Datenqualifizierung ist essentielle Grundlage der Datenpflege

Die tausend Fallen der Adressdatenpflege – und wie man sie umgeht

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Software-Module bieten verschiedene Korrektur-Funktionen

Um die Datenbankpflege so weit wie möglich zu vereinfachen, bieten sich professionelle Services oder serverbasierte Softwarelösungen an. Diese sollten möglichst genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein, damit sich die Investition auch lohnt. Hier ist einerseits die Benutzerfreundlichkeit wichtig, damit kein zusätzlicher Aufwand entsteht. Die Datenqualifizierung sollte so weit wie möglich automatisch passieren und die Software eine hohe Fehlertoleranz haben. Andererseits zählt natürlich die hohe Qualität und Aktualität der Referenzdaten.

Beispielsweise bietet der TVG Verlag die Software AdressExpert an, die in Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Exorbyte entstand. Der TVG Verlag ist als Herausgeber von Telefon- und Adressverzeichnissen wie Das Telefonbuch und Das Örtliche auf die Aufbereitung von großen Datenmengen spezialisiert und unterstützt deshalb auch Unternehmen bei der Datenqualifizierung. AdressExpert besteht aus verschiedenen Korrektur-Modulen, die sich je nach Bedarf zusammenstellen lassen.

Eine wichtige Basisfunktion für die Datenpflege ist der Abgleich mit postalischen Daten. AdressExpert korrigiert mit dem Modul Post zum Beispiel falsche Straßennamen und Postleitzahlen. Um hier für möglichst aktuelle Daten zu sorgen, kooperiert der TVG Verlag mit der Deutschen Post Direkt, deren Verzeichnis Datafactory Streetcode für die Datenkorrektur mittels AdressExpert als Basis dient.

Bereinigung von Dubletten

Über einen Dublettenabgleich lassen sich doppelte Datensätze entfernen beziehungsweise zusammenführen. (Archiv: Vogel Business Media)

Ein zweites Modul ist auf das Aufspüren und Bereinigen von Dubletten, das heißt mehrfach vorhandenen Kontakten, ausgelegt. Diese lassen die Adressdatenbank „wuchern“ und verursachen unter Umständen Fehler und Missverständnisse, da Informationen nicht zentral gespeichert sind und in manchen Datensätzen fehlen. Zudem entstehen den Unternehmen erhebliche Streuverluste, wenn mehrere Mailings an den gleichen Kunden verschickt werden. Über einen Dublettenabgleich lassen sich doppelte Datensätze entfernen beziehungsweise zusammenführen.

Ein weiteres Modul der Software hilft dabei, Festnetz-Telefonnummern, Mobilfunknummern sowie Faxnummern zu korrigieren und zu ergänzen, damit auch dort kein unnötiger Rechercheaufwand entsteht.

Um bei der Datenqualifizierung auch aktuelle Umzugsdaten zu berücksichtigen, können Unternehmen AdressExpert Move nutzen. Hierfür hat der Hersteller das Tool smartUPDATE der Firma SAZ lizenziert, mit dessen Unterstützung auch AdressExpert auf eine Vielzahl an Quellen für Umzugsdaten zurückgreift. Ein weiteres Modul der Software kümmert sich speziell um den Abgleich mit Sterbedaten. Die Grundlage hierfür liefert ein Datenpool, der sich aus Nachsendeverfahren, Einwohnermeldeamtsanfragen sowie mehr als 400 Tageszeitungen und Kirchenblättern generiert.

Sonderfall: Werbeverweigerer berücksichtigen

Zur Imagepflege in Firmen kommt ein wichtiger Aspekt hinzu: Wenn Briefempfänger den Wunsch äußern, keine Werbung mehr erhalten zu wollen, sollten insbesondere werbetreibende Unternehmen dies berücksichtigen. Ansonsten erwecken sie bei Empfängern leicht den Eindruck, dass sie Kundenwünsche nicht respektieren oder nachlässig bei der Datenbankpflege sind.

Damit Firmen überhaupt die Chance haben, diesem Wunsch nachzukommen, gibt es die so genannten Robinsonlisten, in denen Werbeverweigerer sich eintragen lassen können (siehe Kasten). Damit die Robinsonlisten nicht mühsam Eintrag für Eintrag mit der eigenen Adressdatenbank abgeglichen werden müssen, können Firmen auch hier die Hilfe von Software-Tools in Anspruch nehmen. AdressExpert bietet hierfür das Modul AdressExpert Robinson an, welches die Werbeverweigerer aus den Briefempfängern aussortiert.

Empfänger bleiben mithilfe solcher Lösungen also von unerwünschter Post verschont, das positive Image des Unternehmens bleibt gewahrt. Dies ist eines der Ziele bei der Adressdatenpflege. Ebenso wichtig ist jedoch das Einsparen von wertvoller Arbeitszeit sowie von Material- und Versandkosten für überflüssige Mailings.

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