Kommentar von Stefan Henke zu Speicherplatzschwendung

Haben Daten unendlich viel Wert?

| Autor / Redakteur: Stefan Henke / Rainer Graefen

Stefan Henke, Veritas
Stefan Henke, Veritas (Bild: Uhlendorf)

Löschen in der IT funktioniert nur noch bei der Funktion Fehlerkorrektur, alles andere wird zigmal gespeichert. Eine Datei zu löschen kann in Unternehmen verboten sein, und wenn nicht, dann ist der Aufwand für diese Arbeit teurer als die Speicherkosten. So scheint es. Bei Veritas kämpft man darum, Dateien mit Metadaten über Verfallsdatum und Wertigkeit auszustatten.

Die Digitalisierung hat bedeutende Auswirkungen auf das Speichervolumen weltweit. Sowohl im privaten als auch beruflichen Umfeld geht der Bedarf an Storage-Kapazitäten rasant nach oben. Viele Studien machen deutlich: Ein Ende dieser Entwicklung ist nicht absehbar.

Es stellt sich also die Frage, ob der permanente Zukauf von Speicher-Ressourcen eine adäquate – und vor allem zukunftstaugliche – Lösung darstellt: Was nämlich für Endanwender lediglich einen schlechten Überblick über die eigenen Daten darstellt, endet für Unternehmen nicht selten in einer Situation, die die Gesamt-Performance empfindlich bremsen kann. Dabei helfen schon einfache Verhaltensänderungen das Problem einzudämmen.

Sind Dokumente oder Speicherplatz wichtiger?

Bislang zeigt sich in Unternehmen oft das gleiche Phänomen: Mitarbeiter speichern sicherheitshalber alle Daten ab, um keine relevanten Informationen zu verlieren. Häufig ist ihnen sogar das Löschen nicht mehr benötigter Daten zu aufwendig.

Unternehmen hingegen versäumen es, die nötigen Impulse zu setzen, um diesem Verhalten gegenzusteuern. Im Gegenteil, sie kaufen weiteren Speicher zu, um den reibungslosen Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten. So aber verstärken sie nur die Spirale aus unkontrolliertem Speichern und steigenden Ausgaben.

Eine Entwicklung, die interne Prozesse verlangsamen, Server blockieren, Investitionen verhindern und Datenschutzrisiken erhöhen kann. Weil zudem auch Mitarbeiter den Überblick über die gespeicherten Informationen verlieren, steigt das Risiko für Verstöße in Sachen Compliance und Datenschutz.

Um dem ein Ende zu bereiten, müssen Organisationen ihre Mitarbeiter dazu anhalten, Daten vor dem Speichern auf ihre Relevanz zu überprüfen. Sie sollten abwägen, welchen tatsächlichen Wert Datensätze besitzen, noch bevor sie abgelegt werden.

Schon diese kleine Maßnahme kann dazu führen, dass das Datenaufkommen reduziert wird. Laut einer aktuellen Studie von Veritas ist die Realität noch weit davon entfernt. Besonders interessant: Speziell IT-Verantwortliche gaben hier kein gutes Bild ab.

Verlustängste?

Fast drei Viertel (74 Prozent) der befragten deutschen IT-Führungskräfte gestanden sich einen unprofessionellen Umgang mit ihren Daten ein: Anstatt sie auf ihre Bedeutung hin zu überprüfen, speichern sie einfach alle ab. Besser schnitten hingegen die interviewten Büroarbeiter ab, von denen nur rund die Hälfte das Verhalten eines Daten-Messies an den Tag legen.

Ein weiteres, nicht minder überraschendes Ergebnis: Knapp drei Viertel der IT-Professionals räumten ein, Daten zu speichern, die ihnen selbst oder ihrem Unternehmen schaden könnten. Darunter können sich etwa Bewerbungen an andere Unternehmen, unverschlüsselte Geschäftsgeheimnisse oder sogar peinliche Schriftwechsel mit Kollegen verbergen. Auch hier agieren interessanterweise die klassischen Büroangestellten mit etwas mehr als der Hälfte umsichtiger als die Kollegen in der IT.

Es wird Zeit, dieses Problem anzugehen und das Datenaufkommen durch einen überlegten Umgang einzudämmen. Das Gute daran: Allein die Verhaltensänderung wird keinen einzigen Euro für zusätzliche Speicherressourcen kosten, dafür aber den Überblick verbessern und so die tägliche Arbeit erleichtern.

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