Dokumente sicher und flexibel in der Cloud managen und verwalten

Die Datenwolke schafft Ordnung

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Cloud als Brücke zwischen analoger und digitaler Welt

Eine umfassende Lösung für die Herausforderungen im Dokumentenmanagement stellt die Cloud dar. Mit ihr lässt sich der komplette Lebenszyklus jedes analogen oder digitalen Dokuments auf Knopfdruck abbilden. Das betrifft das Einscannen und Erfassen von Unterlagen genauso wie ihre Verwaltung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und anschließenden fristgerechten und dokumentierten Löschung.

Viele Unternehmen scheuen die digitale Wolke aber heute noch wie der Teufel das Weihwasser. Sie fürchten um die Sicherheit ihrer Vertragsunterlagen, Personalakten und anderer geschäftskritischer Informationen vor fremdem Zugriff oder Manipulation. Lieber verzichten sie auf die Vorteile der Wolke wie hohe Flexibilität, mobiler Datenzugriff, neueste Technik im Rechenzentrum und Bezahlung rein nach Verbrauch ohne jegliche Investitionskosten. Statt einfach eine monatliche Mietgebühr pro Nutzer und Dokument zu entrichten und den Ressourcenbedarf mit dem aktuellen Geschäftsverlauf zu synchronisieren, halten sie lieber alle Ressourcen inklusive Betrieb, Wartung und Pflege selber vor. Dabei vergessen sie, dass viele veraltete Systeme für Hacker leicht angreifbare Ziele darstellen und die vermeintliche Sicherheit trügen.

Skalierbare Lösung für jeden Bedarf

T-Systems hat die Lösung Doculife von Document Future, Spezialist für das Document Lifecycle Management, cloudfähig gemacht. Die Telekom-Tochter betreibt die Anwendung in einem nach international anerkannten Sicherheitsstandards zertifizierten, deutschen Rechenzentrum. Auf Anfrage erhalten Nutzer jederzeit Auskunft darüber, wo genau ihre Daten gespeichert sind. Die beliebig skalierbare Lösung eignet sich für Einmannbetriebe wie Anwaltskanzleien oder Arztpraxen genauso wie für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne.

Schon vorhandene eigene Systeme für das Dokumentenmanagement lassen sich in die Lösung integrieren. Binnen 24 Stunden erhält der Administrator Zugang zu der Cloud-Lösung. Er kann die Anzahl und die Rollen der Nutzer über einen Internetbrowser selbst festlegen und die anhand von zahlreichen Anwenderbefragungen bereits vorkonfigurierten Dokumentvorlagen bei Bedarf an die Vorgaben seines Unternehmens anpassen.

Ordnung schaffen mit der Cloud

Die zentrale Informationsdrehscheibe bringt rund um die Uhr Ordnung in alle Dokumentenprozesse. Sämtliche Unterlagen lassen sich via Desktop-Client oder Webbrowser unternehmensweit einheitlich ablegen und abrufen. Dank einer intelligenten Software zur Texterkennung erfasst die Lösung auch unstrukturierte Informationen. Ohne den Namen eines Dokuments zu wissen, finden Mitarbeiter es in wenigen Augenblicken über die Volltextsuche. Auch unterwegs, wenn sie ein mobiles Endgerät mit dem Apple-Betriebssystem iOS nutzen.

Die Dokumentversionen sind unternehmensweit jederzeit aktuell und einheitlich. Will ein Mitarbeiter eine Unterlage bearbeiten, muss er sie zunächst aus dem Gesamtsystem auschecken. Bis der Mitarbeiter das Dokument wieder einstellt, können andere berechtigte Nutzer den Inhalt nur lesen. Kommentiert der Bearbeiter die neue Version, lassen sich seine Änderungen von jedem nachvollziehen und auditieren. Mitarbeiter können zudem alle Akten auf Wiedervorlage einstellen. Die Cloud-Anwendung erinnert sie dann rechtzeitig an anstehende Aufgaben.

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