ISO-Standard mit deutschen Wurzeln

Der große Traum von der Langzeitarchivierbarkeit digitaler Daten

02.04.2007 | Autor / Redakteur: Stefan Riedl / Martin Hensel

Thomas Zellmann, Chairman des PDF/A Competence Centers
Thomas Zellmann, Chairman des PDF/A Competence Centers

Der ISO-Standard PDF/A hat gute Chancen, sich weltweit als Dokumentenformat zur Langzeitarchivierung durchzusetzen, auch wenn die größte Konkurrenz vom Branchenriesen Microsoft kommt. Storage-Insider sprach mit Thomas Zellmann, Chairman des PDF/A Competence Centers, einem Verband von inzwischen 32 Softwarefirmen, die Lösungen und Expertenwissen rund um PDF/A anbieten.

Herr Zellman, welche Ziele verfolgt das PDF/A Competence Center, das Sie als Vorstandsvorsitzender leiten?

Thomas Zellmann: Grundsätzlich ist es unser Bestreben, den PDF/A-Standard als feste Größe in der Langzeitarchivierung von Dokumenten zu etablieren. Als Verband treten wir auch für die Interessen unserer Mitglieder ein, das sind Hersteller, Software-Häuser und Beratungsunternehmen aus dem PDF/A-Umfeld. Einige unserer Mitglieder arbeiten im ISO-Komitee mit und waren und sind natürlich insbesondere bei der Gestaltung der PDF/A-Spezifikationen beteiligt. Außerdem sorgen wir für die Qualitätssicherung der PDF/A-Lösungen unserer Mitglieder, beispielsweise durch herstellerübergreifende Tests auf Konformität. Als Dachorganisation sind wir aber auch zentraler Ansprechpartner für Unternehmen oder Behörden, die Fragen zur sicheren Langzeitarchivierung von Dokumenten haben. Darüber hinaus veranstalten wir Seminare, in denen unsere PDF/A-Cracks ihr Know-how weiter geben.

Das PDF/A Competence Center ist ein deutscher Lobby-Verband. Das Format, um das sich alles dreht, ist hingegen von der Standardisierungsorganisation ISO zertifiziert und damit für den weltweiten Einsatz ausgelegt. Wie passt das denn zusammen?

Thomas Zellmann: Die PDF/A-Welle hat ihren Ursprung im deutschsprachigen Raum. So sind auch vier der fünf Gründungsmitglieder des Competence Centers hierzulande angesiedelt. Zu den Gründern zählen Callas Software, das Compart Systemhaus, die Firma PDFlib, die LuraTech Europe GmbH, bei der ich selbst Gesellschafter bin, sowie die PDF Tools AG aus der Schweiz. Auch von den inzwischen 32 Mitgliedern stammen 20 aus Deutschland, sechs aus der Schweiz, drei aus dem europäischen Umland, ein Unternehmen aus Brasilien und bisher nur zwei aus den USA. Allerdings haben wir uns erst vor gut sieben Monaten gegründet und werden die Internationalisierung in den nächsten Jahren vorantreiben.

Dann ist PDF/A noch eine eher deutschsprachige Erscheinung?

Thomas Zellmann: Das würde ich nicht sagen. Die ersten großen Referenzprojekte kommen aus der DACH-Region, in der Regel übrigens aus dem Unternehmensumfeld. Wenn wir über den großen Teich blicken, kommen die Projekte zu schätzungsweise 80 Prozent aus der Zusammenarbeit mit Bibliotheken. Allerdings sind hier sehr renommierte Namen dabei: Die Harvard University Library oder die Library of Congress, um zwei Namen zu nennen. Wir sind also aufgrund unserer Herkunft noch eher hierzulande unterwegs, allerdings international ausgerichtet. Deswegen steht auf meiner Visitenkarte auch »Chairman« und nicht »Vorstandsvorsitzender«.

Wo sehen Sie die Haupteinsatzgebiete für PDF/A?

Thomas Zellmann: Langzeitarchivierung ist in allen Bereichen ein Thema, in denen elektronische Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar sein müssen. Spontan fallen mir Versicherungsakten oder Kreditunterlagen ein. Die Laufzeiten von Versicherungen betragen nicht selten 60 Jahre und mehr. Kredite laufen oft über 30 Jahre. Wer soll in der äußerst schnelllebigen IT-Branche gewährleisten, dass nach so langer Zeit die elektronischen Dokumente wieder geöffnet werden können? Die Antwort lautet: ein ISO-Standard. Im Bereich Engineering sind Hersteller mitunter per Gesetz dazu verpflichtet, ihre Konstruktionsunterlagen 99 Jahre zu archivieren. Ich spreche hier von Bauplänen zu Brücken oder Flugzeugen. Mit PDF/A ist sichergestellt, dass es auch im Jahr 2107 keine Formatprobleme gibt.

Ich stelle mir gerade vor, wie Chefingenieur Scotty auf der Enterprise einen Konstruktionsplan im PDF/A-Format öffnet.

Thomas Zellmann: (lacht) Die Vorstellung finde ich gar nicht so abwegig.

Welche Rolle spielt denn dabei eigentlich Adobe? Immerhin ist das Unternehmen der Erfinder des PDF-Formates.

