E-Mail-Archivierung kommt nur langsam voran

Compliance und steuerrechtliche Zwänge sind keine guten Argumente

01.12.2008 | Autor / Redakteur: Axel Schmidt / Rainer Graefen

Die Volltextsuche läßt sich durch gezieltere Suche in Feldern beschleunigen.
Die Volltextsuche läßt sich durch gezieltere Suche in Feldern beschleunigen.

Zeitstempel und Schlüsselwirtschaft

Probat scheint es zudem, auf Verfahren zu bauen, bei denen standardisierte Verschlüsselungstechnologien wie AES zum Einsatz kommen. Denn das zwingt Anwender in keine proprietäre Zwickmühle und ist zukunftsfähig. Wichtig ist es dabei jedoch auch, darauf zu achten, dass man nicht nur mit einem zentralen Schlüssel hantiert, weil sich der natürlich sehr leicht wiederherstellen lässt und so kein wesentliches Hindernis bietet.

Für den Fall der Fälle können digitale Zeit und Datumsstempel dabei für einen gewissen Grad an Rechtssicherheit sorgen. Etwa dann, wenn man sich streitet, wer wann, welche E-Mail geschrieben hat.

Daten, die so gesichert sind, können dabei durchaus auch an einem externen Ort wie einem Online-Speicher abgelegt sein. Denn der unbefugte Zugriff ist durch die Verschlüsselung ausgeschlossen.

Gerade für Desaster-Recovery-Szenarien kann es sogar vorteilhaft sein, wenn wichtige Daten nicht ausschließlich auf internen möglicherweise defekten Ressourcen liegen.

Um hier so unabhängig wie möglich bleiben zu können, ist es wichtig, dass das eingesetzte Archivkonzept auch im Hinblick auf Hard- und Software flexibel ist und keine besonderen Anforderungen an die Infrastruktur oder Plattform stellt.

Archivierung als Bestandteil des Backups begreifen

Eine banale Tatsache ist, dass E-Mail-Systeme deshalb so wichtig sind, weil sie sich einfach zum Austausch von Informationen nutzen lassen. Diese Einfachheit führt aber auch dazu, dass irrwitzige Mengen von Daten entstehen. Nicht alle sind dabei gleich relevant und oft vertun Nutzer sehr viel Zeit, eine bestimmte E-Mail zu finden.

Müssen sie dazu die Hilfe eines Systemadministrators in Anspruch nehmen, der vielleicht ein Band durchforsten muss, ist man dabei in Sachen Zeitaufwand schon eher im Tages- als im Stundenbereich.

Und auch hier kann schlüssige E-Mail-Archivierung Abhilfe schaffen, indem sie dem Nutzer die Möglichkeit gibt, aus seinem Client heraus auf das Archiv zuzugreifen.

weiter mit Datensicherung oder Archivierung

 

Die Geschäftlichen Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung

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