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E-Mail-Archivierung auf Basis der technischen Richtlinie des BSI

E-Mail-Archivierung, die keine sein will

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Diese Richtlinie beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können. Berücksichtigt sind dabei die Verfügbarkeit und Lesbarkeit, Integrität, Beweiswerterhaltung von Signaturen und Zeitstempeln, die Authentizität sowie Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit. So versieht die UMA beispielsweise die durch sie „archivierten“ Dokumente täglich automatisch mit einem neuen Zeitstempel.

Vorteile der Lösung

Ein wesentlicher, zusätzlicher Aspekt zu den Compliance-Funktionen ist die Entlastung des vorhandenen Mailservers. Laut Hersteller lässt sich die Lösung in jede IT-Infrastruktur integrieren, da sie in verschiedenen Modi betrieben werden kann: als transparente Bridge, im Hub-Modus als Server im Netzwerk und im Forward-Modus, wo sie zwischen Firewall oder Router und dem Mailserver geschaltet ist. Schließlich kann das Unified Mail Archive auch in der Cloud und in virtuellen Umgebungen betrieben werden.

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Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können Anwender eine volltextindizierte Suche für Mails und deren Anhänge anstoßen. Die Easy-Restore-Funktion sorgt für eine einfache Wiederherstellung versehentlich oder vorsätzlich gelöschter Nachrichten. Archivierte E-Mails können im E-Mail-Client per Drag & Drop oder über das Webinterface vom Archiv ins User-Postfach rekonstruiert werden. Der Supervisor Mode stellt nach dem Vier-Augen-Prinzip sicher, dass Auditoren beim Zugang zum Archiv die gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzrichtlinien einhalten. Nur so können Nachrichten über einen Autorisierungs-mechanismus gezielt gelöscht werden.

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