HP RISS – E-Mail-Suchmaschine mit vielen Hertzen Teil 2

E-Mail-Archivierung aus einem Guss

04.12.2007 | Autor / Redakteur: Hartmut Wiehr / Nico Litzel

HP Riss (Reference Information Storage System) ist eine integrierte Gesamtlösung, hier am Beispiel einer E-Mail-Unternehmenslösung.
HP Riss (Reference Information Storage System) ist eine integrierte Gesamtlösung, hier am Beispiel einer E-Mail-Unternehmenslösung.

Über RISS, das Reference Information Storage System, ist das IT-Team von ebm-papst eher zufällig bei einem Besuch von Hewlett-Packard (HP) in Böblingen gestolpert. Nach der Vorstellung der Funktionen waren sich die IT-Verantwortlichen sicher, nun die lang gewünschte Alternative gefunden zu haben.

Natürlich musste die spontan geäußerte Begeisterung erst einmal einen Praxistest und eine Kostenprüfung bestehen. Im Vordergrund standen zwar Kriterien wie Funktionen und der Preis des Produktes. Es galt aber auch, den Einstieg in ein grundsätzlich andersartiges Speicherkonzept zu bewerten, da HP bei RISS eine modulare Server-/Speichertechnik einsetzt, die mit Standardkomponenten eine Grid-Struktur aufbaut.

Im Unterschied zur vorherigen Praxis kann das manuelle Einsortieren der E-Mails und Scan-Dateien weit gehend entfallen, und das Suchen von Informationen im Archiv wird schneller und einfacher.

Aus den Erfahrungen dieser beiden Abteilungen leitete die IT-Abteilung eine Sammlung von Vorteilen auf der Funktionalitätsebene von RISS ab, die schließlich zu der Kaufentscheidung führten (siehe Kasten „Was ein E-Mail-Archivsystem alles können sollte“ in der Bildergalerie).

Die nächste Entscheidungsebene betraf die Kosten: Aufgrund der langjährigen Geschäftsbeziehungen mit HP konnte ein für ebm-papst günstiger Mietvertrag mit vertretbaren Monatsraten abgeschlossen werden. Entgegen der sonstigen Unternehmenspraxis akzeptierte Eberbach mit 60 Monaten eine längere Vertragslaufzeit als üblich. Diese einseitige Herstellerbindung zielt von Kundenseite darauf ab, das technologische Risiko der RISS-Einführung zu mindern. Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses war es offensichtlich, dass man zu den Early Adopters der neuen HP-Lösung gehörte, die ansonsten vom Markt eher zögerlich angenommen wurde.

Grid-Architektur war nicht kaufentscheidend

Während sich HP jahrelang bemühte, auf Messen und Roadshows potenzielle Kunden, Analysten und Fachjournalisten mit den technologischen Besonderheiten von RISS zu beeindrucken, spielte das bei ebm-papst nur eine untergeordnete Rolle. Die Grid-Architektur und die redundanten Speicherzellen, die HP bei den 2001 von Persist eingekauften Storage-Geräten einsetzt, finden sich in der Argumentation der IT-Abteilung nur unter ferner liefen. Die damit erreichte Funktionalität steht eindeutig im Vordergrund, vergleichbar etwa zum Einkauf eines Lkws, bei dem technische Details wie Motor oder Federung nur im Zusammenhang mit der damit zu erzielenden Transportleistung interessieren.

Redundanz, Skalierbarkeit und Performance

Laufen muss die Maschinerie natürlich schon, weshalb Eberbach besonders auf die Ausfallsicherheit des Systems achtete: Wesentliche Komponenten sind redundant ausgelegt. Die Erweiterbarkeit und Performance von RISS spielten ebenfalls eine Rolle. Jedes Speichermodul hat eine CPU für sich, und die vorgelagerte Lastverteilung sorgt dafür, dass Suchanfragen auf alle Speicherknoten verteilt werden.

Mit diesem Konzept erhalten RISS-Anwender blitzschnelle Suchergebnisse selbst bei Archiven, die viele Terabyte umfassen. Ein weiteres Argument bestand in der Kombination aus Hardware- und Softwarefunktionen bei RISS, was zum Zeitpunkt der Ausschreibung 2005 laut Eberbach ein Alleinstellungsmerkmal von HP war.

Zukunftssicherheit?

Die einzige Unsicherheit beim Erwerb von RISS besteht derzeit auf Kundenseite darin, ob es die Lösung wirklich noch in 15 oder 20 Jahren geben wird – das sind die Zeiträume, die bei der Archivierung der Firmenunterlagen und möglicher Kundenanforderungen beachtet werden müssen. So lange möchte sich HP offenbar nicht festlegen, zumal die erwarteten Umsätze mit RISS bisher nicht eingetreten sind. HP hat jetzt selbst die hohen Verkaufspreise als Teil des Problems erkannt und bietet seit kurzem günstigere Einstiegslösungen mit zum Teil weniger Redundanzbausteinen an.

Migration

Die Sorge über ein mögliches Auslaufen der RISS-Architektur ist zwar nicht von der Hand zu weisen, andererseits ist das System aber keine Blackbox. Die Daten können technisch betrachtet natürlich auf ein anderes Speicher- oder Archivsystem migriert werden. Für Eberbach ist diese Debatte aber zu speziell. Er stellt sich hier die prinzipielle Frage, wie zukunftstauglich die heutige Hardware und Software generell sind – auch bei SAP könne das niemand voraussagen. Ein gewisser Fatalismus – oder Pragmatismus – ist hier nicht zu überhören.

