Recovery-Tool für Exchange und Sharepoint im Praxistest, Teil 1 Einzelne Mails und Sharepoint-Dateien mit Ontrack PowerControls 6.0 wiederherstellen

Autor / Redakteur: Dr. Götz Güttich / Nico Litzel

Zu den wichtigsten Aufgaben eines Administrators im Windows-Umfeld gehört es, die auf Exchange- und Sharepoint-Servern gespeicherten Mail- und Portal-Daten für die Mitarbeiter stets verfügbar zu halten. Allerdings reichen Backups hier nicht aus, da diese für gewöhnlich ungeeignet sind, einzelne Mails, Postfächer oder Sharepoint-Dateien wieder herzustellen. Für das Recovery einzelner Komponenten braucht man ein anderes Tool, etwa die Mailbox Recovery Software PowerControls 6.0 von Kroll Ontrack.

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Die Mailbox Recovery Software PowerControls 6.0 von Kroll Ontrack besteht aus den zwei Komponenten Ontrack PowerControls für Exchange und Ontrack PowerControls für Sharepoint.
Die Mailbox Recovery Software PowerControls 6.0 von Kroll Ontrack besteht aus den zwei Komponenten Ontrack PowerControls für Exchange und Ontrack PowerControls für Sharepoint.
( Archiv: Vogel Business Media )

Kroll Ontracks Tool Ontrack PowerControls 6.0 besteht aus den zwei Komponenten Ontrack PowerControls für Exchange und Ontrack PowerControls für Sharepoint. Beide Komponenten werden zusammen im Bundle als ein Produkt angeboten. Im Test haben wir die Exchange-Version zum Wiederherstellen von Mail-Daten auf einem Exchange-2010-Server und zum Migrieren von Mail von einem Exchange-2007-Server auf Exchange 2010 verwendet. Dazu haben wir mit einer Domäne gearbeitet, in der sowohl ein Exchange-2007- als auch ein Exchange-2010-Server aktiv waren.

Unsere Exchange-Daten wurden mithilfe des Backup-Programms Backup Exec von Symantec gesichert. Zum Test der Sharepoint-Komponente der Software setzten wir einen Sharepoint-2007-Server ein, dessen Daten wir mithilfe des integrierten Backup-Tools gesichert hatten. Die Art der Datensicherung ist wichtig, da sich die PowerControls alle wiederherzustellenden Informationen aus den Backups holen.

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In der Praxis sieht es so aus, dass die Backup-Software zunächst wie üblich Backup-Sets der Serverdaten erstellt. Die Ontrack PowerControls arbeiten mit folgenden Backup-Lösungen zusammen: CA Arcserve Backup, Commvault Galaxy Backup and Recovery, HP Storage Data Protector, IBM Tivoli Storage Manager, EMC Networker, native Sharepoint Backups, NT Backup, Symantec Backup Exec, Ultrabac und Symantec Netbackup.

Die Integrität von Backups bleibt erhalten

Die von diesen Backup-Produkten erstellten Sicherungen eignen sich als Datenquellen für die Ontrack PowerControls, die nur lesend auf die Backup-Sets zugreifen. Damit stellt Kroll Ontrack sicher, dass die Integrität der Backups unangetastet bleibt. Sobald die Daten aus den Backup-Sets ausgelesen wurden, machen die Ontrack PowerControls sie über ein Verwaltungsinterface zugänglich und ermöglichen es dann den Administratoren, sie in ein laufendes Produktivsystem zurückzuspielen.

Im Fall von Exchange sind auch andere Ziele als ein Exchange Server möglich, beispielsweise eine PST-Datei oder ein sogenannter Content Analysis Store, der von der Exchange-Umgebung völlig unabhängig ist (zu diesem später mehr). Die Ontrack PowerControls für Exchange können außerdem EDB- und Information-Store-Dateien direkt lesen. Zum Weiterverarbeiten der darin enthaltenen Informationen wird also kein laufendes Exchange-System benötigt.

Der von Kroll Ontrack verwendete Ansatz, das Quellsystem unangetastet zu lassen und nur lesend mit den Backup-Dateien zu arbeiten, erscheint uns sehr sinnvoll. Er garantiert nämlich, dass niemand die bestehenden Produktivsysteme modifizieren muss und dass folglich keine Änderungen an den existierenden Exchange- und Sharepoint-Umgebungen erforderlich sind.

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Auch für die Datenanalyse und -migration geeignet

Die Ontrack PowerControls eignen sich im praktischen Einsatz übrigens nicht nur zum Wiederherstellen von Daten, sondern auch zum Durchsuchen und Analysieren der Datenbestände. Da die Zielserver mit den Quellservern nicht identisch sein müssen, können die Tools auch zur Migration von Daten, wie wir sie im Test von Exchange 2007 zu Exchange 2010 durchgeführt haben, zum Einsatz kommen.

