Dokumente sicher und flexibel in der Cloud managen und verwalten Die Datenwolke schafft Ordnung

Autor / Redakteur: Jörg Jung und Andreas Hopp * / Florian Karlstetter

In naher Zukunft müssen Unternehmen nach Schätzungen von Analysten etwa das 50-fache an Informationen managen. Um diesen Datenfluss langfristig zu bewältigen, fehlen ausreichend IT-Experten. Ein möglicher Ausweg aus dem Dilemma liegt im sicherheitssensiblen Dokumentenmanagement in der Cloud.

Möglicher Ausweg aus der exponentiell wachsenden Datenflut: Dokumentenmanagement in der Cloud.
Möglicher Ausweg aus der exponentiell wachsenden Datenflut: Dokumentenmanagement in der Cloud.
(Bild: T-Systems / PR-Partner Köln)

Datenbestand und Speicherbedarf schießen weltweit in die Höhe. Laut der International Data Corporation (IDC) erreichte die global produzierte Informationsmenge 2011 ein Volumen von 1,8 Zettabyte, das sind 1,8 Billionen Gigabyte. Damit wuchs sie seit 2005 um das Neunfache an. 2015 soll das Volumen bei 80.000 Exabyte liegen. Das sind 80 Trillionen Bytes (80 Billionen Gigabyte) - eine etwa 85.000mal höhere Zahl als die der Sandkörner auf diesem Planeten.

Um die Datenflut zu beherrschen, steigen in der IT überall die Kosten für Personal, Betrieb, Wartung und Pflege der Hard- und Software. Für strategische Investitionen bleibt wenig Spielraum. Um etwa die Lesbarkeit von Dokumenten noch in Jahrzehnten gewährleisten zu können, müssen Unternehmen die Speichermedien zudem stets auf dem neuesten Stand der Technik halten. Viele von ihnen haben aber bereits über 20 Jahre auf dem Buckel. Für notwendige Aktualisierungen oder Migrationen fehlt das Geld.

Ablage: mangelhaft

Zudem ist die Ablage sowohl von papiergebundenen als auch von elektronischen Dokumenten häufig mangelhaft. Viele gedruckte Dokumente verschwinden in Aktenordnern oder Hängeregistern. Hier gilt bei vielen Angestellten die Devise "Aus den Augen, aus dem Sinn". Genauso gehen digitale Unterlagen in tief verschachtelten Ordnerstrukturen und Shared Files verschwunden.

Häufig besitzt jede Fachabteilung eine eigene Lösung und Ablagephilosophie für das Dokumentenmanagement. Die Systeme sind untereinander nicht vernetzt. Ein Mitarbeiter kann nicht ohne Weiteres ein Dokument aus einem anderen Unternehmensbereich auf seinen Rechner laden - wenn er überhaupt weiß, dass und wo es dort vorliegt. Das führt zu Doppelarbeit oder einem unnötig hohen Zeit- und Personalaufwand für die Dokumentrecherche. Wichtige Unterlagen stehen in der Konsequenz oft nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit. Ein flexibler, mobiler Zugriff auf alle Dokumente - um etwa beim Geschäftspartner oder Kunden Informationen bei Bedarf jederzeit parat zu haben - ist ebenfalls nicht möglich.

Cloud als Brücke zwischen analoger und digitaler Welt

Eine umfassende Lösung für die Herausforderungen im Dokumentenmanagement stellt die Cloud dar. Mit ihr lässt sich der komplette Lebenszyklus jedes analogen oder digitalen Dokuments auf Knopfdruck abbilden. Das betrifft das Einscannen und Erfassen von Unterlagen genauso wie ihre Verwaltung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und anschließenden fristgerechten und dokumentierten Löschung.

Viele Unternehmen scheuen die digitale Wolke aber heute noch wie der Teufel das Weihwasser. Sie fürchten um die Sicherheit ihrer Vertragsunterlagen, Personalakten und anderer geschäftskritischer Informationen vor fremdem Zugriff oder Manipulation. Lieber verzichten sie auf die Vorteile der Wolke wie hohe Flexibilität, mobiler Datenzugriff, neueste Technik im Rechenzentrum und Bezahlung rein nach Verbrauch ohne jegliche Investitionskosten. Statt einfach eine monatliche Mietgebühr pro Nutzer und Dokument zu entrichten und den Ressourcenbedarf mit dem aktuellen Geschäftsverlauf zu synchronisieren, halten sie lieber alle Ressourcen inklusive Betrieb, Wartung und Pflege selber vor. Dabei vergessen sie, dass viele veraltete Systeme für Hacker leicht angreifbare Ziele darstellen und die vermeintliche Sicherheit trügen.

Skalierbare Lösung für jeden Bedarf

T-Systems hat die Lösung Doculife von Document Future, Spezialist für das Document Lifecycle Management, cloudfähig gemacht. Die Telekom-Tochter betreibt die Anwendung in einem nach international anerkannten Sicherheitsstandards zertifizierten, deutschen Rechenzentrum. Auf Anfrage erhalten Nutzer jederzeit Auskunft darüber, wo genau ihre Daten gespeichert sind. Die beliebig skalierbare Lösung eignet sich für Einmannbetriebe wie Anwaltskanzleien oder Arztpraxen genauso wie für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne.

