Dokumente sicher und flexibel in der Cloud managen und verwalten

Die Datenwolke schafft Ordnung

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Sicherheitsschlüssel für Anwender

Die Cloud-Plattform und die Übertragungswege vom Rechenzentrum zum PC oder Mobile Device des Anwenders sind zuverlässig verschlüsselt. Die Lösung gehört zu den ersten Angeboten in einer Trusted Public Cloud im Sinne der Definition des Bundeswirtschaftsministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi). Öffentliche Wolken sollen für spezielle Anwendungsfälle genauso vertrauenswürdig gestaltet sein wie Private-Cloud-Dienste von professionellen ICT-Dienstleistern. Dadurch können sich kleine und mittelständische Betriebe so flexibel in der Wolke bewegen wie Konzerne.

Die Doculife-Lösung erlaubt es nicht einmal Mitarbeitern des Providers, Inhalte der Dokumente zu lesen. Hierzu bedarf es eines Schlüssels, den allein der jeweilige Kunde besitzt. Er muss den zwischen acht und 50 Stellen langen Key vor dem ersten Gebrauch der Lösung selbst festlegen. Und er muss ihn gut aufbewahren. Geht der Code verloren, bekommt niemand mehr Zugang zu den Dokumenten. Auch der Eigentümer kann dann auf seinen Wissensschatz nie wieder zugreifen.

Ein feingliedriges Rechte-und-Rollen-Konzept erhöht zusätzlich die Sicherheit. Der Administrator kann einem Außendienstmitarbeiter zum Beispiel die Rolle "Vertrieb" zuweisen. Verantwortet dieser zusätzlich Personal, darf er außer auf Vertriebsakten auch auf Mitarbeiterdaten zugreifen. Letzteres Recht lässt sich permanent oder auch nur temporär zuteilen. Darf der Vertriebsmitarbeiter aber zum Beispiel keine Rechnungen freigeben, leitet er das Dokument per Mausklick an einen Vorgesetzten weiter. Dieser kann die Rechnung auch mobil prüfen und freigeben. Und damit nicht jeder Mitarbeiter sich mit dem geheimen Schlüssel im System täglich an- und abmelden muss, kann das Unternehmen den Administrator mit der Aufgabe betrauen, den digitalen Dokumentensafe für alle Anwender zentral auf- und zuzuschließen.

Integration in Microsoft Office und De-Mail möglich

Doculife lässt sich vollständig in Microsoft Office und Outlook integrieren. Per Drag-and-Drop-Funktion kann ein Mitarbeiter so Dokumente und E-Mails in das Lösungsfenster ziehen, um sie in der Cloud-Lösung für das Document Lifecycle Management ablegen. Verfügt er außerdem über ein De-Mail-Konto, kann er Verträge oder Angebote via Doculife-Plug-in verschlüsselt an Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter versenden. Nachricht und Anhang erreichen den oder die Empfänger dann sicher und beweiskräftig. Der Mitarbeiter kann über Doculife auch De-Mail-Nachrichten erhalten. Aber selbst konventionelle E-Mails erhält der Nutzer nur von Absendern, die er hierzu freigeschaltet hat. Spams haben somit keine Chance, in den Posteingang zu gelangen.

Insgesamt ermöglichen Cloud-Lösungen wie Doculife somit einen sicheren internen und externen Dokumentenaustausch. Zudem sorgen sie für einen reibungsloseren, flexibleren und übersichtlicheren Workflow. Das papierlose Büro kommt so auf seinem Weg von der Vision zur Realität einen entscheidenden Schritt weiter.

Die Autoren

Jörg Jung ist Senior Vice President Cloud Go-to-Market, T-Systems, Andreas Hopp ist Director Sales / Marketing, Document Future AG.

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