Archivierungslösungen

Effizientes E-Mail-Management spart Kosten

30.05.2007 | Autor / Redakteur: Frank Bunn / Nico Litzel

Der Autor: Frank Bunn ist Senior Solutions Marketing Manager EMEA bei Symantec.
Der Autor: Frank Bunn ist Senior Solutions Marketing Manager EMEA bei Symantec.

Die E-Mail ist zu einem zentralen Kommunikationsinstrument geworden, sei es zur Abwicklung weltweiter Geschäftskorrespondenz oder zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Dementsprechend wachsen der Administrationsaufwand und der benötigte Speicherplatz rasant. Das verursacht wiederum signifikant steigende Kosten für Personal, Speicherplatz und andere Administrations-Ressourcen. Eine Möglichkeit, dieser Entwicklung entgegenzuwirken, ist der Einsatz von E-Mail-Archivierungssystemen.

Grundlegendes Problem bei der Verwaltung und Speicherung von E-Mails ist die unterschiedliche Bedeutung der Inhalte für das Unternehmen. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist IT-Compliance, die nämlich nur dann gewährleistet werden kann, wenn Daten in Form von E-Mails oder Anhängen auf Knopfdruck aufzufinden und wiederherzustellen sind.

Die Art der in Unternehmen erstellten Daten reichen vom Konzept für die Geschäftsstrategie über die standardisierte Beantwortung von Kundenanfragen bis zu Terminabsprachen für das nächste Arbeitsessen. Dementsprechend genügt es nicht, alle Mails einfach in ein Archiv zu schreiben und dort pauschal nach einer festgelegten Zeitspanne zu löschen. Es ist vielmehr eine inhaltliche Klassifizierung nötig, die die jeweils angemessene Speicherung, Verschlüsselung, Archivierung oder Benutzerfreigabe jeder E-Mail ermöglicht. So ist die Terminabsprache unmittelbar nach dem Essen obsolet und kann sofort gelöscht werden, die per Mail verschickte Rechnung über eine gelieferte Ware gehört jedoch zu den Buchhaltungsunterlagen und muss mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Das Dokument mit wichtigen Geschäftsentscheidungen ist dagegen vertraulich, nur für die Geschäftsführung bestimmt und muss zudem ebenfalls über einen längeren Zeitraum archiviert werden.

Das Stichwort, unter dem diese intelligente Verwaltung zusammengefasst wird, ist „Intelligent Lifecycle Management“ (ILM). Es besagt, dass ein wirksames Archivierungssystem für E-Mails bereits im Moment der Entstehung des jeweiligen Dokuments vorhanden sein muss, um die neu geschaffenen Daten zu klassifizieren und die angemessene Speicherform festzulegen. Je nach Unternehmen muss es zudem in der Lage sein, individuelle Klassifizierungen anzubieten, und es sollte mit bestehenden Content-Management-Systemen kompatibel sein.

Unterschiedliche Klassifizierungsmethoden

Die größte Herausforderung bei der intelligenten Handhabung von Mails ist also die Einordnung der Inhalte und die Definition der passenden Speichertechnologie. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Ansätze, diese Aufgabenstellung zu lösen: Einerseits kann man die Klassifizierung durch den Benutzer und andererseits automatisch durchführen lassen.

Die manuelle Einordnung erfordert im Normalfall einen hohen Arbeitsaufwand durch den Benutzer: Bei Erstellung der Mail muss er zum Beispiel einen Ordner auswählen, in dem sie abgelegt wird, oder er muss ein Plug-in für das Mail-Programm benutzen, um ein Formular mit Metadaten auszufüllen.

Ein intelligentes Archivierungssystem, wie etwa Symantec Enterprise Vault, sollte dem Benutzer an dieser Stelle viele der Arbeitsschritte abnehmen, indem es feststellt, wann eine Mail aufgrund des Inhalts überhaupt klassifiziert werden muss und dann eine Reihe vordefinierter Kategorien anbietet, die per Mausklick zugeordnet werden können.

Die automatische Klassifizierung benutzt dagegen eine Reihe von Methoden, um die Rolle des Benutzers und den Inhalt der Mail zu klassifizieren. So bietet zum Beispiel der Empfänger und dessen Benutzergruppe einen ersten Hinweis darauf, wie wichtig ein Schreiben voraussichtlich sein wird. Eine weitere Möglichkeit ist die Überprüfung des Inhalts auf bestimmte Redewendungen und Schlüsselwörter, um eine Einstufung vorzunehmen. Das Archivierungssystem muss dabei eine genaue Definition der gewünschten Schlüsselbegriffe zulassen und eine flexible Zuordnung der zugehörigen Mail-Kategorien ermöglichen. So werden E-Mails korrekt gespeichert, verschlüsselt und archiviert, ohne dass der Benutzer etwas davon merkt.

Eingliederung in bestehende Archivierungssysteme

Um eine umfassende Archivierungspolitik für alle im Unternehmen anfallenden Dokumente realisieren zu können, sollte sich das Mail-Archivierungssystem nahtlos in ein bestehendes Enterprise-Content-Management-System (ECM) eingliedern lassen. Jeder klassifizierten und gespeicherten Mail wird dabei ein „Referenzobjekt“ im ECM-System zugeordnet, das beispielsweise einer unternehmensweiten Datensicherungsrichtlinie unterliegt. Die Archivierung, Löschung oder Auslagerung auf Bänder wird nach den Vorgaben durchgeführt, die für das Referenzobjekt zutreffen.

Die Suche nach archivierten Mails und deren Wiederherstellung erfolgt wiederum schnell und bequem über die Oberfläche des ECM-Systems. So wird eine Speicherung und Datensicherung erreicht, die den definierten Vorgaben entspricht.

Kosten sparen durch intelligente Archivierung

Die intelligente Archivierung von E-Mails hilft, auf verschiedenen Wegen Kosten einzusparen: Durch den Wegfall der Speicherung unwichtiger Mails werden auf effektive Weise Kapazitäten eingespart, die die Anschaffung, Administration und ständige Energieversorgung von zusätzlichen Festplatten-Arrays oft überflüssig macht. Auch die Backup- und Wiederherstellungszeiten für Exchange- und Dateiserver werden stark reduziert und nehmen die Infrastruktur, wie das Netzwerk, weniger in Anspruch. Zudem nimmt ein derartiges System der IT-Administration die Arbeit ab, selbst für die Klassifizierung und Verwaltung der anfallenden Mails zu sorgen, damit sie sich kritischeren Themen zuwenden kann.

Das gilt auch für den Fall, dass eine wichtige Mail aus dem Archiv gesucht und wieder hergestellt werden muss, denn das kann der Anwender mit der richtigen Archivierungslösung selbst vornehmen.

Fazit

Kaum ein Unternehmen, das den Stellenwert von E-Mail als essenzielles Kommunikationsmedium erkannt hat, kann es sich leisten, auf eine intelligente Mail-Archivierung und -Verwaltung zu verzichten.

Kommentare werden geladen....

Was meinen Sie zu diesem Thema?

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 2005075 / E-Mail)