E-Mail-Archivierung leidet an Performance-Schwäche

Archivierungskonzepte hinken Anforderungen hinterher

| Autor / Redakteur: Michael Heuer* / Peter Schmitz

Ein E-Mail-Archivierungssystem muss zwei grundlegende Funktionen erfüllen: Daten aufbewahren und diese bei Bedarf schnell und unkompliziert zugänglich machen.
Ein E-Mail-Archivierungssystem muss zwei grundlegende Funktionen erfüllen: Daten aufbewahren und diese bei Bedarf schnell und unkompliziert zugänglich machen. (Bild: Pixabay / CC0)

Die Daten aufzubewahren ist nur eine von vielen Funktionen, die Archivierungslösungen können sollten. Denn E-Mail-Daten sind geschäftskritische Informationen und unterliegen Compliance-Regeln.

Das Gefühl trügt nicht: Die E-Mail ist nicht nur der wichtigste Kommunikationskanal für Unternehmen, er produziert auch eine Unmenge an unstrukturierten Daten. Diese werden zwar archiviert, stehen aber trotzdem irgendwie nie optimal zur Verfügung. So sehen es jedenfalls 88 Prozent der Unternehmen laut einer weltweit durchgeführten Umfrage der Marktforscher Vanson Bourne im Auftrag von Cyber-Resilience-Spezialist Mimecast. So gaben die Unternehmen mehrheitlich an, mit Problemen mit ihrer gegenwärtig implementierten Archivierungslösung zu kämpfen. Für 60 Prozent der Befragten besteht die größte Herausforderung in der administrativen Komplexität, 56 Prozent bemängeln die Performance bei der Suche nach E-Mails und Dateien und 48 Prozent vermissen die nötige Skalierbarkeit.

Sobald es um personenbezogene Daten geht – und das ist beim Versenden von E-Mails beinahe immer der Fall – kommt zudem die DGSVO (Datenschutz-Grundverordnung) ins Spiel. Sie schreibt den Unternehmen bestimmte Richtlinien hinsichtlich der Erhebung, Speicherung und auch Auffindbarkeit der Daten vor – mit teils deutlichen Folgen für die IT-Infrastruktur. Hinzu kommen aus Sicht der Unternehmen unvorhersehbare Kosten und ein mangelnder ROI. Und das in Zeiten, wo Cloud-Lösungen eben jene kalkulierbare Kostentransparenz und Skalierung nach Bedarf versprechen. Wie passt das zusammen?

Archivierungssysteme mit veralteten Konzepten

Die meisten Archivierungssysteme wurden entwickelt, als die E-Mail sich gerade als Kommunikationskanal etabliert hatte. Das liegt nun ein paar Jahre zurück – damals war die E-Mail noch nicht annähernd so geschäftskritisch für Unternehmen wie heute. Inzwischen werden hochsensible Daten per E-Mail verschickt und praktisch die gesamte Business-Kommunikation basiert darauf. Das Archivierungssystem wird zum digitalen Gedächtnis des Geschäfts und muss komfortablen, sicheren Zugang gewähren können, auch mobil von unterwegs.

Bestehende Archivierungssysteme sind dem nicht gewachsen. Zwar nutzen die meisten Lösungen inzwischen Cloud-Ressourcen als Erweiterung, leiden aber dennoch unter den Beschränkungen der On-Premise-Architektur. Hinzu kommen immense datenschutzrechtliche Anforderungen, zum einen den Cloud-Betrieb betreffend, zum anderen der bedenkenlosen Nutzung des E-Mail-Kanals für jede Art von Informationen geschuldet. Die hohe Unzufriedenheit der Nutzer zeigt deutlich, dass noch Optimierungspotenzial besteht.

Von der anderen Seite herangehen

Im Prinzip muss ein E-Mail-Archivierungssystem zwei grundlegende Funktionen erfüllen: Daten aufbewahren und diese bei Bedarf durch Funktionen wie Suche oder E-Discovery schnell und unkompliziert zugänglich machen. Es geht weniger um den Prozess des E-Mail-Verschickens, als vielmehr um die optimale, Compliance-gemäße Ablage großer Mengen an unstrukturierten Daten. Soll heißen: Leistungsfähige, zeitgemäße Archivierungssysteme kommen konzeptionell gesehen aus der Big-Data-Ecke. Das klingt nicht revolutionär, hat aber doch entscheidenden Einfluss auf die Art und Weise, wie moderne Lösungen arbeiten.

Neue Archivierungslösungen nutzen die Cloud und ihre Vorteile – von der Skalierbarkeit bis hin zur Kostentransparenz – konsequent, weil sie für die Cloud als Microservice entwickelt wurden. Das birgt ganz andere Möglichkeiten: Die Trennung der verschiedenen Layer etwa sorgt für die Verteilung der Aufgaben und so für mehr Performance. Die Microservice-Architektur macht individuelle Anpassungen und Updates einfacher. Und so lässt sich auch das Daten-Repository unabhängig aufbewahren und absichern. Gleichzeitig können Werkzeuge für die Datenwiederherstellung im Incident-Fall und weitere Sicherheits-Feature integriert werden – Funktionen, die Kunden von einer Archivierungslösung erwarten sollten.

Ein entscheidender Faktor ist die Auffindbarkeit der Daten. User brauchen nicht nur einen sicheren Zugang, mobil und nicht mobil, von allen Endgeräten, sondern ein Such-Tool, welches schnell und präzise findet. Es ist vielleicht momentan noch das größte Ärgernis für die Nutzer, wenn Suchanfragen lange dauern und erst nach mehrmaligen Durchläufen die gewünschte Information gefunden wird. Archivierungslösungen von heute, die auf die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt sind, arbeiten hier deutlich schneller als in die Jahre gekommene Tools. Schon ein kleiner Selbsttest genügt – rechnet man die Zeit auf ein Jahr hoch, die jeder damit verbringt, Daten im Archivierungssystem zu suchen, wird schnell klar, was vernünftige Performance an Produktivitätssteigerung bringen kann.

Noch mehr Daten? Unbedingt.

Wenn das E-Mail-Archivierungssystem zum digitalen Informationspool avanciert, liegt die Idee nahe, es eben nicht bei Daten aus E-Mails zu belassen. Über Open APIs (Application Programming Interfaces) lassen sich andere Anwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme anbinden. Das ist nicht nur für die Suche über das E-Mail-Tool sinnvoll, sondern auch für die Vollständigkeit der Daten in den angebundenen Anwendungen. Über das CRM-Front-End können dann entsprechende E-Mails und Anhänge angezeigt werden, ohne dass diese zuvor in einem extra Ordnersystem abgespeichert wurden.

Nur neun Prozent der Befragten zeigten sich in der anfangs erwähnten Umfrage von Vanson Bourne und Mimecast zufrieden mit ihrem E-Mail-Archivierungssystem. Die Gründe sind leicht nachvollziehbar: Zwar archivieren die meisten Unternehmen E-Mails und damit verschickte Informationen und haben sich zwangsweise Gedanken über die Sicherheit der Systeme gemacht. Doch die meisten Archivierungslösungen basieren auf veraltetem Nutzerverhalten und haben Schwierigkeiten große Datenmengen effizient zu bearbeiten. Unternehmen verwahren in ihren E-Mail-Daten die unschätzbar wertvolle Basis ihres Geschäfts und sollten prüfen, von welchem Wert ein von der Datenseite her gedachtes, cloud-natives Archivierungssystem haben kann.

Über den Autor:* Michael Heuer ist Country Manager für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei Mimecast.

* Diesen Beitrag haben wir von unserem Schwesterportal Security-Insider übernommen.

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