Abschied von den alten Flaggschiffen Die Digitalisierung stellt ECM auf den Prüfstand

Autor / Redakteur: Stefan Waldhauser* / Rainer Graefen

Der digitale Wandel soll Unternehmen helfen, den hohen Wettbewerbsdruck mit mehr Produktivität und Flexibilität zu meistern. Enterprise Content Management (ECM) kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Daher stellen viele Verantwortliche ihre altgedienten Systeme 2015 auf den Prüfstand.

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Mit dem digitalen Wandel ändern sich auch die Anforderungen an ECM-Systeme.
Mit dem digitalen Wandel ändern sich auch die Anforderungen an ECM-Systeme.
(© marinini - Fotolia.com)

Langjährig etablierte Software-Anwendungen tun sich mit der Forderung nach gesteigerter Produktivität besonders schwer. Vor allem in der mobilen Zusammenarbeit, beim Sharing von Inhalten, haben die Flaggschiffe von einst Nachholbedarf.

Auch die Suche nach Inhalten ist bei weitem nicht so schnell und elegant, wie sich Mitarbeiter dies vorstellen. Internet-Suchmaschinen haben hier neue Standards gesetzt. Anwender erwarten heute auch von ihrem ECM denselben Komfort.

Alte Architektur als Bremser

Auch seitens der IT wünscht man sich mehr Flexibilität. Denn die Fachabteilungen fordern zunehmend maßgeschneiderte Content-Anwendungen. Systeme, deren Architekturen in die Jahre gekommen sind, ermöglichen zwar mitunter noch ein Customizing. Zu verwirklichen sind solche Anpassungen aber nur über langwierige und kostenaufwändige Beratungsprojekte.

Unternehmen, die sich einem einzigen ECM-Anbieter verschrieben haben, leiden unter dieser Abhängigkeit besonders. Denn sie müssen Spezialwissen über die Integration oder die Anpassung ihres Systems in der Regel teuer einkaufen. Und selbst wer viel Geld in die Hand nimmt, stößt schnell an Grenzen – bedingt durch veraltete Software-Architekturen. Überall dort, wo Applikationsschicht und Datei-Repository sehr eng gekoppelt sind, wird eine Anpassung in der Regel zum Großmanöver mit langen Laufzeiten.

Integration hinterfragen

Kein Wunder also, dass zahlreiche Unternehmen über die Migration auf eine moderne Plattform nachdenken. Denn gerade die Zukunftsfähigkeit ist massiv gefährdet, wenn etablierte Softwareanbieter sich auf früheren Erfolgen ausruhen.

Wenn sie nicht mehr in den Code ihrer Kernanwendungen oder gar in weitreichende Innovationen investieren, wird der Kunde zur „cash cow“ degradiert. So ist zunehmend häufiger zu beobachten, dass etablierte Anbieter moderne Technologie durch Übernahmen zukaufen. Das Produktportfolio dieser Hersteller gleicht dann einer bunt gemischten Flotte aus wendigen Online-Lösungen, Paketen für den Mittelstand und den alten, riesigen „Supertankern“.

Wer sich hohe Flexibilität bei großem Leistungsumfang wünscht, steht hier vor einem Problem: Ihm wird nur scheinbar das Gewünschte geboten, doch die Anwendungen, insbesondere Cloud- und On-premise-Lösungen, sind untereinander nicht integriert; von einer Synchronisation gar nicht zu reden.

Security: Cloud ist nicht gleich Cloud

Beim Thema Cloud ist zudem besondere Vorsicht geboten: Es bestehen massive Unterschiede hinsichtlich der Security der verschiedenen Angebote, denn das Thema ist sehr vielschichtig. Der Provider sollte als Grundvoraussetzung die Ausfallsicherheit des Rechenzentrums nachweisen können.

Zudem muss er Maßnahmen zum Schutz vor Datendiebstahl belegen können, etwa entsprechende Zertifikate wie SOC2 und ISAE 3000 – und vor allem laufende Kontrollen durch unabhängige IT-Security-Dienstleister. Die verschlüsselte Übertragung von Daten ist ebenfalls ein Muss. Auch am Speicherort sollten sie mit einem 256-Bit-AES-Algorithmus abgesichert werden.

Grundsätzlich ist es sicherer, Content zentral vorzuhalten und dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter von überall her darauf zugreifen können. Idealerweise können sie Content auch mit Partnern und Kunden teilen, sofern die Unternehmens-Richtlinien das grundsätzlich gestatten. Für Apps auf Mobilgeräten gilt ebenfalls: Inhalte sind nur verschlüsselt zu speichern. Wesentlich ist zudem ein zuverlässiges, flexibles Rechtekonzept; auch in der Cloud.

