Zugriffsrechte, Datenformate und Firmenwachstum machen dem IT-Service das Leben schwer

Anwender scheitern immer häufiger beim Recycling gelöschter Daten

| Autor / Redakteur: Martin Hensel / Rainer Graefen

Das Recycling gelöschter Dateien ist inzwischen keine einfache Aufgabe mehr.
Das Recycling gelöschter Dateien ist inzwischen keine einfache Aufgabe mehr. (Grafik: © bluedesign - Fotolia.com_60381045)

Laut einer aktuellen Studie des Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain geraten IT-Teams bei der Wiedergewinnung von Daten immer mehr unter Druck. Deduplizierung, Kompression, VPN und auch die Cloud verhindern die Suche und den Zugriff durch die Anwender.

Die Anzahl von zeitaufwendigen Anfragen, in deren Rahmen Mitarbeiter Einsicht in zentral gespeicherte Daten verlangen, nimmt jährlich um 60 Prozent zu. Dies zeigt eine Studie von Iron Mountain, in deren Rahmen leitende IT-Angestellte in Deutschland, Frankreich, Spanien, den Niederlanden und Großbritannien befragt wurden.

Restriktionen verantwortlich

Derartige Anfragen an die IT sind notwendig, wenn die betreffenden Daten in einem benutzerunfreundlichen Format oder in Speicherstrukturen abgelegt wurden, auf die Mitarbeiter normalerweise keinen direkten Zugriff haben. Insbesondere Restriktionen, die für sensible Informationen aus Datenschutzgründen eingerichtet wurden, sind laut den Befragten ein wichtiger Grund für die steigende Zahl der Nachfragen.

Als weitere Ursachen wurden das Unternehmenswachstum und die damit verbundene Anzahl der Informationsersteller sowie das Speichern von Daten über VPN oder in der Cloud genannt. Insbesondere in den Branchen Produktion, Dienstleistung und Gesundheitswesen müssen die IT-Teams besonders oft nach verlorenen Daten suchen.

Dabei handelt es sich nicht nur um interne Anfragen: Die befragten IT-Verantwortlichen eines großen deutschen Telekommunikationsunternehmens gaben an, vor allem für Strafverfolgungsbehörden auf Datensuche zu gehen.

Priorisierung hilft

„Eine Lösung für die Problematik ist eine strenge Priorisierung von gespeicherten Informationen. Dazu muss definiert werden, welche Daten am kritischsten und am vertraulichsten sind, aber auch welche latent noch von Bedeutung sein können.

Zugriff, Backup-Struktur und Art der Aufbewahrung müssen dann dementsprechend organisiert werden“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland. So gebe es Dokumente, die fortwährend von allen Mitarbeitern in Gebrauch sind und permanent zur Verfügung stehen sollten. Ältere, archivierte Dokumente müssten dagegen in ein ökonomisch sinnvolles Archivkonzept eingebunden werden.

„Die Gespräche mit den IT-Profis ergaben, dass diese Botschaft langsam bei den Verantwortlichen ankommt und sie für die Mitarbeiter eine Art Daten-Selbstbedienungsportal einrichten. Diese Lösung kann von Datenträgern, die innerhalb oder außerhalb des Unternehmens lagern sowie Datenbändern und Cloud-Lösungen ergänzt werden“, betont Börgmann.

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