Thomas Zellmann: Adobe ist Mitglied in unserem Verband und unterstützt uns voll und ganz. Schließlich kommt es dem Unternehmen ja auch zugute, wenn immer mehr Leute mit Lösungen rund um PDF arbeiten. Auf der CeBIT sponserte Adobe die tägliche »Happy Hour« und wir haben einige Male auf Adobe und PDF angestoßen.

Bei Google läuft derzeit ein umfangreiches Archivierungsprojekt. Im Rahmen von »Book Search« werden gegenwärtig abertausende Seiten eingescannt. Setzt das Unternehmen bei der Archivierung auf PDF/A?

Thomas Zellmann: Nein, Google ist noch nicht aufgesprungen. Dafür ist das Gegenprojekt der Open Content Alliance, kurz OCA, an Bord. Hier sind Yahoo und eine große Anzahl verschiedener Firmen und Bibliotheken beteiligt.

Ein zentrales Thema bei der Langzeitarchivierung ist sicherlich die Pflicht, steuerlich relevante Dokumente digital zu archivieren. Da es in der EU-Gesetzgebung sogar Qualitätsnormen zur Krümmung von Bananen gibt, gehe ich davon aus, dass es auch Formatvorschriften für digitale Archive gibt. Was sagt denn der Gesetzgeber zu dem Thema?

Thomas Zellmann: Herzlich wenig. Zwar müssen seit Anfang 2001 elektronisch erstellte, steuerlich relevante Unterlagen digital archiviert werden, aber ein Format wird dabei nicht vorgeschrieben. In Zusammenhang mit verschiedenen Formaten taucht oft der Begriff »Revisionssicherheit« auf. Interessanterweise gibt es diesen Begriff weder in Gesetzestexten, noch in Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen. Auch in den Grundsätzen ordungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme finden Sie ihn nicht und auch nicht in Dokumenten des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer. Ich verrate Ihnen etwas: Den Begriff hat die DMS-Branche selbst erfunden, er ist einfach nur ein griffiges Schlagwort. Letztlich kann man nicht sagen, dieses oder jenes Format sei »revisionssicher«. Vielmehr muss das komplette Archivsystem den vielen Einzelvorschriften entsprechen.

Nun ist Langzeitarchivierung kein Thema, dass erst mit dem PDF/A-Standard erfunden wurde. Bisher werden Dateien zur Archivierung oft einfach als Bilddatei in den Formaten TIFF G4 oder JPEG gesichert. Wenn es keine Rechtsvorschriften zum Format gibt, werden sicherlich viele bei dieser altbewährten Praxis bleiben, oder?

Thomas Zellmann: Ich denke, der Wechselwille ist groß. Bildformate wie TIFF G4 oder JPEG legen sämtliche Seiteninhalte als Bildpixel ab. Das ist beim späteren Arbeiten mit den elektronischen Dokumenten ein überaus großer Nachteil. Stellen Sie sich vor, Sie müssten eine riesige Sammlung abgelegter TIFF-Dokumente einzeln durchblättern und lesen; das hat mit Dokumentenmanagement nichts mehr zu tun. Bei PDF/A sind hingegen Metadaten hinterlegt. Die Texte sind schriftbasiert und damit durchsuchbar. Und auch gegenüber anderen denkbaren Formaten bietet PDF/A einige entscheidende Vorteile.

Apropos andere denkbare Formate: Der ISO-Standard PDF/A wurde erst im Oktober 2005 abgesegnet. Das Format ist also noch sehr jung und hat sich noch nicht durchgesetzt. Allerdings muss es schon in dieser frühen Phase gegen das Format XPS konkurrieren, das Branchenriese Microsoft als Druckerformat in das Betriebssystem Vista eingebaut hat. Könnte es für PDF/A bei der dominierenden Marktmacht des Quasi-Monopolisten aus Redmond nicht eng werden?

Thomas Zellmann: Zunächst einmal ist PDF/A plattformunabhängig konzipiert und hängt nicht am Microsoft-Konzern. Allein deswegen wollen viele Unternehmen und Organisationen lieber auf PDF/A anstatt XPS setzen. Microsoft ist groß, aber wer weiß, wo das Unternehmen in 100 Jahren steht? Natürlich ist der ISO-Standard PDF/A noch sehr jung und es dauert, bis sich so etwas durchsetzt. Allerdings hatten wir von Anfang an ungeheuren Zuspruch. Nahezu täglich kündigen neue Unternehmen an, dass ihre Produkte jetzt auch PDF/A-konform sind. Auch unser Competence Center ist ein echter Selbstläufer – wir haben dafür bisher nicht einmal Werbung gemacht. XPS hingegen ist aus meiner Perspektive noch weit weg. Bis das Betriebssystem Windows Vista, an dem XPS hängt, eine breitere Basis in den Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung hat, wird noch viel Zeit vergehen, in der sich PDF/A weiter durchsetzen wird. Es ist also bereits absehbar, dass sich PDF/A in den kommenden Jahren als der bevorzugte Standard zur elektronischen Archivierung etabliert. Ich habe da gar keine Zweifel.

Das Interview führte Stefan Riedl.

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