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Grundlagen moderner Netzwerktechnologien im Überblick – Teil 101 Das Intranet als Unified Communications & Collaboration Tool

Autor / Redakteur: Dr. Franz-Joachim Kauffels / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Ein Intranet entsteht dann, wenn man auf dem unternehmensinternen Netz hauptsächlich die aus dem Internet bekannten Protokolle und Dienste benutzt und die Informationen des Unternehmens soweit wie möglich auf Web Servern lagert. Nach der in der letzten Folge begonnenen Klassifizierung ist ein Intranet die Stufe 2 der Kollaborationstechnik.

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Kennzeichen eines Intranets ist die Benutzung derselben Protokolle und Techniken wie im Internet
Kennzeichen eines Intranets ist die Benutzung derselben Protokolle und Techniken wie im Internet
( Archiv: Vogel Business Media )

Das Intranet bedeutet eine völlig andere Philosophie der Informationsverarbeitung auf lokalen Netzen als bisher. Die Vorzüge erschließen sich vor allem aus dieser fundamentalen Änderung. Allerdings gibt es auch eindeutig identifizierbare Problembereiche, die man nicht von der Hand weisen kann. Die Intranet Technologie wird aber zunehmend bestehende Strukturen ergänzen und ersetzen.

Intranets bieten Möglichkeiten, gerade mit den Dingen gründlich aufzuräumen, die im Unternehmensalltag sehr viel Geld völlig unnütz zunichte machen und Personalkapazitäten an den falschen Stellen binden.

Mit der Einführung der Intranets geht allerdings auch eine erhebliche Revolution hinsichtlich des Umgangs mit Information einher.

Ein Intranet besteht aus einer Menge von (Web) Servern, geeigneten Clients und einem Hochleistungs-Kommunikationssystem. Es ist gekennzeichnet durch einen Ablage Mechanismus, der es jedem Mitarbeiter erlaubt, ein Dokument im weiteren Sinne in weniger als einer Minute in das System einzubringen und einem Auffinde Mechanismus, der eine freie Suche nach allen Dokumenten auf allen Servern binnen weniger Sekunden unterstützt.

Es unterscheidet sich vom Internet vor allem in zwei Punkten:

  • ein Intranet hat identifizierbare Betreiber und Benutzer
  • das Intranet steht nur einer von diesem Betreiber definierten Menge von Benutzern zur Verfügung. Diese können zwar ggf. Informationen aus dem allgemeinen Internet holen, eine vollständige Integration findet aus Sicherheitsgründen aber nicht statt.

Die Menge der Server beinhaltet eine Menge von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten (html, doc, xls, ppt, source code, gif, ...). Die Dokumente können multimedialer Natur sein. Sie können weitere Informationen beinhalten, wie Verweise auf weitere Dokumente. Außerdem können sie ausführbaren Code enthalten, der auf den Clients laufen kann. Die Clients nutzen die Dienstleistungen der Server über übliche Internet Browser.

Das Konzept des Intranets beinhaltet die völlige Verteilung von Servern. Jede Abteilung, jede Unterabteilung soll die Dokumente vorrätig haben, die sie selbst im Rahmen ihrer Arbeit erzeugt (und meist zu einem Großteil auch wieder benutzt).

Innerhalb des Intranets muss es ein intelligentes Indexierungssystem geben, welches in Art eines Zentralverzeichnisses den Weg zu jeder Information beschreibt. Das kann man z.B. mit einer „privaten“ Installation einer Suchmaschine realisieren.

Der Ausdruck „Dokument“ wird vom Autor nur in Erinnerung und als Brücke zu bestehenden Systemen gewählt. Ein „Dokument“ des Intranets ist wesentlich vielschichtiger als z.B. ein reines Text-Dokument. Andererseits ist es aber nicht notwendigerweise komplizierter, mit ihm umzugehen, im Gegenteil wird die Benutzung durch entsprechende Browser Software wesentlich erleichtert.

Wir wollen aber dennoch beim Ausdruck Dokument bleiben. Die Menge der Dokumente bildet zunächst einen Wissens-Server. Dieser Knowledge Server beinhaltet eine mit den Methoden des WWW strukturierte Menge von Informationen. Physikalisch kann dies auf einer oder mehreren Maschinen geschehen. Wichtig ist, den Knowledge Server nicht ungezielt aufzubauen, sondern eine Vorstellung davon zu haben, welche Informationen in welcher Form auf diesem Server vorliegen sollten. Hat man einen logischen Wissens-Server aufgebaut, kann dieser (seine Informationen) in den betreffenden Zusammenhängen weiter benutzt werden. Der Knowledge Server kann immer weiterentwickelt werden. Einerseits können weitere Informationen in ihn gebracht werden, andererseits können aber die bestehenden Informationen auch jederzeit leicht angepasst und bei entsprechendem Feedback verbessert werden. Der eigentliche Witz ist aber, dass die Dokumente eines Knowledge Servers in nahezu beliebiger Art und Weise wiederum mit anderen Dokumenten entsprechender anderer Knowledge Server verbunden werden können.

Dadurch entsteht ein dichtes Gewebe von Informationen, ein EWW Enterprise Wide Web.

Ein Intranet lässt sich letztlich durch folgende Charakteristika beschreiben:

  • Eignung für stabile, dauerhafte und volatile, flüchtige Information
  • Eignung für große und größte Informationsmengen
  • Eignung für unterschiedlichste Informationsformen
  • Wiederverwertbare Komponenten
  • Dezentralisierte Kontrolle
  • Verteilte Architektur
  • Fähigkeit zur Unterstützung einer globaler Suche
  • Zugriff durch alle im Unternehmen verwendeten Netzwerk Technologien

Letztlich führt die neuartige Form von Informationserstellung und Informationsverknüpfung zu einer Evolution des Umgangs mit Wissen. Ein Mitarbeiter ohne Zugang zur Informationsverarbeitung bekommt z.B. nur mündlich oder schriftlich übermittelt, was er zu tun hat und wie genau dies ablaufen muss. Er kann keinerlei Kreativität entwickeln, da er immer Gefahr läuft, aufgrund mangelnder Informationen im Dunkeln zu tappen und das eigentliche Ziel seiner Tätigkeit zu verfehlen.

Der Mitarbeiter sollte jedoch

  • alle Informationen, die er benötigt, schnell verfügbar haben
  • alle bekannten Informationsformen (Multimedia) gleichartig nutzen können
  • kaum Vorkenntnisse bei der Bedienung von Rechnern benötigen
  • intuitiv und schnell arbeiten können
  • durch die Verweise innerhalb einer Informationsdarstellung zu anderen korrelierten passenden Informationsdarstellungen und durch die einfache Möglichkeit, sich diese sofort und unkompliziert anzusehen, um so seine Kreativität frei entfalten zu können und zu neuen Schlüssen zu gelangen.

Damit sind hinsichtlich des im Intranet repräsentierten Gesamtwissens folgende Vorteile zu erwarten:

  • erhöhte Qualität und Geschwindigkeit von (neu erschlossenen) Informationen (Fakten, Meinungen, Wissen) durch die Wiederverwendung existierenden Wissens
  • erhöhte Produktivität durch das Teilen von Information und neuen Schlüssen mit anderen
  • natürliches Umfeld für die Aufnahme neuen Wissens (Lernen)
  • Management von Wissen zu minimalen Kosten
  • Leichte Implementierung zu geringen Kosten

weiter mit: Das Intranet ist Groupware 2.0

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