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E-Mail-Archivierung kommt nur langsam voran

Compliance und steuerrechtliche Zwänge sind keine guten Argumente

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Datensicherung oder Archivierung

Mithilfe von entsprechenden Suchfunktionen, die sich mittlerweile durchaus auch mit dem Komfort einer Suchmaschine bereitstellen lassen, kann man diesen Prozess um ein Vielfaches beschleunigen. Das ist jedoch nur die Hälfte wert, wenn man die Anhänge nicht mit durchsuchen kann. Denn in sehr vielen Fällen, sind es ja gerade die Attachements, die die wirklich wichtigen Informationen enthalten.

Gerade wenn man sich an das Thema von der Warte der Datensicherung aus annähert, stößt man auf ein weiteres augenfälliges Problem. Denn natürlich ist auch der Zeitaufwand, der anfällt um die E-Mail-Daten zu sichern immens.

Backup-Fenster und die damit verbundenen Produktivbremsen lassen sich durch ein durchdachtes Archivierungskonzept merklich reduzieren. Und dass eine Archivierungslösung Bestandteil einer Backup-Strategie sein kann, liegt auf der Hand. Das hat unter anderem den charmanten Nebeneffekt, dass man auf teure Backup-Software teilweise verzichten kann.

Voraussetzung dafür ist es aber, dass E-Mails vorgangsorientiert, immer dann archiviert werden, wenn sie im System entstehen – nämlich beim Versenden und Empfangen.

So kann man archivierte E-Mails – insbesondere dann wenn das Wiederherstellen ohne großen Aufwand möglich ist – sofort aus der Serverinfrastruktur entfernen und damit einen entscheidenden Beitrag zur Systempflege leisten. Denn gerade PST-Dateien, die oft verteilt auf den Servern liegen, haben eine Neigung sehr schnell aufzuquellen und sich zum echten Performance-Hindernis auszuwachsen.

„Diesem Problem lässt sich umso besser zu Leibe rücken, wenn die Möglichkeit besteht, rückwirkend zu archivieren: also auch alte E-Mails über Importfunktionalitäten ins Archiv zu verlagern“, erklärt Peplowski. „Übrigens sollte man bei all dem immer auch im Kopf haben, dass es selbstverständlich kein Widerspruch ist, die geschäftlichen Vorzüge und steuerrechtlichen Anforderungen wirksam in einem E-Mail-Archivierungsansatz zusammenzuführen.“

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