Im digitalen Archiv darf jeder stöbern Archivdaten auf dem Tablet serviert

Wer suchet, der findet – wer hingegen erst überhaupt nicht suchen muss, gewinnt. Und zwar Zeit, Ressourcen und damit auch Qualität. Beim Dokumentenmanagement ist das digitale Archiv ein äußerst starkes Werkzeug. Doch es gibt bei den aktuellen Entwicklungen im Bereich ECM ein paar Dinge zu beachten.

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VMware Global Inc Zweigndl. Deutschland

MailStore Software GmbH

Fujitsu Technology Solutions GmbH

TA Triumph-Adler GmbH

Wo war die verflixte E-Mail mit der PowerPoint Präsentation zu den neuen Marketing-Strategien noch einmal? Die hatte der Kollege doch bestimmt im Ordner „Präsentation“ abgelegt! Oder doch unter „Konzepte und Ideen“?

Hektisch klickt sich der Produktmanager durch den Wust an virtuellen Ordnern – dabei beginnt das Meeting in zwei Minuten.

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Eine typische Situation aus dem Arbeitsalltag die zeigt, dass der alleinige Umstieg von Papier auf digital zwar ein erster Schritt, aber noch nicht der ganze Weg im Dokumentenmanagement ist. Denn wie bei allen Prozessen, verlangt auch der digitale Arbeitsalltag nicht nur nach einer Insellösung, sondern nach einer schlüssigen Struktur mit gutem Projektmanagement.

Fest steht dennoch: In Zeiten eines immer höheren Outputs und Inputs an Informationen und Daten bei gleichzeitigem Anstieg der Bearbeitungsdauer, können digitale Archive oder eine E-Mail-Archivierung (siehe Info-Kasten) eine große Hilfe sein.

Die damit verbundene schnelle Informations- und Dokumentenverfügbarkeit gewährleistet, dass Informationen zügiger ausgetauscht werden können. Damit werden bei den Mitarbeitern Ressourcen für das operative Geschäft frei. Ein effizienteres Wirtschaften ist die Folge. Gerade große Unternehmen haben das verstanden und sind dementsprechend digital aufgestellt.

Doch der immense Nutzen eines elektronischen Archivs ist für alle Firmen ein nicht zu unterschätzender Prozessoptimierer. Wer diesen Schritt noch nicht gegangen ist, sollte schnellstmöglich starten. Dabei ist die das digitale Archiv erst der Anfang.

Rechtliche Aspekte beachten

Zu den Aspekten, die es hier im Rahmen der Umstellung zu berücksichtigen gilt, gehört zunächst einmal das Thema Rechtskonformität: Denn wollen Unternehmen Software-Lösungen zur elektronischen Archivierung nutzen, sollten sie dabei die gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigen. Also welche Daten, Informationen und Dokumentenarten müssen beispielsweise wie lange aufbewahrt werden?

„Hier gilt: neben Aufbewahrungsfristen, Format und Langzeitabsicherung ist vor allem die Dokumentation des angewendeten Verfahrens ein wichtiger Bestandteil“, sagt Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei der TA Triumph-Adler GmbH. Welche konkreten Anforderungen zu welcher Dokumentart bestehen, sollte deswegen in jedem Projekt gezielt und individuell bewertet werden.

Beim Dokumenten- und Informationsmanagement ist ein schlüssiges ECM die nächste Stufe auf dem Ziel zur Optimierung. Beim ECM gehen die Prozesse bekanntermaßen deutlich über eine Archivierung hinaus. Hier ist im Zusammenspiel der standortübergreifenden Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content, die durch unternehmensinterne Regeln definierte Archivierung (Beispiel Ablage von Rechnungen) nur einer der Mosaiksteine.

Willst Du viel, arbeite mobil

Digitales Dokumentenmanagement beschäftigt sich neben der Datenablage auch mit der aktiven Dokumentenarbeit. Hier ist etwa das Handling von Wiedervorlagen auf Vertragsfristen, die aktive Zusammenarbeit an komplexen Dokumenten oder die Abbildung von Arbeitsprozessen in digitalen Workflows gemeint. Und ähnlich wie im Privatbereich, werden mobile Lösungen zunehmend relevanter.

Olaf Stammer: „Dabei greifen Anwender in der modernen Geschäftswelt über ein Tablet auf Daten zu oder fragen etwa Status-Informationen live ab.“ Wie bei allen neu initiierten Prozessen, kosten sicherlich auch diese neuen Tools eines professionellen ECM anfangs durch die Einbindung und Schulung von Mitarbeitern ein wenig Zeit.

Dieser Aufwand ist aber äußerst gering im Vergleich zu dem zu erwartenden Nutzen. Schließlich werden durch elektronische Archive Arbeitsprozesse immens beschleunigt. Zeitfresser wie die „Liegezeit“ von Informationen oder „Transport“ können so ausgeschaltet werden. Die Grenzen von In- und Output-Management gestalten sich dabei zunehmend fließend.

Ein professionelles Input-Management ist die Grundlage von logisch verzahnten und automatisierten Folgeprozessen. Damit gelingt der Wechsel von Papier auf Digital und im Bedarfsfall auch wieder zurück – denn „manchmal ist das gedruckte Dokument eben nach wie vor unverzichtbar“, sagt Stammer. Und diese Prämisse ist auch die Grundlage aller modernen MFP-Lösungen, bei der Hard- und Software aufeinander eingespielt sind und „Hand in Hand“ arbeiten. Heute ist damit aus den Kopierern von früher die direkte Schnittstelle aus und in ein elektronisches Archiv geworden.

Das A und O beim ECM

Die Digitalisierung und der damit verbundene permanente Wandel legt mit seinen ECM-Lösungen ein atemberaubendes Tempo vor. Big Data und Business Intelligence (BI) sind keine modischen Schlagworte, sondern positive Antreiber für die gesamte Branche.

Wer hier erfolgreich starten will, sollte in einem ersten Schritt die eigenen Anforderungen im Unternehmen scannen. Technologie und Software sind zu Beginn ebenso essenziell, wie eine gute Beratung und die damit einhergehende Vorplanung bei der Implementierung neuer Lösungen.

Das A und O ist die Priorisierung: „Wir empfehlen unseren Kunden in Beratungsgesprächen immer, nicht gleich von Anfang an alles anzupacken, was technisch möglich ist, sondern mit dem Prozess der größten Wertschöpfung zu beginnen“, so der Experte der TA Triumph-Adler, Olaf Stammer.

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