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Rechtskonform mit elektronischer Post umgehen Datenschutz bei der E-Mail-Archivierung

Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Max-Lion Keller / Katrin Hofmann

Firmen, die E-Mails nicht ordnungsgemäß speichern, drohen empfindliche Strafen. Welche datenschutzrechtlichen Vorschriften für den Umgang mit der elektronischen Post der Mitarbeiter gelten, ist für eine rechtskonforme Speicherung wesentlich.

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Nicht jede eMail darf ungefragt gespeichert werden.
Nicht jede eMail darf ungefragt gespeichert werden.
( Archiv: Vogel Business Media )

Um den Vorschriften zur E-Mail-Speicherung gerecht zu werden, böte sich die zentrale Speicherung aller „unternehmenseigenen” E-Mails an. Eine solche zentrale Archivierung stößt jedoch auf Vorbehalte, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern die Nutzung auch zu privaten Zwecken erlaubt. Stellt die Firma nämlich den betriebseigenen Internetzugang für private Zwecke zur Verfügung, wird das Unternehmen geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten.

Das Unternehmen unterliegt dann rechtlichen Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Danach ist eine Überwachung und Speicherung privater E-Mails nicht zulässig. In diesem Fall wäre eine zentrale Speicherung aller E-Mails, also auch privater, nicht mit geltendem Recht vereinbar und könnte empfindliche Sanktionen nach sich ziehen.

Vollständiges Verbot

Eine Lösung des Problems wäre, privaten E-Mail-Verkehr vollständig zu verbieten. Aus rechtlicher Sicht scheint diese Lösung ideal zu sein: Das Unternehmen wird nicht zum Provider, Datenschutz spielt dann keine Rolle. So können Rechtsunsicherheiten für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer vermieden und Spam-Filter, Vertretungszugriffe, Archivierung und Kontrollen einer missbräuchlichen Nutzung ermöglicht werden. Die Firma hat dann auch das Recht, beliebig und unbegrenzt auf die E-Mails der Mitarbeiter zuzugreifen.

Warum ein vollständiges Verbot in der Regel wohl nicht umsetzbar ist und welche Lösung sich statt dessen anbietet, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

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