Andererseits gibt der IT-Leiter zu bedenken, dass ihm die Haltbarkeits- und Migrationsproblematik nicht so sehr zu schaffen macht, da man die eh schon redundanten RISS-Systeme seit einiger Zeit zusätzlich noch im Cluster-Betrieb fährt. Aufgrund der Grid-Architektur von RISS mit standardisierten kleineren Modulen, so wie sie ursprünglich von Persist entwickelt wurde, besteht ein hoher Grad an Austauschbarkeit der Platten, wenn sie ihren Lebens- respektive Abschreibungszyklus überschritten haben. Und eine Migration lässt sich so schneller bewerkstelligen beziehungsweise in Teiloperationen aufspalten.

Wo Licht ist, ist auch Schatten

Überlaufende Postfächer gehören dank RISS der Vergangenheit an, ebenso der Mangel an adäquaten Suchmöglichkeiten in den ausgelagerten Dateien. Wobei mit RISS nicht einmal das Limit der Postfächer, das für heutige Zeiten mit 40 oder 80 Megabyte sehr niedrig angesetzt ist, aufgeweicht werden musste. Eberbach: „Mit RISS leistet sich ebm-papst den Luxus einer Online-Auslagerung beziehungsweise -Archivierung. Die Mitarbeiter sind zufrieden aufgrund des Vergleichs mit der früheren Ixos-Lösung und ihren durch das Robotersystem verursachten langwierigen Suchanfragen.“

Eberbach gibt sich zufrieden: „Man merkt, dass das System gelebt wird. Manchmal habe ich jedoch die Befürchtung, die Mitarbeiter könnten denken, das sei nun die eierlegende Wollmilchsau. Da bin ich immer etwas vorsichtig. Deshalb rede ich auch schon länger mit HP darüber, ob wir eine Kopplung mit dem SAP-System hinbekommen und dann auch die E-Mails mit den Businessobjekten verknüpfen können.“ Für diese Vision gäbe es schon erste Konzepte – die Gespräche mit HP laufen noch.

Im Gespräch mit dem IT-Leiter fällt öfters der Hinweis, RISS sei ein „komplexes System“. Das möchte er nicht als direkte Kritik verstanden wissen, könnte aber doch als dezenter Hinweis darauf gedeutet werden, dass es zumindest bei der Implementierung des Systems gewisse Komplikationen gegeben hat. Alles andere wäre im Übrigen unglaubhaft, auch wenn offizielle Success Stories, wie sie auch von HP verbreitet werden, allzu gerne solch ein Bild verkaufen wollen.

Während der Einführungsphase waren HP-Techniker etwa vier Tage vor Ort im Unternehmen – eine relativ geringe Zeit. Später gab es bei einem Patch Probleme, doch konnte die IT-Abteilung von ebm-papst direkt zu einem HP-Labor in den USA Kontakt aufnehmen und so den Fehler beheben. Prinzipiell sei man, so meint Eberbach, eben so mittelständisch geprägt, dass man möglichst viel selbst beherrschen wolle.

Probleme bei der Datenübernahme

Auch bei der Datenübernahme aus dem Altsystem waren Probleme zu bewältigen. Die Daten des auf Ixos gestützten alten Archivierungssystems sollten eigentlich automatisch auf RISS migriert werden, was jedoch trotz verschiedener Anläufe und Zusagen des Herstellers nicht so klappte wie versprochen. Man behalf sich schließlich, indem man mit Hilfe einer Standardfunktion der Ixos-Software die Daten blockweise exportierte und danach konsolidierte: Nur so konnten sie anschließend manuell in das RISS-System eingespielt werden.

Die Ängste der zu Anfang durchaus skeptischen Vertriebsmitarbeiter bewahrheiteten sich nicht. Sie hatten befürchtet, nicht mehr auf die früher ausgelagerten E-Mails zugreifen zu können, was ihre Arbeit erheblich behindert hätte. Dem IT-Leiter Eberbach ist die Erleichterung darüber anzumerken, dass dieser Worst Case nicht eingetroffen ist.

Nach der obligatorischen Schulung für die Endanwender des Systems traten abermals Schwierigkeiten auf, die allerdings nichts mit der RISS-Technik zu tun hatten: Einige Mitarbeiter hielten sich nicht an die Vorgaben und fertigten aus Outlook riesige PST-Extrakte an, um ihre Daten zu „retten“. Nur dank einer Nachtschicht der Administratoren konnten diese Dateien wieder zurückgeholt werden.

Das Risiko hat sich gelohnt

Insgesamt, so bekennt Eberbach, sei man schon ein Risiko eingegangen. Man hatte zwar „alles aus einem Guss“ bei einem einzigen Hersteller eingekauft, doch das grundsätzliche Problem bestand darin, die Daten aus Exchange herauszunehmen. Die offene Frage war: Was wäre passiert, wenn der Zugriff unerwarteterweise nicht mehr auf normalem Weg, sondern nur über ein Restore oder sonstige Kunstgriffe möglich gewesen wäre? Eine gewisse Angst begleitete also durchaus die Einführungsphase.

Psychologische Sicherheit vermittelte jedoch die Erfahrung, dass sich HP schon öfter als stabiler Partner erwiesen hatte. Und das war auch diesmal der Fall. Eberbach verweist hier auf den Wert solcher langjährigen Partnerschaften, in denen sich ein wechselseitiges Geben und Nehmen entwickele, wodurch auftretende Probleme besser als in einer anonymen Geschäftsbeziehung gelöst werden könnten. Typisch Mittelstand eben, „typisch deutsch“ oder „typisch schwäbisch“.

Dieser Beitrag stammt aus der Oktober-/November-Ausgabe unseres Fachmagazins. Registrieren Sie sich jetzt auf Storage-Insider.de, und Sie erhalten zukünftig das TechTarget Magazin regelmäßig und kostenfrei.

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