Darüber hinaus wird durch die Exchange-Version der Tools ein Single-Mailbox-Backup überflüssig, was Zeit und Arbeitsaufwand spart. Die Lösung ist außerdem nach Herstellerangaben in der Lage, auf inkonsistente Datenbanken zuzugreifen, die Exchange selbst nicht mehr lesen kann. Die Ontrack PowerControls lassen sich also sehr leistungsfähig und flexibel einsetzen.

Wo sollte das Tool installiert werden?

Vor dem Setup der Ontrack PowerControls 6.0 müssen sich die zuständigen Mitarbeiter ein paar Gedanken darüber machen, wo das Produkt eingespielt werden soll. Die Software muss auf einem Rechner laufen, der Domänenmitglied ist, sonst kann diese die Exchange-Server des Unternehmens nicht öffnen. Außerdem muss ein Benutzer zum Einsatz kommen, der über die Berechtigung verfügt, auf die Exchange-Konten zuzugreifen.

Letzteres spielt nur dann eine Rolle, wenn als Restore-Ziel ein ganzer Exchange-Server Verwendung findet und nicht ein einzelnes Postfach. Schreibzugriffe auf einzelne Postfächer lassen sich auch einfach durch die Eingabe des dazugehörigen Passworts realisieren. Im Test installierten wir das Produkt unter einem Domänenadministratorkonto auf einem Windows Server 2003 R2 mit Service Pack 2, der Mitglied unserer Testdomäne war. Der Domain Controller lief unter Windows Server 2008 R2, das Gleiche gilt für den Exchange-2010-Server.

Der Exchange-2007-Server arbeitete auf Basis von Windows Server 2008 und der Sharepoint-2007-Server verwendete – wie die Kroll Ontrack Software – einen Windows Server 2003 R2 mit Service Pack 2 als Betriebssystem. Es sind auch andere Konfigurationen denkbar: Die Ontrack PowerControls unterstützen neben dem Windows Server 2003 auch alle anderen aktuellen Windows-Versionen von Windows XP bis hin zu Windows 7.

Erste Schritte

Die Installation der Software läuft – wie unter Windows üblich – mithilfe eines Wizards ab. Dieser zeigt Lizenzinformationen an, fragt nach dem Benutzernamen und dem Unternehmen, in dem das Produkt zum Einsatz kommt, und möchte außerdem den Zielordner wissen. Danach haben die Administratoren die Option, die einzuspielenden Komponenten zu selektieren, also die Ontrack PowerControls für Exchange und Sharepoint sowie den „Extract Wizard“, der die Aufgabe übernimmt, die wiederherzustellenden Daten aus den diversen Backup-Sets zu extrahieren und den Ontrack PowerControls zum Weiterverarbeiten zur Verfügung zu stellen. Im Test installierten wir alle vorhandenen Komponenten.

Sobald die Setup-Routine abgeschlossen wurde, können die zuständigen Mitarbeiter die Software starten. Sie weist jetzt darauf hin, dass es für den Betrieb erforderlich ist, die Lizenzdatei, die der Hersteller bereitgestellt hat, in den Programmordner zu kopieren. Wenn dieser Schritt erledigt wurde, steht das System für den alltäglichen Einsatz zur Verfügung. Die Ontrack PowerControls für Exchange setzen allerdings zusätzlich noch die Existenz einer Outlook-Installation auf dem verwendeten System voraus, diese Software war bei uns aber bereits von vornherein vorhanden. Im Test verwendeten wir übrigens Outlook 2007.

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Ontrack PowerControls für Exchange

Wenden wir uns nun den Ontrack PowerControls für Exchange zu. Diese Lösung ist dazu in der Lage, sowohl komplette Mailboxen und Ordner als auch einzelne Nachrichten wieder herzustellen. Das Gleiche gilt für öffentliche Ordner, Anhänge, Kontakte, Kalendereinträge, Datenbankeinträge und E-Mail-Elemente aus den Ordnern „Persönliches Archiv“ oder „Wiederherstellbare Elemente“ in Exchange 2010.

Bevor wir die Lösung zum ersten Mal aufriefen, verwendeten wir den Extract Wizard, um aus der Backup-Exec-Datensicherung unseres Exchange-2007-Servers die Nutzdaten zu extrahieren. Sobald dieser Schritt durchgeführt worden war, starteten wir die Exchange-Version der Ontrack PowerControls.

Quell-Dateien und Target definieren

Nach dem Aufruf der Software erscheint zunächst der Data Wizard, der es den Administratoren ermöglicht, die Quell-Dateien und das Ziel des Recovery- oder Migrationsvorgangs festzulegen. Ihm gaben wir als Quelle die zuvor mit dem Extract Wizard erzeugten Dateien an und generierten als Ziel zunächst einmal eine neue PST-Datei, um uns mit dem Funktionsumfang des Produkts vertraut zu machen.

