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Datenschutz Bewerbermanagement als DSGVO-Falle

| Autor: Ann-Marie Struck

Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, hat Auswirkungen auf unterschiedliche Unternehmensbereiche. Einer davon ist das Bewerbermanagement. Denn seit dem Inkrafttreten der DSGVO gelten im Umgang mit Lebensläufen, Anschreiben und Zeugnissen neue Regeln.

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Bei Bewerbungen muss vermehrt auf Datenschutz geachtet werden.
Bei Bewerbungen muss vermehrt auf Datenschutz geachtet werden.
(Bild: Eisenhans - stock.adobe.com)

Unternehmen erhalten ständig Bewerbungen. Doch mit der Umsetzung der DSGVO gelten andere Vorgehensweisen mit den zugesendeten Unterlagen. Für einen datenschutzkonformen Umgang mit diesen persönlichen Informationen sollten die bisherigen Verfahren überprüft und Mitarbeiter geschult werden.

Hintergründe

Wie die DSGVO Einfluss auf das Bewerbungsverfahren hat, steht im Artikel 13 der Verordnung. Dieser schreibt eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten vor. Deshalb müssen Unternehmen nach Eingang der Unterlagen die Bewerber über die Datenerhebung informieren. Hierzu zählen unter anderem Details darüber, welche Daten die Personalverantwortlichen verarbeiten, der Verarbeitungszweck und die Dauer des Aufbewahrungszeitraums. Bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter werden meist Daten wie Namen, Kontaktdaten, Zeugnisse, Anschreiben sowie Lebensläufe genutzt. Eine einfache Lösung zur Umsetzung der Vorschrift bietet eine automatisch generierte Eingangsbestätigung mit den entsprechenden Angaben. Erfolgt die Bewerbung über ein Online-Portal, können potenzielle Arbeitgeber die Kandidaten unmittelbar auf der Plattform über die Datenerhebung informieren. Des Weiteren besteht nach Artikel 30 der DSGVO die Pflicht, ein Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten zu führen.

Löschpflicht

Sobald die ausgeschriebene Stelle besetzt ist, müssen die Verantwortlichen die personenbezogenen Daten der nicht ausgewählten Bewerber löschen. Denn nach Ablauf der Einspruchsfristen besteht keine Notwendigkeit, diese Daten zu speichern. Sollten Unternehmen Unterlagen per Post erhalten haben, müssen sie diese innerhalb von zwei bis sechs Monaten dem Bewerber wieder aushändigen

Vorsicht beim Kandidatenpool

Viele Unternehmen haben bereits einen Pool potenzieller Kandidaten angelegt, für die es nur im Augenblick keine konkrete Stelle gibt. Für die Speicherung der Daten dieser Bewerber benötigen Unternehmen deren Einwilligung. Normalerweise stellt dies kein Problem dar, sofern die Kandidaten Interesse an einer Anstellung haben. Verantwortliche dürfen nur nicht vergessen, den potenziellen Mitarbeiter auf sein Recht auf Widerruf hinzuweisen, beispielsweise für den Fall, dass er nicht mehr auf Jobsuche ist.

Zuständige finden

Beim Eingang einer Bewerbung sollte darauf geachtet werden, wer diese lesen darf. Denn generell gilt: Nicht jeder Mitarbeiter darf eine Bewerbung lesen. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens darf nur derjenige Zugriff auf die Daten haben, der sich unmittelbar mit der Vergabe der Position beschäftigt. In der Regel zählen die Verantwortlichen der Personalabteilung und gegebenenfalls noch der Vorgesetzte der entsprechenden Abteilung dazu. Daher sollten die Zugriffsrechte auf Bewerbermanagementsysteme genau festgelegt werden. Gehen die Bewerbungen unter einer allgemeinen E-Mail-Adresse ein, gilt es auch hier, vorher festzulegen, wer die erste Sichtung übernehmen darf.

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Über den Autor

 Ann-Marie Struck

Ann-Marie Struck

Redakteurin