Enterprise Vault beim Bayerischen Rundfunk BR sorgt mit Symantec für schlanke Exchange-Server

Auch wenn es heißt, dass nichts so langweilig ist wie die Nachricht von gestern: Ein Journalist braucht auch diese in archivierter Form für die News von morgen. Besonders wichtig für das journalistische Arbeiten sind E-Mails. Wer sie systematisch aufbewahren und gleichzeitig ein übermäßiges Wachstum der Primärspeicher vermeiden will, braucht ein intelligentes Archivierungssystem. Der Bayerische Rundfunk hat sich für Enterprise Vault von Symantec entschieden.

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Täglich werden 190.000 E-Mails beim Bayerischen Rundfunk (BR) empfangen und versendet. „Jede valide Mail könnte für die Nachrichten von morgen wichtig sein“, berichtet Marcus Brückner, der beim BR den Bereich Server und Systeme verantwortet. „Die Journalisten brauchen die in den E-Mails enthaltenen Informationen für ihre Arbeit und nutzen dementsprechend das Outlook-Postfach als Archiv.“

Brückners Aufgabe ist es daher, die E-Mails auch langfristig im direkten Zugriff zu halten. Andererseits muss er auf die Kosten achten und ein übermäßiges Anwachsen der Daten auf den Exchange-Servern vermeiden.

Archiv-Management mit hohem Bedienkomfort

Daher hat Brückner nach einem geeigneten E-Mail-Archivierungssystem gesucht, das die digitale Post intelligent aufbewahrt. Denn zu jenem Zeitpunkt stand die Umstellung von Lotus Notes auf Exchange bevor. Und Brückners Ziel war es, das neue E-Mail-System von Anfang an mit einem Archiv zu verknüpfen, um Daten auf kostengünstigere Sekundärspeicher zu verschieben und sie dort langfristig aufzubewahren.

Und nicht nur das: Durch das Arbeiten mit Lotus Notes hatten sich zahlreiche NSF-Files angesammelt, in denen die Nutzer ihre E-Mails speicherten. „In den NSF-Files war die Suche nach der gewünschten Information mühselig. Wir brauchten also ein Archivierungssystem mit hohem Bedienkomfort und einer effektiven Suchfunktion.“

Enterprise Vault macht das Rennen

„Im Rahmen der Evaluierung kristallisierten sich schnell zwei Systeme als die besten heraus“, erinnert sich Brückner. Unter den Favoriten befand sich Symantec Enterprise Vault. „Den Ausschlag für unsere Entscheidung zugunsten von Enterprise Vault gab schließlich der hohe Bedienkomfort der Lösung seitens der Administration. Zudem bietet Enterprise Vault einen schnellen und einfachen Zugriff auf die E-Mails. Das ist ganz wichtig für unsere Mitarbeiter.“

Weiter mit: Brückner und sein Team stehen unter enormen Zeitdruck

So einfach die Entscheidung für die Lösung war, bei der Implementierung standen Brückner und sein Team unter enormem Zeitdruck: Denn für zwei Monate war der Outlook-Roleout terminiert.

Bis dahin galt es, Enterprise Vault zu implementieren und die NSF-Dateien in das neue Archiv zu überführen. Brückner erinnert sich: „Es kostet Zeit und Nerven, in NSF-Files abgelegte Informationen aufzurufen. Zudem werden durch die NSF-Files die Backups über Gebühr belastet. Daher haben wir die in ihnen enthaltenen E-Mails in das neue Archiv migriert.“ Das erforderte pro Nutzer je nach Umfang der Dateien etwa drei bis vier Arbeitstage. Nach acht Monaten war die Migration abgeschlossen.

Schneller Zugriff aufs Archiv

In puncto Konfiguration sah Brückner Folgendes vor: „Ist eine E-Mail älter als drei Monate und wurde sie gelesen, kommt sie automatisch ins Archiv.“ So ist geplant, die Exchange-Quoten auf 200 Megabyte pro Postfach zu reduzieren. „Über das Verknüpfungssymbol im Outlook-Postfach bleiben die archivierten E-Mails für drei Jahre im Postfach sichtbar. Das kann im Posteingang oder in einem selbst erstellten Unterordner sein.“ Aber auch nach Ablauf dieser drei Jahre ist eine E-Mail über den Archiv-Explorer oder den Archiv-Webzugriff wieder aufrufbar.

„Im Archivsystem selbst bewahren wir die E-Mails mindestens sechs Jahre oder nach manuellem Verschieben in die zur Verfügung gestellten Ordner ‚BR-GK-10Jahre‘ oder ‚BR-GK-unbegrenzt‘ entsprechend länger oder sogar dauerhaft auf.“ Unterdessen sind die aktiven Systeme, die heute sechs geclusterte Exchange-Server umfassen, deutlich kleiner geworden. „Das hilft uns nicht nur Kosten zu sparen. Wir konnten dadurch auch die Wiederherstellungszeiten deutlich verkürzen“, so Brückner.

Was die Darstellung der E-Mails beim Nutzer anbetrifft, ändert sich fast nichts. Dank Platzhaltern sieht er die E-Mails weiterhin in seinem Outlook-Postfach, während der Exchange-Server bereits von diesen Mails entlastet ist und Enterprise Vault sie systematisch abgelegt hat.

Weiter mit: Auch offline eine große Hilfe

Die Offline-Fähigkeit des Systems wird von Anwendern sehr geschätzt. Über sie kann ein Mitarbeiter auch dann auf seine archivierten Mails zugreifen, wenn er mit seinem Laptop am Flughafen, im Hotel oder zu Hause sitzt. Denn die E-Mails sind nicht nur zentral abgelegt. Jeder Nutzer besitzt auch ein lokales Archiv. Dafür bieten 70 Prozent der Laptop-Festplatte ausreichend Platz. „Das genügt in jedem Fall, um aktuelle Nachrichten mit archivierten Fakten zu untermauern“, erklärt Brückner.

Die Resonanz der Anwender ist überwältigend. Besonders positiv ist das Feedback von Korrespondenten, die irgendwo in der Welt zeitweilig ohne Internet-Zugang Berichte erstellen und auf die Archivdaten ihres Laptops angewiesen sind.

Intelligente Suche

Mit der integrierten Suchfunktion erfüllt Enterprise Vault eine wichtige Anforderung: maximale Effizienz bei der Datensuche. Über den Metadaten-Anhänger lassen sich mithilfe der Suchfunktion Daten schnell und systematisch finden. Außerdem lässt sich dieses Tool mit der Windows-Desktop-Search verknüpfen. Wer eine bestimmte Datei aufrufen will, kann so aktive und archivierte Daten mit nur einer Abfrage durchforsten lassen.

Die Volltextsuche, die künftig auch beim Bayerischen Rundfunk zum Einsatz kommen soll, ermöglicht zudem, Mails in Sekundenschnelle aufzufinden. Brückner hat sie bereits getestet und meint: „Die Enterprise-Vault-Suchfunktion ist besser und effektiver als die Outlook-Suche, denn mit Outlook können die Anhänge nicht durchsucht werden. Das aber geht mit Enterprise Vault ganz flott.“

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