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Enterprise Vault im Einsatz bei Fujitsu Microelectronics Europe Die richtige Strategie beim E-Mail-Management spart Speicherplatz und Kosten

Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Ordnung schaffen durch ein konsequenteres Datenmanagement, wichtige elektronische Post identifizieren, Aufbewahrungszeiten definieren und Unbrauchbares zum richtigen Zeitpunkt löschen – Fujitsu Microelectronics Europe erreicht das durch den Einsatz von Enterprise Vault, der E-Mail- und File-Server-Archivierungslösung von Symantec.

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Altdaten werden bei Fujitsu Microelectronics Europe in Langen automatisiert aus dem teuren Tier-1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt.
Altdaten werden bei Fujitsu Microelectronics Europe in Langen automatisiert aus dem teuren Tier-1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt.
( Archiv: Vogel Business Media )

Auf den E-Mail-Servern von Fujitsu Microelectronics Europe (FME) im hessischen Langen sah es bis vor zwei Jahren wie auch in vielen anderen großen Unternehmen aus: Hunderte neuer Mails belasteten täglich das E-Mail-System und machten die Suche nach wichtigen Informationen immer unübersichtlicher: Monatlich gingen in die 400 Mailboxen etwa 750.000 E-Mails ein, Spam nicht mitgerechnet. Das entspricht einem Volumen von etwa 80 Gigabyte. Und der knapp ein Terabyte umfassende Exchange Information Store wuchs von Monat zu Monat um weitere 30 bis 40 Gigabyte.

Knapp 400 Beschäftigte arbeiten bei FME mit Microsoft Exchange als E-Mail-Plattform. Wie auch in zahlreichen anderen Unternehmen hatten auch bei FME die Mitarbeiter im Lauf der Jahre die PST-Ordner (Personal Store) als bequemen Weg entdeckt, die Exchange-Postfach-Beschränkung der IT-Abteilung zu umgehen. Die Gesamtgröße aller PST-Files betrug zwischen 300 und 400 Gigabyte, die durchschnittliche Größe pro User damit zwischen einem und zwei Gigabyte – mit allen typischen Folgen einer PST-Archivierung: Wissen wird dezentral auf Clients gehalten, defekte Files müssen aufwendig zurückgesichert werden und das explosionsartige Storage-Wachstum erforderte eine ständige Erweiterung der Speicher- und Backup-Kapazitäten.

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Michael Berend, IT-Direktor bei Fujitsu Microelectronics: „Wir legen unseren Usern traditionsgemäß keine Mailbox-Begrenzung auf. Die Folge ist, dass teurer Tier-1-NetApp-Storage mit alten E-Mails belegt ist, auf die ohnehin nur selten zugegriffen wird. Deshalb suchten wir eine Lösung, welche diese Nachrichten gemäß unseren Policies automatisiert auf günstigere Speicherbereiche auslagert.“

Durchgängige Nutzertransparenz überzeugte

Drei Monate, von Oktober 2006 bis Anfang 2007, lief die Entscheidungs- und Testphase. In diesem Zeitraum kamen zwei E-Mail-Archivierungs-Produkte in die engere Auswahl. Für Symantec Enterprise Vault sprach laut Michael Berend die durchgängige Nutzertransparenz, sprich: Die Anwender müssen weder geschult werden noch sich bei ihrer täglichen Arbeitsweise umstellen, denn die Personal-Store-Dateien archiviert das System automatisch. „Besonders hat uns auch die Abdeckungsbreite der Software imponiert“, so der 47-Jährige, „denn E-Mail-, File- und auch Sharepoint-Archivierung sind bei Enterprise Vault in einem Tool vereint.“

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Systemhaus GID gewinnt Auftrag

Mit dem Systemhaus GID entschied sich FME für einen Partner, der über eine lange Liste namhafter Enterprise-Vault-Referenzprojekte und entsprechend kompetente Fachkräfte verfügt. Zwischen 2007 und 2009 führte die GID die Lösung bei FME ein. Die Implementierung umfasste drei Phasen. „2007 installierten wir zunächst die Mailbox-Archivierung für alle Benutzer und realisierten im Jahr darauf die rechtskonforme Journaling- und Echtzeitarchivierung bei gleichzeitiger Einführung eines NetApp-Metroclusters“, erklärt Friedrich Förster, Leiter Vertrieb Europa bei der GID.

