Workshop: Rechnungseingangsbearbeitung in sieben Schritten Beim Business Process Management dreht sich alles um eindeutige Verfahrensschritte

Autor / Redakteur: Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer Iron Mountain Deutschland / Rainer Graefen

Iron Mountain, Anbieter von Services für das Informationsmanagement, zeigt in diesem Workshop wie sich die Rechnungseingangsbearbeitung nutzbringend für viele Unternehmen an einen externen Dienstleister auslagern lässt.

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Automatisierung von Prozessschritten
Automatisierung von Prozessschritten
( Archiv: Vogel Business Media )

Selbst kleine und mittelständische Unternehmen sind inzwischen mit Hunderten von Kunden, Geschäftspartnern und Zulieferern weltweit vernetzt. Die zunehmende Internationalisierung der Geschäftswelt stellt auch neue Herausforderungen an das Informationsmanagement und dessen Einbindung in die eigenen Geschäftsprozesse.

Hierfür sind Lösungen gefordert, die Papier wie digitale Daten verarbeiten und in die unternehmensinternen Abläufe einbinden können. Ein Weg kann hier die Auslagerung des Business Process Managements (BPM) an einen spezialisierten Dienstleister sein.

Mahngebühren sparen durch Outsourcing

Der Umgang mit Rechnungen ist ein geschäftskritischer und in vielen Unternehmen kostenintensiver Prozess. Fast 30 Prozent aller Unternehmen müssen Mahngebühren bezahlen, ein ähnlich großer Anteil verpasst regelmäßig Skonti.

Häufig liegt die Ursache darin, dass die Daten nicht rechtzeitig oder falsch weiterverarbeitet werden und Rechnungen in unterschiedlichen Formaten oder Sprachen vorliegen. Hinzu kommen umfassende rechtliche Auflagen zu Datenschutz, Datensicherheit und Compliance sowie ein ständig wachsender Kosten- und Effizienzdruck in den Abteilungen.

Das Auslagern der Rechnungsbearbeitung ist deshalb für Unternehmen eine lohnenswerte Alternative zu einer In-house-Lösung, um von einheitlichen Standards und bewährten Abläufen zu profitieren.

Die Rechnungsbearbeitung über einen Dienstleister umfasst bis zu sieben Schritte

(Archiv: Vogel Business Media)

Schritt 1 – Eingehende Rechnungen: Alle neu eingehenden Rechnungen eines Unternehmens werden automatisch an den externen Partner weitergeleitet. Bei Papierdokumenten geschieht das über eine so genannte Postfachumleitung, bei digitalen Rechnungen verschlüsselt via E-Mail.

Anschließend sortiert der Dienstleister die eingehenden Rechnungen vor und versieht sie mit einem Barcode. Damit ist eine lückenlose Nachweiskette gewährleistet. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter des Unternehmens von administrativen Zusatztätigkeiten entlastet.

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Schritt 2 – Extrahieren von Informationen: Im Anschluss erfolgt die Digitalisierung aller eingehenden Papierdokumente. Die darin enthaltenen Daten wie Name und Adresse des Lieferanten, die Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen sowie die Gesamtsumme werden mithilfe von Optical Character Recognition (OCR), einer Technik zur automatisierten Texterkennung innerhalb gescannter Dokumente, extrahiert.

Zur weiteren Absicherung überprüft der Dienstleister mithilfe manueller Kodierung bei diesem Schritt kritische Felder nochmals separat. Dringende Rechnungen lassen sich so schnell identifizieren und entsprechend vorrangig behandeln. Dadurch können Unternehmen überflüssige Mahngebühren vermeiden und Skonti in Anspruch nehmen.

weiter mit: Prüfen, Regeleinhaltung und Weiterverarbeitung

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Schritt 3 – Prüfen der Daten: Hier validiert der Dienstleister sämtliche in den Rechnungen enthaltenen Informationen. Er prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, identifiziert doppelte Dokumente und verifiziert mögliche Fehler.

Dadurch lassen sich schon früh beispielsweise Brutto-Netto-Berechnungsfehler erkennen und Kosten verursachende Folgefehler verhindern. Zusätzlich werden alle eingegangenen Buchungssätze auf Konformität mit § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geprüft. Somit ist gewährleistet, dass alle weiterzuverarbeitenden Daten der gesetzlichen Regelung entsprechen.

