Über die Papierschnittstelle bei Banken und Versicherungen laufen Millionen Dokumente Data Capturing von Kofax erweitert die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung

Autor / Redakteur: Kai Leonhardt / Rainer Graefen

In einer digitalisierten Welt scheint das Papierdokument ein Relikt aus überkommenen Zeiten zu sein. Das können die Empfänger der Papierfluten allerdings nicht bestätigen. Mittels „Scan-to-Process“ versucht die DMS-Branche den Weg zur digitalen Weiterbearbeitung zu ebnen.

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Arbeitsabläufe in Unternehmen werden heute weitgehend digital gesteuert. Die Workflows leben dabei von Informationen in den IT-Systemen, die sich zu einem Großteil aus Dokumenten speisen.

Ein Großteil dieser Dokumente basiert auf Papier, daher stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die Informationen vom Papier möglichst schnell und fehlerfrei zu digitalisieren. Zwar lassen sich Dokumente durchaus manuell erfassen, aber die Nachteile überwiegen, denn manuelle Erfassung ist langsam, fehleranfällig und nicht wirklich produktiv.

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Dokumentenerfassung mittels Capture

Für automatisierte Geschäftsprozesse müssen Dokumente so früh wie möglich in den elektronischen Kreislauf eines Unternehmens eingebracht werden.

Plattform dafür sind Lösungen für das Enterprise-Content-Management (ECM), die durch das Scannen der Dokumente und die Extraktion wichtiger Daten transaktionsbezogene Geschäftsprozesse mit Daten versorgen und unternehmensweite Workflows anstoßen können.

Wie der Vorgang, der mit „Scan to Process“ bezeichnet wird, aussehen kann, wird im Folgenden anhand der Lösungen zur Geschäftsprozessautomatisierung des Software-Anbieters Kofax beschrieben.

Am Anfang steht das effiziente Scannen von Dokumenten mit Kofax Capture. Mittels Stapelscannern von Canon oder Fujitsu lassen sich Dokumente rasend schnell einscannen.

Ein guter Scan ist Geld wert

Die Scanner interagieren mit der Software und können verschiedene Dokumente erkennen und mittels Patchcodes, Strichcodes oder eingefügten Leerseiten entsprechend separieren.

Beim Scan sorgt die integrierte VRS-Technologie (VirtualReScan) für eine Optimierung des Images, indem sie beispielsweise Ränder und Lochungen entfernt, Schrägeinzüge korrigiert und erfasste Inhalte optisch verbessert.

Direkt im Anschluss können Anwender die Scans in einer graphischen Anwendung sichten, kontrollieren, drehen, austauschen oder in Gruppen zusammenstellen. Abgelegt werden die Dokumente in Standardformaten (JPEG/TIFF/PDF oder PDF/A), mit Übergabeskripten können sie nahtlos an weiterführende Lösungen übergeben werden.

War vor einigen Jahren das reine Ablegen der Dokumente das Ziel („Scan to Archive“), so ist in einem digitalen Workflow der Scan nur der erste Schritt. Ihm schließt sich das automatisierte Auslesen von Dokumenteninhalten (Extraktion) sowie die Klassifizierung und Überführung in den Workflow an.

Datenextraktion und Indizierung

Hierzu ist ein intelligenter Mechanismus notwendig, der Inhalte fehlerfrei erkennt, um Rechnungen, Briefe oder Formulare möglichst ohne Zutun der Mitarbeiter zu verarbeiten und an die IT-Systeme weiterzuleiten. Realisiert wird dies durch die Kofax Transformation Modules (KTM), die Inhalte wie Rechnungsnummer, Kundennummer oder Datum automatisch erkennen.

Neben solchen Ordnungsinhalten mit denen Dokumente den Kunden oder Vorgängen zugeordnet werden, lassen sich bei vielen Dokumenten auch weitere Inhalte extrahieren: So kann beispielsweise eine Rechnung ohne jeglichen manuellen Eingriff ausgelesen sowie dem entsprechenden Vorgang und Auftraggeber zugeordnet werden.

weiter mit: Reibungslose Übergabe an den Workflow erforderlich

Notwendige Voraussetzung für „Scan to Process“ ist eine einmalige Konfiguration der Software. Dafür steht eine umfangreiche Sammlung vordefinierter Komponenten und leistungsfähiger Skriptfunktionen zur Verfügung.

Abgerundet wird das Ganze durch die „Learn-by-Example“-Technologie. Mit ihr lernt die Software kontinuierlich dazu und befreit die Anwender von immer wiederkehrenden Aufgaben. All dies gilt neben Papierdokumenten natürlich auch für E-Mails, Faxe oder PDFs.

Einbindung in Geschäftsprozesse

Bis hierhin wurden aus dem ursprünglichen Papierdokument auf der einen Seite ein digitales Image und auf der anderen einen digitaler Datensatz erstellt. Für automatisch ablaufende Prozesse – sprich die Übergabe an die IT-Prozesse - verwendet Kofax Standard-Ausgabeskripte mit denen die Anbindung an Workflow- und Content-Management-Anwendungen gelingt.

Der Vorgang kann so weit automatisiert werden, dass beispielsweise eine digitalisierte Rechnung automatisch per E-Mail an den entsprechenden Sachbearbeiter geht oder direkt in eine vorhandene Payment-Lösung überspielt wird. Im Idealfall wird sogar die Bezahlung automatisch angestoßen, sofern festgelegte Bedingungen erfüllt sind.

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Damit dies gelingen kann, existieren spezielle Lösungen wie die von SAP zertifizierte „MarkView Financial Suite“, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Die Lösung bietet einen durchgängigen („end-to-end“) Prozess bei der Bearbeitung von Rechnungen in SAP-Umgebungen.

Die Vorteile einer umfassenden Lösung zur Datenerfassung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sind vielfältig: schnelle und dezentrale Erfassung der Daten, zentrale Verarbeitung, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, automatische Zuordnung von Dokumenten zu Prozessen, schnelle Workflow-Integration und die sich daran anschließende Archivierung. Die Summe der Vorteile ist oftmals so groß, dass sich Investitionen bereits nach einem Jahr amortisieren.

Praxisbeispiel Baufinanzierung

Ein Projekt bei der ING DiBa verdeutlicht, wie ein solches Projekt in der Praxis aussehen kann. Täglich fallen bei der Bank bis zu 70.000 Seiten Papier an, die bearbeitet werden müssen. Im Jahr summiert sich das auf die enorme Menge von rund 15 Millionen Dokumentenseiten.

Ein großer Teil davon betrifft den Bereich der Baufinanzierung, hiermüssen zahlreiche Dokumente – darunter Finanzierungsanträge, Urkunden, Kaufverträge und Rechnungen–innerhalb kürzester Zeit erfasst, gesichert, klassifiziert und an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.

Aufgrund der großen Anzahl von Dokumenten wären die manuelle Sortierung und Zuordnung extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Die ING DiBa entschied sich daher für eine automatisierte Verarbeitung dieser Papierflut.

Mit einer Kombination aus Kofax Capture, den Kofax Transformation Modules und VirtualReScan ist die Bank heute in der Lage, bis zu 4.000 gescannte, komplette Kundenakten pro Tag zu verarbeiten. Alle Verarbeitungsprozesse wurden nachhaltig optimiert und auch die Kunden profitieren durch verkürzte Entscheidungsphasen und einem dadurch verbesserten Service.

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