Änderungen bei der Buchführung Die GoBD gelten für alle Unternehmen

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind nun publik. Es könnte teuer werden, wenn die IT nicht darauf ausgelegt ist..

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.

Die GoBD wurden vom Bundesfinanzministerium am 14. November 2014 (Aktenzeichen V A 4 - S 0316/13/10003 | DOK 2014/0353090) in elektronischer Form publiziert und gelten seit 1. Januar 2015. Sie lösen die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab.

Bettina Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, weist darauf hin, dass diese Grundsätze für Veranlagungszeiträume generell für jeden Unternehmer gelten, auch für diejenigen, die nicht bilanzieren, sondern eine Einnahmeüberschussrechnung gemäß § 4 Absatz 3 EStG erstellen.

Betroffen von dieser Vorschrift sind sämtliche elektronische Systeme, die in irgendeiner Form betrieblich genutzt werden und entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind. Hierzu gehören nicht nur elektronische Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme, sondern auch Archiv- und Datenmanagementsysteme.

Wesentliche Änderungen

Zu den wesentlichen Änderungen, die durch die GoBD in Kraft treten, gehören, dass Geschäftsfälle innerhalb von 8 bis 10 Tagen verbucht werden müssen und Buchungen in einem Archiv aufbewahrt werden dürfen, wenn dieses über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt wie das Produktivsystem.

Rechnungen und andere Belege können außerdem jetzt auch eingescannt werden. Dokumente dürfen vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

E-Mails, die zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen, müssen dagegen nicht aufbewahrt werden. Zudem wird für jedes für die Buchhaltung eingesetzte Datenverarbeitung (DV)-Verfahren eine Dokumentation der organisatorischen und technischen Prozesse benötigt.

Achtung!

Laut GoBD müssen auf Verlangen der Finanzverwaltung alle Informationen zur Verfügung gestellt werden können, die zur maschinellen Auswertung der Daten notwendig sind.

„Jeder Unternehmer sollte sich von einem fachkundigen Steuerberater über diese Zusammenhänge der GoBD beraten lassen, damit bei einer Betriebsprüfung nicht der Vorwurf gemacht wird, gegen diese Aufbewahrungspflichten verstoßen zu haben. Hieraus können sich nicht unerhebliche finanzielle Nachteile ergeben", rät Bettina Rau-Franz.

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