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Workshop: Rechnungseingangsbearbeitung in sieben Schritten Beim Business Process Management dreht sich alles um eindeutige Verfahrensschritte

Autor / Redakteur: Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer Iron Mountain Deutschland / Rainer Graefen

Iron Mountain, Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zeigt in diesem Workshop wie sich die Rechnungseingangsbearbeitung nutzbringend für viele Unternehmen an einen externen Dienstleister auslagern lässt.

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Automatisierung von Prozessschritten
Automatisierung von Prozessschritten
( Archiv: Vogel Business Media )

Selbst kleine und mittelständische Unternehmen sind inzwischen mit Hunderten von Kunden, Geschäftspartnern und Zulieferern weltweit vernetzt. Die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt stellt auch neue Herausforderungen an das Informationsmanagement und dessen Einbindung in die eigenen Geschäftsprozesse.

Hierfür sind Lösungen gefordert, die Papier wie digitale Daten verarbeiten und in die unternehmensinternen Abläufe einbinden können. Ein Weg kann hier die Auslagerung des Business Process Managements (BPM) an einen spezialisierten Dienstleister sein.

Mahngebühren sparen durch Outsourcing

Der Umgang mit Rechnungen ist ein geschäftskritischer und in vielen Unternehmen kostenintensiver Prozess. Fast 30 Prozent aller Unternehmen müssen Mahngebühren bezahlen, ein ähnlich großer Anteil verpasst regelmäßig Skonti.

Häufig liegt die Ursache darin, dass die Daten nicht rechtzeitig oder falsch weiterverarbeitet werden und Rechnungen in unterschiedlichen Formaten oder Sprachen vorliegen. Hinzu kommen umfassende rechtliche Auflagen zu Datenschutz, Datensicherheit und Compliance sowie ein ständig wachsender Kosten- und Effizienzdruck in den Abteilungen.

Das Auslagern der Rechnungsbearbeitung ist deshalb für Unternehmen eine lohnenswerte Alternative zu einer In-house-Lösung, um von einheitlichen Standards und bewährten Abläufen zu profitieren.

Die Rechnungsbearbeitung über einen Dienstleister umfasst bis zu sieben Schritte

(Archiv: Vogel Business Media)

Schritt 1 – Eingehende Rechnungen: Alle neu eingehenden Rechnungen eines Unternehmens werden automatisch an den externen Partner weitergeleitet. Bei Papierdokumenten geschieht das über eine so genannte Postfachumleitung, bei digitalen Rechnungen verschlüsselt via E-Mail.

Anschließend sortiert der Dienstleister die eingehenden Rechnungen vor und versieht sie mit einem Barcode. Damit ist eine lückenlose Nachweiskette gewährleistet. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter des Unternehmens von administrativen Zusatztätigkeiten entlastet.

(Archiv: Vogel Business Media)

Schritt 2 – Extrahieren von Informationen: Im Anschluss erfolgt die Digitalisierung aller eingehenden Papierdokumente. Die darin enthaltenen Daten wie Name und Adresse des Lieferanten, die Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen sowie die Gesamtsumme werden mithilfe von Optical Character Recognition (OCR), einer Technik zur automatisierten Texterkennung innerhalb gescannter Dokumente, extrahiert.

Zur weiteren Absicherung überprüft der Dienstleister mithilfe manueller Kodierung bei diesem Schritt kritische Felder nochmals separat. Dringende Rechnungen lassen sich so schnell identifizieren und entsprechend vorrangig behandeln. Dadurch können Unternehmen überflüssige Mahngebühren vermeiden und Skonti in Anspruch nehmen.

weiter mit: Prüfen, Regeleinhaltung und Weiterverarbeitung

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