E-Mail statt Einschreiben Elektronische Nachrichten rechtssicher versenden

Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Compliance-konformes E-Mail-Management ist derzeit eines der Top-Themen. CIOs denken da zunächst an die Eingangspost. Doch auch beim Versand kaufmännisch relevanter Dokumente muss sich ein Unternehmen über eine lückenlose Dokumentation und die rechtssichere Aufbewahrung Gedanken machen. Hier bietet der elektronische Notariatsservice eWitness Unterstützung – ein System zur nachweisbaren Durchführung von Online-Transaktionen, mit dem notariell autorisierte elektronische Urkunden im PDF/A-Format erzeugt werden.

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eWitness: Beispiel einer Empfangsbestätigung
eWitness: Beispiel einer Empfangsbestätigung
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Vielzahl von Beweispflichten, die Unternehmen heute beachten müssen, lassen sich auf digitalem Wege kaum oder nur noch unzureichend erfüllen. Viele weichen daher auf traditionelle und teure Verfahren aus wie zum Beispiel den eingeschriebenen Brief. Abhilfe schafft hier der eWitness-Dienst, der gleichsam als „elektronisches Einschreiben mit Rückschein“ funktioniert. Einziger Unterschied: eWitness weist nicht nur die Zustellung einer E-Mail nach, sondern auch deren Inhalt.

Unternehmen, die eWitness einsetzen möchten, benötigen einen ihm zugeordneten und gleichfalls an das System angeschlossenen Notar. Ein gewöhnlicher E-Mail- oder FTP-Client, wie zum Beispiel Outlook oder Perfect-FTP, reicht aus, es muss nur noch ein Plug`n`Play-Kommunikationsserver installiert werden. E-Mails sendet der Anwender anschließend an die eWitness-Server des Notars. Die Kommunikation läuft Hardware-verschlüsselt ab mit Security-Boxen aufseiten des Kunden wie des Notars, sodass die Transaktion von außen nicht sichtbar ist.

Eingangsbestätigung per E-Mail

Der Absender erhält zu jeder Transaktion sofort eine qualifiziert signierte Eingangsbestätigung per E-Mail, die mit dem jeweiligen Dokument durch einen verschlüsselten Code verbunden ist. Sie enthält alle wesentlichen Transaktionsdaten: Den genauen Zeitpunkt des Versandes hält dieses Protokoll ebenso fest wie Absender, Empfänger und einen „Fingerabdruck“ des Inhalts. Die Daten werden dann über den eWitness-Server an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Weiter mit: Ein Notar und eine qualifizierte Signatur sind ein starker Beweis

Ein Notar und eine qualifizierte Signatur sind ein starker Beweis

Aufgrund der gesetzeskonformen qualifizierten Signatur und der Autorisierung durch einen Notar stellt die Bestätigungs-E-Mail einen starken Beweis des Versandes und der Zustellung dar. Durch die Hash-Werte sowie die Protokollierung aller Transaktionen sind nachträgliche, versteckte Veränderungen der übersendeten Daten nicht mehr möglich.

Manipulationsversuchen wird so ein Riegel vorgeschoben. Zum Tagesabschluss signiert der Notar zusätzlich die „Urkundenrolle“, die alle Transaktionen des Tages enthält, mit seiner eigenen Chipkarte. Eine solche Signaturkarte, mit der sie sich gegenüber dem Trustcenter ausweisen, setzen bundesweit alle Notare ein.

Das System eignet sich für jedes Unternehmen, das auf elektronische Einschreiben mit Rückschein umsteigen möchte. Etwa für Versicherungen, die damit ihre Verträge kostengünstig und vor allem rechtssicher an ihre Kunden über das Internet versenden können. Aber beispielsweise auch Energieversorgungs- und Telekommunikationsunternehmen können sich die neue Rechtssicherheit im Internet zunutze machen und mit eWitness den Versand von Rechnungen und Mahnungen an säumige Zahler exakt nachweisen.

