Agilität in ECM-Landschaften – die Cloud überwindet die Gräben

Filesharing auf Enterprise-Niveau für effiziente Geschäftsprozesse

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Onlinespeicher und Filesharing

In der modernen Arbeitswelt regieren jedoch Prinzipien wie Flexibilität, Agilität und Mobilität. Cloud-Services, wie Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste, verkörpern genau diese Prinzipien: Ob nun unternehmensseitig erlaubt oder nicht, die unkomplizierte, zentrale Bereitstellung von Dokumenten über das Web, die flexible Nutzung, online wie offline, unabhängig vom Endgerät, der mobile, annähernd unbeschränkte Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, der schnelle Austausch mit anderen Nutzern: all diese Vorteile überwiegen aus Nutzersicht jegliche Sicherheitsbedenken.

Hinzu kommt, dass diese Dienste vielfach kostenlos sind und wenn überhaupt nur einen minimalen Installationsaufwand erfordern. Aus der Perspektive des Unternehmens sieht das anders aus: Diese Dienste speichern die Daten auf externen Systemen, ohne Zugriffskontrollen und machen es Unternehmen unmöglich, die Hoheit über ihre Daten zu behalten. Spätestens wenn Beschäftigungsverhältnisse und Geschäftsbeziehungen enden, entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko des Datenmissbrauchs und -diebstahls.

Neben zweifelhafter Sicherheit und mangelnder Kontrolle haben consumerorientierte Onlinespeicher noch einen weiteren Nachteil. Die Möglichkeiten, sie in eine effiziente Prozess- und Wertschöpfungskette zu integrieren, sind extrem beschränkt. Sie nehmen das Dokument entgegen, speichern es in dem vorgegebenen Format ab und versehen es mit einer Adresse. Die Dokumente befinden sich nicht in der Hoheit und im alleinigen Zugriff durch das Unternehmen. Damit lassen sich die in den Dokumenten enthaltenen Geschäftsinformationen nicht für andere Geschäftsprozesse und Anwendungen nutzbar machen. Das steht im Widerspruch zum Ansatz, sämtliche entstehenden Inhalte zu verwalten und produktiv nutzbar zu machen.

Anforderung an einen Enterprise-Speicher

Unternehmen müssen deshalb selbst aktiv werden und ihren Mitarbeitern Alternativen zur Verfügung stellen, um einerseits die Abwanderung kritischer Daten in die sogenannte Schatten-IT zu verhindern, und andererseits die Unternehmensprozesse maximal zu unterstützen. Ein Enterprise-Speicher muss genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sein, wie die Consumer-Dienste. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Lösung nicht.

Das Frontend und das Bedienkonzept sollten dabei eher an Consumer-Diensten orientiert sein, um den Austausch von Inhalten mit IT-fernen Geschäftspartnern zu erleichtern. Darüber hinaus darf sie nicht auf den reinen Austausch von Dateien beschränkt sein, sondern muss sich vollständig in die Anwendungslandschaft des Unternehmens integrieren.

Das macht eine webbasierte Dokumenten- und Prozessbrücke als eine Art Middleware zwischen den ECM-Applikationen und regulären Office-Anwendungen nötig, die sich intuitiv bedienen lässt und zudem mobil verfügbar ist. Als intelligentes Filesystem in der Cloud sollte ein solcher Onlinespeicher die Dokumente sammeln, verteilen und den Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Fachanwendungen koordinieren.

Es ist dabei unabdingbar, dass die Cloud in der Kontrolle des Unternehmens steht. Die Business Logik muss dabei selbstständig auf die manuell vom Nutzer oder automatisiert von Anwendungen angeschobenen Prozesse reagieren.

Auf Programmebene spricht man von Ereignissen oder Events, etwa dem Input oder Output von Dokumenten, deren Umbenennung, das Erkennen eines bestimmten Dateityps etc. In Abhängigkeit von diesen Ereignissen werden passende Prozessschritte aktiviert, die das Dokument dann selbstständig konvertieren, Dokumentenattribute abfragen und das Dokument an die passende Fachanwendung weiterleiten.

Da jeder Nutzer des Onlinespeichers über seinen Account eindeutig identifizierbar und adressierbar ist, kann so ein durchgängiger Datenaustausch entstehen, der dem Nutzer sämtliche Informationen aus unterschiedlichsten Fachanwendungen jederzeit automatisiert bereitstellt. Technisch lässt sich eine Vielzahl solcher Anforderungen durch Webservices realisieren.

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