Hybrid ECM sorgt für Flexibilität

Die wenigsten Unternehmen sehen ihren kompletten Content in der Cloud. Das ist auch nicht nötig, denn es geht nicht um ein „Entweder-oder“ von Cloud und stationärem ECM. Ebenso wenig kann eine aufwändige Integration das Ziel sein. Die Zukunft liegt vielmehr in einer intelligenten, einfachen Kombination von Systemen vor und hinter der Firewall.

Aktuelle Architekturen für ECM sind mit hochmodernen Containerschiffen vergleichbar, die neben ihrem Motorantrieb auch über einen Zugdrachen verfügen. Sie haben also bereits eine Lösung an Bord. Je nach Wind und Bedarf wird bei diesen Hybridsystemen das Segel parallel genutzt. Analog dazu ist in hochmodernen ECM-Systemen eine Cloud-Lösung ins Gesamtsystem perfekt eingegliedert.

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Mehr noch: Zeitgemäße Architekturen bieten dank einer integrierten Synchronisation die Möglichkeit, Inhalte aus dem Unternehmen heraus mit dem Extranet für Lieferanten, Vertriebspartner und Kunden durchgängig zu verknüpfen. Unternehmen sind damit nicht nur für die Zukunft bestens gerüstet. Dieser Ansatz erlaubt ihnen vielmehr, schrittweise und nach Bedarf das Content Management in die Cloud zu erweitern.

Datenbestände hinterfragen

Sei es Mittelstand oder Großkonzern: Kaum jemand beginnt beim Thema ECM heute noch ganz von vorne. Eine Forrester-Studie aus dem Jahr 2013 zeigt, dass knapp 40 Prozent aller Unternehmen bereits drei oder mehr ECM-Systeme im Einsatz haben. Für sie geht es im Jahr 2015 nicht nur um einen Systemwechsel, sondern es steht sicherlich auch die Frage der Konsolidierung an.

Oft unterschätzen Unternehmen ihren Datenbestand kolossal – sowohl was die Zahl der Systeme, als auch was das Volumen ihres Contents angeht. Analysten empfehlen daher eindringlich eine genaue Bestandsaufnahme. Nicht selten fördert dies Erstaunliches zu Tage, etwa längst vergessene Datensilos, in denen durchaus wertvolles Material schlummert.

Oder es finden sich plötzlich Dateien und Dokumente, die aus Compliance-Gründen schon längst hätten gelöscht werden müssen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um „Altlasten“ zu entsorgen und Altbestände zu archivieren. So erfolgt der Stapellauf der neuen ECM-Plattform mit einem absolut aktuellen Datenbestand.

Strategien für die Migration

Geht es schließlich an die Migration, kann man entweder den komplette Datenbestand auf einmal überführen oder es Schritt für Schritt angehen. Welchen Weg Unternehmen wählen, hängt vor allem von der Branche und ihren Vorschriften ab.

Stark regulierte Bereiche wie etwa die Finanzindustrie tendieren eher zu einem Komplettumzug. Der Grund dafür liegt in den Aufbewahrungsfristen und den strengen Compliance-Vorgaben. Diese betreffen nicht nur die Informationen an sich, sondern auch Metadaten und Versionshistorien.

Vorausgesetzt freilich, das neue System kann all diese Formate und Details aufnehmen! Diese Flexibilität ist zwingend nötig, darf aber bei der Organisation des Contents nicht Halt machen.

Prozesse neu denken

Unternehmen, die ihr ECM für die Zukunft flott machen wollen, sollten nicht einfach nur ihre Inhalte von einem Schiff aufs andere verladen. Neue Systeme bieten die Chance, den Umgang mit Content grundsätzlich neu zu denken.

Vieles, was in der Vergangenheit nicht möglich war, ist mit Unterstützung von Workflow-Engines der Profiklasse heute umsetzbar. Damit lassen sich mehr Abläufe denn je automatisieren – sei es bei der Vergabe von Metadaten oder im Handling von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen.

Aufgaben und Projekte werden so schneller abgearbeitet. Unnötige, parallele E-Mail-Schleifen gehören der Vergangenheit an. Der dafür nötige Programmieraufwand bleibt dank modernster Werkzeuge für die Prozessmodellierung minimal. Das Resultat: geschmeidigeres Arbeiten für Mitarbeiter und Vorgesetzte.

Sowohl IT als auch Fachabteilungen profitieren von einem Umstieg auf moderne ECM-Technologien: durch mehr Automatisierung, eine leichte Anpassung an laufende Veränderungen und eine schnellere Entwicklung neuer Apps. Damit setzen sie die Segel in Richtung digitale Zukunft.

* * Stefan Waldhauser ist Director Product Marketing bei Alfresco.

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