Regeln des Handels-, Steuer- und Datenschutzrecht

Compliance zwischen Datenschutz und Pflichten für die Archivierung

19.07.2010 | Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Dr. Thomas Jansen / Katrin Hofmann

Das Dokumentenmanagement sollte sich nach den Compliance-Vorgaben richten.
Das Dokumentenmanagement sollte sich nach den Compliance-Vorgaben richten.

Einerseits müssen Unternehmen Daten unter anderem gemäß Handelsrecht langfristig speichern. Andererseits schreibt das Datenschutzrecht vor, dass Informationen gelöscht werden müssen. Die genaue Kenntnis der Rechtslage ist hier wesentlich.

Für die Archivierung und Löschung unternehmensbezogener Daten gibt es zahlreiche rechtliche Vorgaben. Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder Kaufmann bestimmte Dokumente archivieren. Aufbewahrt werden müssen unter anderem Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Abschlüsse, Handelsbriefe sowie Buchungsbelege. Grundsätzlich ist die elektronische Aufbewahrung erlaubt, ausgenommen die von Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen.

Fast alle Unterlagen müssen zehn Jahre gespeichert werden. Eine Ausnahme bilden mit sechs Jahren die Handelsbriefe. Als Handelsbriefe gelten auch E-Mails, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Aufbewahrungsfristen laufen grundsätzlich zum 31. Dezember ab. Somit können regulär nicht mehr aufbewahrungspflichtige Daten zum 1. Januar automatisch gelöscht werden.

Pflichten nach dem Steuerrecht

Neben dem Handelsrecht ist das Steuerrecht zu beachten. Gemäß Abgabenordnung (AO) sind Steuerpflichtige dazu angehalten, für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen geordnet aufzubewahren. Die elektronische Speicherung ist grundsätzlich erlaubt, außer bei Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen. Die Zeiträume zur Aufbewahrung entsprechen in etwa denen des Handelsrechts.

Abhängig vom jeweiligen Dokument beginnen die Aufbewahrungfristen, die auch nach AO zum 31. Dezember enden, zum Beispiel in dem Jahr, in dem das Dokument empfangen oder versendet wurde, oder in dem es entstanden ist. Allerdings läuft die Frist zum Aufbewahren nicht ab, solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch läuft. Diese beträgt für Zölle und Verbrauchssteuern ein Jahr, ansonsten regulär vier Jahre.

In den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB) sind die Anforderungen an Archivierungssysteme beschrieben. Außerdem existieren die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS). Sie regeln die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten in elektronischen Systemen.

Welche Informationen datenschutzrechtlich geschützt sind und wie mit diesen umgegangen werden muss, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

 

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Inhalt des Artikels:

  • Seite 1: Compliance zwischen Datenschutz und Pflichten für die Archivierung
  • Seite 2: Datenschutz

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