Compliance zwischen Gesetzestreue und technischem Aufwand

E-Mail-Archivierung – der schmale Grat

20.03.2009 | Autor / Redakteur: Uwe Nelkel, Symantec / Nico Litzel

Viele Unternehmen archivieren trotz eindeutiger Rechtslage keine E-Mails. Das kann steuerliche Nachteile zur Folge haben.
Viele Unternehmen archivieren trotz eindeutiger Rechtslage keine E-Mails. Das kann steuerliche Nachteile zur Folge haben.

Längst zählen E-Mails zu den geschäftskritischen Anwendungen. Umso erstaunlicher ist es, dass IT-Verantwortliche die Archivierung der elektronischen Post oft nur halbherzig anpacken – trotz klarer gesetzlicher Maßgaben und effizienter Prozesse für das Wissensmanagement.

Ein Mausklick und schon ist eine E-Mail gelöscht – mit teils gravierenden Folgen. Viele Verantwortliche sind sich nicht darüber im Klaren, dass auch die elektronische Post rechtsverbindliche Verträge umfassen kann, Stichwort „Compliance“. Anders ausgedrückt: Auch digital versendete „Handelsbriefe“ – wie Juristen E-Mails nennen – müssen, ebenso wie Geschäftskorrespondenz in Papierform, revisionssicher gemäß den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung” (GoB) und den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) aufbewahrt werden.

Das Bundesfinanzministerium konkretisiert die Anforderungen an die Archivierung digitaler Unterlagen durch die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU). Demnach darf die Finanzverwaltung auf alle digitalen, steuerrelevanten Unternehmensdaten zugreifen. Unternehmen müssen auf Anfrage des Steuerprüfers ihre steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen.

Ein Gesetzestext, der es in sich hat: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie die Arbeitsanweisungen, die solche Dokumente erläutern, gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Belegen – auch im digitalen Format. Ähnliches gilt für den Bereich der Personalverwaltung sowie für Informationen über Überstunden, die heute ebenfalls häufig per E-Mail im Unternehmen kursieren.

Mitarbeiter haften nicht – der Chef schon

Je nach Inhalt legen dabei unterschiedliche Bestimmungen fest, wie lange Dokumente in welcher Form archiviert werden müssen. Die Crux: Mitarbeiter, die E-Mails auf eigene Faust als archivierungswürdig oder -unwürdig einordnen, handeln zwar grob fahrlässig, müssen allerdings nicht den Kopf hinhalten. Das Unternehmen haftet, schlimmstenfalls sogar der Chef persönlich.

Beim Geld hört der Spaß auf

Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung kann zu steuerlichen Nachteilen oder sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen – wie etwa einer Verfolgung wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO). Diese verschärften gesetzlichen Bestimmungen stellen in erster Linie kleinere und mittelständische Betriebe vor größere Herausforderungen. Dort fehlt es häufig an einer eigenen Steuer- oder Controlling-Abteilung, die sich mit dieser Thematik befassen könnte. Oft ist bereits unklar, was tatsächlich steuerrelevant ist und für eine Betriebsprüfung griffbereit liegen muss.

Weiter mit: E-Mail-Archivierungssysteme sorgen für Revisionssicherheit

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