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Schritt 4 – Berücksichtigung unternehmensinterner Abläufe: Das Unternehmen kann mit dem Dienstleister für die gesamte Weiterverarbeitung und Übertragung der Daten individuelle Regeln vereinbaren.

Bei Abweichungen von den vereinbarten Rechnungsmustern weist der externe Partner das Unternehmen darauf hin und behandelt diese Rechnungen gesondert. Das ermöglicht einen fortlaufend effizienten Rechnungsprozess. Unnötige Fehler bei der Rechnungseingangsbearbeitung können so vermieden werden.

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Schritt 5 – Übertragung der Daten: Sind alle Informationen erfasst und auf Abweichungen überprüft, werden die digitalisierten Daten verschlüsselt und in einem vereinbarten regelmäßigen Turnus zur Weiterverarbeitung an das Unternehmen übermittelt.

Alle Rechnungen treffen beim Auftraggeber über einen einzigen Kommunikationskanal ein. Unnötige und doppelte Bearbeitungen sind damit ausgeschlossen. Zudem hat das Unternehmen aufgrund der Bearbeitung durch den Dienstleister Gewissheit, dass die Daten zu 99,9% genau sind.

Die Daten lassen sich herstellerunabhängig in eine bestehende IT-Infrastruktur sowie in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren. Der Dienstleister übernimmt dabei die gesamte Datenabwicklung. Autorisierte Mitarbeiter des Unternehmens haben während des gesamten Prozesses jederzeit Zugriff auf die Daten.

Sie können die Dokumente entweder online abrufen oder sich die Originale binnen weniger Stunden mit einem Sicherheitsfahrzeug zustellen lassen.

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Schritt 6 – Berichterstellung und Evaluierung: Während des gesamten Verarbeitungsprozesses übermittelt der Dienstleister fortlaufend Leistungsberichte. Dadurch hat das Unternehmen ständig Einblick in die Effizienz und Qualität des externen Service und kann die Leistungen bei Bedarf jederzeit anpassen.

Positiver Nebeneffekt: Bei einer Steuerprüfung können dadurch jederzeit alle Nachweise für eine gesetzeskonforme Rechnungsbearbeitung erbracht werden.

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Schritt 7 – Archivierung: Alle bearbeiteten Papierrechnungen und elektronischen Daten kann der Dienstleister nach Abschluss des Prozesses nach hohen Sicherheitsstandards archivieren. Dabei berücksichtigt der externe Partner automatisch alle gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und stellt die indexierten Informationen dem Unternehmen bei Bedarf – zum Beispiel bei einer internen oder externen Prüfung – nahezu in Echtzeit zur Verfügung. I

n Abstimmung mit dem Unternehmen kann sich der Dienstleister nach Ablauf aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zudem um die sichere Vernichtung der Daten kümmern.

Fazit

Durch das Auslagern der Rechnungsbearbeitung an einen externen Dienstleister profitieren Unternehmen von verschiedenen Vorteilen, und Skaleneffekten, ohne in eigene Infrastruktur investieren zu müssen. Ihnen stehen dabei sofort die bewährten Abläufe und Technologien des Dienstleisters zur Verfügung.

Die Leistungen lassen sich nach individuellem Bedarf in Anspruch nehmen, die Kosten bleiben damit langfristig planbar. Die externen Services können von einzelnen Prozessschritten bis hin zu einer Full-Service-Lösung skaliert werden. Das primäre Ziel des Service ist dabei, die Informationen optimal in die Geschäftsabläufe eines Unternehmens einzubinden.

Dadurch erhalten Verantwortliche eine genaue Übersicht und einfachen Zugriff auf ihre Finanzen. Ein einheitlicher, standardisierter Ansatz über Länder- und Unternehmensgrenzen hinweg ermöglicht zudem eine hohe Transparenz des Rechnungsprozesses. Gleichzeitig können Unternehmen automatisch branchenspezifische, gesetzliche und andere geschäftsrelevante Regelungen einhalten.

Die Rechnungsbearbeitung durch einen externen Dienstleister ist nur ein Beispiel für das Auslagern des Business Process Management. Die Services können Unternehmen auch für andere Dokumentenarten in Anspruch nehmen – beispielsweise Verträge, Aufträge oder Bewerbungen.

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