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E-Mail-Archivierung kommt nur langsam voran

Compliance und steuerrechtliche Zwänge sind keine guten Argumente

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Firmen zum Thema

Semistrukturierte E-Mails sind Teil des Problems

Denn der gängige softwarebasierte Ansatz vieler Archivierungssysteme, bei dem man E-Mails häufig in die Bestandteile Header, Body und Anhänge trennt, um sie dann referenziert in einer Datenbank abzulegen, greift sehr stark in die Datenbankstrukturen ein. Das ist zumeist genauso unsicher wie teuer.

Teuer deshalb, weil solche Systeme mit erheblichem Implementierungs- und Anpassungsaufwand verbunden sind. Und unsicher deshalb, weil die Datenbanken hier gleich in mehrfacher Weise Probleme bereiten.

Das beginnt damit, dass die Indexierung sich nur allzu oft als funktionales Problem erweist, das die Datenbanken überlastet und somit zum Stillstand des Systems führt. Entscheidender ist aber die Frage der Datensicherheit. Denn die eingesetzten Datenbanken sind zumeist offen und lassen sich häufig manipulieren. Das aber widerspricht den geltenden Regelungen, die verlangen, dass die Daten unverändert und sicher vor Manipulationen zu archivieren sind.

Wichtige Kommunikationsplattform, leider ohne System

Gleichzeitig berührt man an dieser Stelle einen Punkt, bei dem man bei Anwendern sicher für offene Ohren sorgen könnte, nämlich die Frage der Sicherheit geschäftlich wichtiger Daten. Dabei braucht man gar nicht nur unbedingt kriminelle Energie zu unterstellen. Denn Verlust kann auch aufgrund von technischen Defekten auftreten. Eben dem lässt sich jedoch mithilfe eines Archivierungssystems vorbeugen.

Die E-Mail ist und bleibt auf absehbare Zeit die wichtigste Kommunikationsform. Dabei tauschen Unternehmen heute zunehmend mehr geschäftskritische Informationen via E-Mail aus. In vielen Firmen haben sich die E-Mail-Systeme so quasi in den Rang eines Filesystems gehievt. Hier liegt also wichtiges Wissen, das man vollständig archivieren solle.

Denn diese Daten gilt es zu schützen: Vor Verlust, Manipulationen und unbefugtem Zugriff. Der Schutz muss dabei beim Entstehen, also dem Versenden und Empfangen der E-Mails, ansetzen, um durchgängig wirksam zu sein.

„Gefragt sind Ansätze, die die Inhalte als Ganzes ohne irgendwelche Trennungen archivieren und dabei Manipulationen und Verlust weitestgehend ausschließen“, meint Friedhelm Peplowski, Director Sales & Marketing bei ARTEC, einem Spezialist für E-Mail-Archivierung. „ Rein softwarebasierte Produkte können das aber nicht leisten, weil sie viel zu großen Spielraum für unerwünschte Eingriffe lassen. Wir setzten deshalb auf ein Appliance-Konzept, mit dem wir Backup-Fenster verkürzen, Software einsparen und Serverinfrastrukturen entlasten.“

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