Schon vorhandene eigene Systeme für das Dokumentenmanagement lassen sich in die Lösung integrieren. Binnen 24 Stunden erhält der Administrator Zugang zu der Cloud-Lösung. Er kann die Anzahl und die Rollen der Nutzer über einen Internetbrowser selbst festlegen und die anhand von zahlreichen Anwenderbefragungen bereits vorkonfigurierten Dokumentvorlagen bei Bedarf an die Vorgaben seines Unternehmens anpassen.

Ordnung schaffen mit der Cloud

Die zentrale Informationsdrehscheibe bringt rund um die Uhr Ordnung in alle Dokumentenprozesse. Sämtliche Unterlagen lassen sich via Desktop-Client oder Webbrowser unternehmensweit einheitlich ablegen und abrufen. Dank einer intelligenten Software zur Texterkennung erfasst die Lösung auch unstrukturierte Informationen. Ohne den Namen eines Dokuments zu wissen, finden Mitarbeiter es in wenigen Augenblicken über die Volltextsuche. Auch unterwegs, wenn sie ein mobiles Endgerät mit dem Apple-Betriebssystem iOS nutzen.

Die Dokumentversionen sind unternehmensweit jederzeit aktuell und einheitlich. Will ein Mitarbeiter eine Unterlage bearbeiten, muss er sie zunächst aus dem Gesamtsystem auschecken. Bis der Mitarbeiter das Dokument wieder einstellt, können andere berechtigte Nutzer den Inhalt nur lesen. Kommentiert der Bearbeiter die neue Version, lassen sich seine Änderungen von jedem nachvollziehen und auditieren. Mitarbeiter können zudem alle Akten auf Wiedervorlage einstellen. Die Cloud-Anwendung erinnert sie dann rechtzeitig an anstehende Aufgaben.

Sicherheitsschlüssel für Anwender

Die Cloud-Plattform und die Übertragungswege vom Rechenzentrum zum PC oder Mobile Device des Anwenders sind zuverlässig verschlüsselt. Die Lösung gehört zu den ersten Angeboten in einer Trusted Public Cloud im Sinne der Definition des Bundeswirtschaftsministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi). Öffentliche Wolken sollen für spezielle Anwendungsfälle genauso vertrauenswürdig gestaltet sein wie Private-Cloud-Dienste von professionellen ICT-Dienstleistern. Dadurch können sich kleine und mittelständische Betriebe so flexibel in der Wolke bewegen wie Konzerne.

Die Doculife-Lösung erlaubt es nicht einmal Mitarbeitern des Providers, Inhalte der Dokumente zu lesen. Hierzu bedarf es eines Schlüssels, den allein der jeweilige Kunde besitzt. Er muss den zwischen acht und 50 Stellen langen Key vor dem ersten Gebrauch der Lösung selbst festlegen. Und er muss ihn gut aufbewahren. Geht der Code verloren, bekommt niemand mehr Zugang zu den Dokumenten. Auch der Eigentümer kann dann auf seinen Wissensschatz nie wieder zugreifen.

Ein feingliedriges Rechte-und-Rollen-Konzept erhöht zusätzlich die Sicherheit. Der Administrator kann einem Außendienstmitarbeiter zum Beispiel die Rolle "Vertrieb" zuweisen. Verantwortet dieser zusätzlich Personal, darf er außer auf Vertriebsakten auch auf Mitarbeiterdaten zugreifen. Letzteres Recht lässt sich permanent oder auch nur temporär zuteilen. Darf der Vertriebsmitarbeiter aber zum Beispiel keine Rechnungen freigeben, leitet er das Dokument per Mausklick an einen Vorgesetzten weiter. Dieser kann die Rechnung auch mobil prüfen und freigeben. Und damit nicht jeder Mitarbeiter sich mit dem geheimen Schlüssel im System täglich an- und abmelden muss, kann das Unternehmen den Administrator mit der Aufgabe betrauen, den digitalen Dokumentensafe für alle Anwender zentral auf- und zuzuschließen.

Integration in Microsoft Office und De-Mail möglich

Doculife lässt sich vollständig in Microsoft Office und Outlook integrieren. Per Drag-and-Drop-Funktion kann ein Mitarbeiter so Dokumente und E-Mails in das Lösungsfenster ziehen, um sie in der Cloud-Lösung für das Document Lifecycle Management ablegen. Verfügt er außerdem über ein De-Mail-Konto, kann er Verträge oder Angebote via Doculife-Plug-in verschlüsselt an Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter versenden. Nachricht und Anhang erreichen den oder die Empfänger dann sicher und beweiskräftig. Der Mitarbeiter kann über Doculife auch De-Mail-Nachrichten erhalten. Aber selbst konventionelle E-Mails erhält der Nutzer nur von Absendern, die er hierzu freigeschaltet hat. Spams haben somit keine Chance, in den Posteingang zu gelangen.

Insgesamt ermöglichen Cloud-Lösungen wie Doculife somit einen sicheren internen und externen Dokumentenaustausch. Zudem sorgen sie für einen reibungsloseren, flexibleren und übersichtlicheren Workflow. Das papierlose Büro kommt so auf seinem Weg von der Vision zur Realität einen entscheidenden Schritt weiter.

Die Autoren

Jörg Jung ist Senior Vice President Cloud Go-to-Market, T-Systems, Andreas Hopp ist Director Sales / Marketing, Document Future AG.

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