Verhandlungen lassen sich exakt dokumentieren

Der Dienst bietet zudem die Möglichkeit, den Stand von Verhandlungen zwischen Geschäftspartnern zu einem genau definierten Zeitpunkt exakt zu dokumentieren. Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Buchhaltung. Diese lässt sich nunmehr auch durchgängig online durchführen – ein an das System angeschlossener Notar erhält regelmäßig via Internet die Buchhaltungsdaten seiner Klienten, die dann von eWitness gespeichert und versiegelt und an das Finanzamt weiter gegeben werden. In Italien zum Beispiel ist dies schon jetzt eine gesetzlich anerkannte Vorgehensweise.

eWitness wird als Volumentarif abgerechnet. Bei voller Ausschöpfung des Volumens kostet eine E-Mail durchschnittlich 0,25 Cent. Ein Unternehmen kommt bei einer monatlichen E-Mail-Datenmenge von einem Gigabyte nach bisherigen Erfahrungen auf Kosten von rund 2.500 Euro pro Jahr. Die Kosten für den Notar sind darin bereits enthalten. Das heißt, im laufenden Betrieb entstehen dem Kunden keine weiteren Kosten. Benötigt der Anwender später einmal eine beglaubigte digitale Abschrift einer im eWitness-System hinterlegten Datei, so rechnet der Notar dies gesondert nach der für Notare gültigen Gebührenordnung ab.

Weiter mit: Auf der Suche nach einer schnellen PDF/A-Erzeugung

Auf der Suche nach einer schnellen PDF/A-Erzeugung

Die europaweite eWitness-Projektleitung obliegt dem auf internationale IT-Projekte spezialisierten Unternehmen „Profit Elements“ aus Korschenbroich bei Düsseldorf. „Der eWitness Service wurde von uns spezifiziert und an den Markt gebracht; bei eWitness handelt es sich um eine notarielle Beurkundung von digitalen Transaktionen wie E-Mail- und FTP-Verkehr. Da der Traffic dabei sehr hoch ist, mussten wir auf eine schnelle und wenig lastaufwendige PDF/A-Erzeugung und -Validierung achten. Ausgangsbasis sind insbesondere Dateien, die im Format PDF/A erzeugt wurden, sowie beliebige Dokumente, die als Attachments versendet wurden“, erklärt Paul Mertes, einer der Gründer von Profit Elements.

ISO-Standard für die Langzeitarchivierung

Damit die Protokolle und Dokumente über Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben, entschieden sich die Betreiber, sie in ein herstellerneutrales Format zu wandeln. „PDF/A setzt sich immer stärker durch und ist bereits als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung etabliert; deshalb haben wir beschlossen, dieses Format in eWitness zu nutzen“, so Mertes. Für die Erstellung der PDF/A-konformen Dokumente suchte Profit Elements im nächsten Schritt nach einer geeigneten Software. Neben einer zuverlässigen Generierung der PDF/A-Dateien war es dem Unternehmen insbesondere wichtig, dass die Verarbeitung sehr schnell erfolgt. Täglich zertifiziert der eWitness-Dienst mehrere hundert Online-Transaktionen, das System musste also performant genug sein, um das in kürzester Zeit und automatisiert zu bewerkstelligen. Darüber hinaus sollte es sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integrieren lassen.

Callas Software überzeugte

Insgesamt wurden rund zehn Produkte begutachtet, unter denen sich der pdfaPilot von Callas Software aus Berlin schließlich durchsetzte. pdfaPilot ist ein hoch performantes, komfortables und einfach zu erweiterndes Werkzeug für die Prüfung von PDF/A-Dokumenten und zur Konvertierung beliebiger PDF-Dokumente, sodass diese den Standard ISO 19005-1 einhalten. Die Software basiert auf der gleichen PDF-Technik, die auch Adobe in Acrobat Professional verwendet.

Die Programmierkomponente des Berliner PDF-Spezialisten Callas Software bildet die PDF-Basis für den eWitness Service. Das Produkt führt alle notwendigen Validierungs- und Korrekturprozeduren durch und erstellt die Reports. Auch als PDF/A-Dateien versandte Rechnungen, Verträge, Jahresabschlüsse oder andere Dokumente werden innerhalb des eWitness-Dienstes durch pdfaPilot auf ISO-Konformität geprüft. „Insbesondere die Performance der Software hat uns überzeugt”, so Mertes. „Auch bei den mehreren Gigabytes, die eWitness regelmäßig verarbeitet, dauert die Erzeugung der PDF/A-konformen Dateien nur Sekundenbruchteile.”

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