Iron Mountain hilft beim Archivieren

Aktive Dokumentenverwaltung als Services

06.08.2007 | Redakteur: Florian Karlstetter

Das auf Archivierungs- und Backup-Software spezialisierte Unternehmen Iron Mountain bietet Lösungen und Services rund um das revisionssichere Archivmanagement an. Auf der DMS Expo (25. bis 27. September in Köln) zeigt das Unternehmen Ansätze, wie man physische und elektronische Dokumente, die noch Teil eines aktiven Unternehmensprozesses sind, verwalten, aufbewahren und auf Abruf wieder zur Verfügung stellen kann.

Iron Mountain bietet compliance-konforme Lösungen und Services für das Archivmanagement, die von der Klassifizierung der Unterlagen über deren Archivierung bis hin zu ihrer späteren Vernichtung alle vorgeschriebenen Verantwortungsbereiche abdecken.

Auf der DMS Expo zeigt das auf Archivierung spezialisierte Unternehmen Dokumentmanagement-Services und die Vorgehensweise bei der Verwaltung aktiver Dokumente. In einem ersten Schritt wird dabei analysiert, wie hoch die Zugriffsrate auf die einzelnen Dokumente ist. Erst dann gibt Iron Mountain eine Empfehlung, in welcher Form die jeweiligen Dateien am kosteneffektiv und dem Geschäftsprozess entsprechend abgelegt werden sollen. So eignet sich die physische Archivierung nur bei Dokumenten, die selten benötigt werden. Ist die Zugriffsrate höher, ist ein Scannen und Indizieren sowie das digitale Archivieren der entsprechenden Dateien sinnvoller, so das Unternehmen.

Bei Bedarf kann der Kunde „on demand“ sämtliche Dokumente anfordern, die Iron Mountain dann in der gewünschten physischen oder elektronischen Form zur Verfügung stellt. Mit seinen Services deckt das Unternehmen eigenen Angaben zufolge den gesamten Dokumenten-Lifecycle ab – von der Erfassung, Sortierung und Archivierung von physischen Informationen über On-Demand-Scanning bis zum Hosting elektronischer Daten. Aber auch Fristenkontrolle und Vernichtung der Unterlagen gehören zum Lösungs-Portfolio.

„Iron Mountain bietet jedem Unternehmen ein individuelles Service-Angebot, das das Management aller Unterlagen, das heißt, sowohl aktive physische Akten als auch digitale Dokumente, umfasst“, betont Julia Daehne, DMS Produkt Marketing Manager bei Iron Mountain.

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