.

Schließlich (und vielleicht am entscheidendsten) ist es wichtig, dass Unternehmen, die sich für die Auslagerung dieses wichtigen Teils ihrer Geschäftsprozesse entscheiden, die Verantwortung für eine sichere und nachhaltige Optimierung ihres Datenmanagements und der Speicherung delegieren und überwachen – anstatt sie einfach nur abzugeben.

Jürgen Marr, Commercial Director DACH bei Iron Mountain.
Jürgen Marr, Commercial Director DACH bei Iron Mountain.
(Bild: Iron Mountain)

Die Auswahl der richtigen Tools und Anbieter ist entscheidend für die Entwicklung einer Datenmanagementstrategie, die den gesamten Lebenszyklus der Daten abdeckt und gleichzeitig Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz gewährleistet. Wird diese Strategie für das Datenmanagement dann konsequent angewandt, können Unternehmen Kosten sparen, Cyber-Bedrohungen frühzeitig erkennen und neue Chancen identifizieren.

*Der Autor: Jürgen Marr, Commercial Director DACH bei Iron Mountain

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