Sobald die Quell- und Zieldateien geöffnet sind, erscheinen die darin enthaltenen Daten in zwei übereinander angeordneten Fenstern im Arbeitsbereich. Hier haben die Administratoren nun unter anderem die Option, Daten vom Quell- zum Zielsystem zu kopieren, bei Bedarf sogar per Copy and Paste. Baumstrukturen auf der linken Seite geben jeweils Aufschluss über den Aufbau der Quell- und Zieldateien und zeigen beispielsweise die Postfächer, Kontaktdaten, Posteingänge, Kalendereinträge etc. Falls die entsprechende Funktion freigegeben wurde, ist es auch möglich, über eine Preview-Ansicht die Mailinhalte anzusehen.

Die von Ontrack PowerControls für Exchange bereitgestellten Funktionen sind über eine Menüstruktur zugänglich. Mit dieser haben die zuständigen Mitarbeiter die Möglichkeit, Quell- und Zieldateien zu öffnen, Zieldateien (also Content Analysis Stores und PST-Files) anzulegen und den Data Wizard nochmals aufzurufen. Darüber hinaus stellt die Menüzeile Befehle wie Copy, Paste, Delete und Rename zur Verfügung. Die am meisten benötigten Funktionen (wie eben Copy und Paste) lassen sich auch über eine Icon-Leiste am oberen Bildschirmrand aufrufen.

An die eigenen Bedürfnisse anpassen

Für unseren Test interessanter ist der Menüpunkt „Preferences“, denn hier haben die IT-Mitarbeiter die Möglichkeit, die Software an ihre Bedürfnisse anzupassen. So stellen sie beispielsweise ein, ob der Data Wizard bei jedem Programmstart laufen soll, ob das System während Search-Vorgängen nach doppelt vorhandenen Nachrichten sucht, ob es Mailboxen automatisch anlegt und ob es Warnungen ausgibt, wenn Log-Dateien nicht gefunden werden oder der Anwender versucht, einen Exchange Server zu öffnen, obwohl zuvor bereits ein anderer mit dem Tool verbunden wurde.

Unter „Security“ legen die Administratoren schließlich fest, ob eine Vorschau auf die Nachrichten erlaubt ist, ob die Software die wiederherstellbaren Elemente von Exchange 2010 anzeigt und ob BCC-Felder beim Durchsuchen oder Wiederherstellen von Nachrichten berücksichtigt werden.

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Daten in die Formate MSG oder TXT exportieren

Abgesehen von den bereits genannten Funktionen ist es auch noch möglich, die Daten in den Formaten MSG oder TXT zu exportieren, einen Integritätscheck der Quelle durchzuführen und Reports zu erzeugen. Die Berichte lassen sich für EDB-, PST- und CAS-Dateien (Content Analysis Store) erzeugen. Sie enthalten zum Beispiel Statistiken zu Domänen und Attachments sowie zu Nachrichten sortiert nach Zeitraum, Datenbank und Mailbox.

Die IT-Mitarbeiter können außerdem Nachrichten in Wiederherstellbare-Elemente-Ordnern jederzeit in ihren Bericht mit aufnehmen. Der Datenbank- und der Mailboxreport umfassen unter anderem die Zahl der Nachrichten, die Größe der Mails und die Größe der Anlagen, während der Anlagenreport Aufschluss über die Art der Dateierweiterungen und Ähnliches gibt.

Attachments in Tabellenform und Konversationsverlauf

Darüber hinaus lassen sich Nachrichten und Attachments in Tabellenform anzeigen und eine „Conversation View“ zeigt die Mails mit den darauf folgenden Antworten als Konversationsverlauf. Die drei genannten Ansichten sorgen für eine verbesserte Übersicht und vereinfachen die Arbeit mit vielen Mails. Besonders leistungsfähig ist die Suchfunktion: Sie ermöglicht gleichermaßen das Durchsuchen von Ordnern und vorherigen Suchergebnissen. Die Administratoren können dabei nach Worten suchen oder Worte ausschließen und den Nachrichtenbetreff, den Textbody, den Dateinamen der Anlagen oder den Inhalt der Attachments durchsuchen.

Außerdem stehen noch Optionen zum Suchen nach bestimmten Empfängern und Absendern sowie nach Nachrichten, die zu bestimmten Zeiträumen versendet worden sind, zur Verfügung. Mit der genannten Suchfunktion führen die Administratoren bei Bedarf auch Suchvorgänge über alle Mailboxen hinweg durch. Die gefundenen Mails lassen sich jederzeit selektieren und exportieren. Damit besteht die Option, versehentlich gelöschte Mails und Ordner innerhalb von Minuten zu finden und wieder herzustellen. Im Test traten dabei keine Probleme auf.

Am Montag im zweiten Teil: Suchvorgänge mit dem Content Analysis Store automatisieren und Ontrack PowerControls für Sharepoint im Test

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