Anfang dieses Jahres installierte GID noch das Filearchiv und konnte den Rollout der Lösung damit erfolgreich abschließen. Die gesamte Implementierung gimg reibungslos vonstatten, die Anbindung an das existierende NetApp-Storagesystem verlief aufgrund der ausgezeichneten Vorarbeiten ohne Schwierigkeiten.

42 Prozent mehr Platz auf dem Exchange Server

Die Lösung wurde in die vorhandene VMware-Umgebung eingebunden und läuft auf einem FAS3020-Metrocluster von NetApp mit Snaplock Shelfs für die compliance-konforme Archivierung. E-Mails verschiebt Enterprise Vault heute, sortiert nach Alter und Größe, in das Archiv. Durch die Funktion Single Instance Storage archiviert Enterprise Vault stets nur eine einzige Kopie einer jeden E-Mail oder Datei – unabhängig davon, wie oft sie aufgerufen wird oder aus welcher Quelle sie ursprünglich stammt. Diese Referenzierung spart Speichervolumen und Fujitsu Microelectronics erzielt eine Platzersparnis von rund 42 Prozent auf dem Exchange Server, der heute nur noch 500 Gigabyte umfasst.

Die aktuellen E-Mails liegen nun im NetApp-Speicherbereich, der mit Fibre-Channel-Disks, gespiegelten Clustern, RAID-6-Redundanz und entsprechender Maintenance höchster Verfügbarkeitsgarantie und Zugriffsperformance genügt. Alle Nachrichten, die älter als zwei Jahre sind, werden auf weniger performante und preiswerteren Speichermedien aufbewahrt. Microsoft Exchange im Tier-1-Bereich konzentriert sich damit auf die dynamische Verwaltung neuer Informationen, während die Enterprise Vault als langfristiger Speicher für ältere Informationen dient. Berend: „So bringen wir unsere Speicherkosten für teuren NetApp-Storage in einen endlichen Bereich und verbessern gleichzeitig die Leistung unseres Exchange Servers deutlich.“

Weiter mit: User können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren

User können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren

Die User bekommen heute eine kurze Benachrichtigung, dass E-Mails archiviert werden und müssen über das Thema Archivierung nicht mehr nachdenken, sondern können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Ein langwieriges Durchlesen alter E-Mails auf der Suche nach archivierungswürdiger Korrespondenz und ein Zeit raubendes Anlegen von PST-Dateien haben so ein Ende. Der Enterprise Vault 8.0 Discovery Accelerator bietet dabei einen guten Überblick der Suchergebnisse. Diese können analysiert und gefiltert werden und der Nutzer erhält mit nur wenigen Klicks die für ihn wirklich relevanten Informationen.

Mobiler Offline-Zugriff auf E-Mails

Der Zugriff funktioniert mit der neuesten Version Enterprise Vault 8.0 auch von sämtlichen mobilen Endgeräten wie Blackberrys oder Windows-Mobile-Devices aus. So kann jederzeit und von jedem Ort aus eine Suche im Mail-Archiv gestartet werden. Von jeder archivierten E-Mail werden im mobilen Outlook der Betreff und die ersten Zeilen angezeigt. „Vor allem dieser Offline-Zugriff hat uns bei Enterprise Vault überzeugt“, sagt Michael Berend, „denn wir haben viele mobile Nutzer, die darauf angewiesen sind, ihre offline synchronisierten E-Mails auch zu finden.“

In das File-Server-Archiv werden grundsätzlich alle Daten und Dokumente von ehemaligen Beschäftigten aufgenommen. Eine Policy wie bei den E-Mails mit der Zweijahres-Marke gibt es dort nicht, da sich auch viele ältere Dokumente noch im ständigen Zugriff befinden. Die Mitarbeiter haben aber die Möglichkeit, komplette Dateibäume abgeschlossener Projekte gesammelt auf das File-Archiv zu verlagern und den zentralen Storage damit zu entlasten.

Die Integration von Enterprise Vault in den Microsoft Office Sharepoint Server nutzt FME derzeit nicht, da Sharepoint nicht im Einsatz ist. Sollte sich das mittelfristig ändern, bietet Enterprise Vault hier eine entsprechende Abdeckung – auch ein Grund für die Entscheidung der FME-Manager für Enterprise Vault.

Fazit

Mit Enterprise Vault hat die Fujitsu Microelectronics Europe ihr strategisches Ziel erreicht: Altdaten werden automatisiert aus dem teuren Tier1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt und dadurch die Kosten in diesem Sektor in einen endlichen Bereich gebracht. Zudem können die Beschäftigten bei FME auf alle aktuellen E-Mails schneller zugreifen als bisher.

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