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Business Scout ECM und Web-CMS Die Steintafeln der Neuzeit im PDF/A- und XPS-Format

Redakteur: Dr. Stefan Riedl

Als die Sumerer anfingen, Informationen auf Steintafeln zu ritzen, mussten sie sich um Kompatibilitätsprobleme keine Gedanken machen. Sie konnten aber auch keine Volltextsuche mit dem ECM starten.

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Ausdrucke verblassen, Datenträger werden defekt und Formate veralten: drei Gründe für Langzeitarchivierung.
Ausdrucke verblassen, Datenträger werden defekt und Formate veralten: drei Gründe für Langzeitarchivierung.
( Archiv: Vogel Business Media )

Wenn es um Dokumente geht, ist ein ganz zentraler Punkt deren Archivierung. Und wer schon einmal versucht hat, alte Office-Files zu öffnen, die mit einer Büro-Suite erstellt wurden, von der es seit dem Speichern mehr als zwei Folgeversionen gab, kennt die Problematik der Versionsinkompatibilität.

Während Steintafeln die Informationen mitunter Jahrtausende speichern, schaffen moderne Datenträger nur Jahre bis Jahrzehnte. Und selbst wenn das Datenträgerproblem gelöst ist, hat man es womöglich mit den genannten Software-Inkompatibilitäten zu tun.

Problemlöser ECM und DMS

Vor beiden Problemen schützt Software für ECM (Enterprise-Content-Management) und DMS (Dokumenten-Management-System). Beim DMS steht die Verwaltung von Dokumenten mit besonderen Funktionen, wie beispielsweise das Ein- und Auschecken oder Versionierungsmöglichkeiten im Vordergrund. ECM ist im Gegensatz dazu keine Software im Sinne einer Einzel-Applikation, sondern eher ein Konzept, das Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung, Erfassung und Archivierung von – ganz allgemein – Unternehmensinformationen umfasst. Neben DMS, Input- und Output-Management werden hier auch Randbereiche wie das Web-Content-Management für die Unternehmens-Website berücksichtigt. Ein ganz zentraler Punkt von beiden, also EMC- und DMS-Software, ist die Langzeitarchivierung, durch die Daten auch in Jahren noch geöffnet werden können.

Metadaten: Daten über Daten

Mit TIFF-Dateien lässt sich zwar das Kompatibilitätsproblem umschiffen, aber der Nutzer verzichtet hierbei auf den Komfort einer Volltextsuchmöglichkeit. So legen Bildformate wie TIFF G4 oder JPEG sämtliche Seiteninhalte als Bildpixel ab. Das ist beim späteren Arbeiten mit den elektronischen Dokumenten ein überaus großer Nachteil. Daher setzen ECM-Systeme lieber auf Dateiformate, in denen einerseits Metadaten inklusive der Textinhalte abgelegt werden, und andererseits Layout-Informationen so mitgeliefert werden, dass die Originaltreue erhalten bleibt.

PDF/A und XPS

Der Gesetzgeber schreibt kein Format vor, sondern beschreibt nur die Anforderungen der Steuerprüfer. So dreht sich die Formatdiskussion um das plattformunabhängige PDF/A (A steht für Archiving) sowie um das Microsoft-eigene Archivierungsformat XPS, dem PDF-Konkurrenten. Aus Microsoft Office lässt sich inzwischen nach der Installation entsprechender Plug-Ins in beiden Formaten speichern.

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