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Business Scout ECM und Web-CMS (Teil 1) Die Herrscher über das Dokumenten-Chaos

Redakteur: Dr. Stefan Riedl

Ein DMS zu haben ist heutzutage schon fast zu wenig. ECM lautet die Devise – aber bitte mit Schnittstellen und Anbindungen zum ERP und zum CRM.

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EMC-Systeme kommen mit der Flut an Dokumenten in Unternehmen zurecht.
EMC-Systeme kommen mit der Flut an Dokumenten in Unternehmen zurecht.
( Archiv: Vogel Business Media )

Als Entropie bezeichnet man das Streben nach Unordnung in einem System (Gasgemische, das Universum et cetera). Auch auf dem eigenen Schreibtisch kann sich Entropie ausbreiten. Dann nämlich, wenn sich immer mehr unbearbeitete Dokumente darauf sammeln.

Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, kämpfen gegen das Chaos und damit gegen die Schreibtisch-Entropie. Aber sie bringen schon lange nicht mehr nur Ordnung in die digitale Ablage, sondern auch in die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen.

Regeln und Prozesse

Am Anfang steht das Dokument. Zunächst wird digitalisiert, was noch nicht digital ist. Das übernehmen OCR-Lösungen, die in der Regel Teil des DMS sind. Dann wird meist nach Art der Dokumente im Posteingang sortiert, beispielsweise in Rechnungen und Angebote unterschieden. Je nach Art des Dokuments stößt die Software schließlich entsprechende Workflow-Schritte an. Rechnungen schlagen beispielsweise bei einem Sachbearbeiter zur Freigabe auf, wandern in die Buchhaltung zur Bezahlung und dann ins Archiv. Mit dem Eingang des Dokuments ins DMS werden derlei regelbasierte Vorgänge automatisch gestartet. Daher optimiert ein DMS auch die Workflows im Unternehmen.

Eine aktuelle Herausforderung dabei: Der rege E-Mail-Verkehr macht inzwischen etwa 80 bis 90 Prozent der Korrespondenz aus. Offizielle, per E-Mail empfangene Geschäftsdokumente, wie beispielsweise Rechnungen, sind steuerlich archivierungspflichtig. Das gleiche gilt allerdings für den begleitenden, formlosen E-Mail-Verkehr, der dann auch archiviert werden muss.

Prozesse ölen

Oliver Hoffmann, Geschäftsführer bei Readsoft, bringt die Verkaufsargumente der Branche auf den Punkt: „Wenn die Abläufe von der Beschaffung bis zur Buchhaltung durchgängig elektronisch abgewickelt werden, wird das gesamte Unternehmen effizienter: Die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen und Fachbereiche wird optimiert, die Prozesse werden schneller und erfordern weniger manuelle Eingriffe. Dadurch lassen sich insgesamt nachhaltig Kosten senken“.

Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr zu den Anforderungen an ECM-Systeme in der Praxis und verschwindende Software-Grenzen.

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