Informationsmanagement in Zeiten der digitalen Transformation

Informationsmanager müssen sich neu erfinden

| Autor / Redakteur: Hans-Günter Börgmann* / Tina Billo

Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. (Bild: Iron Mountain)

Informations- und Dokumentenmanager stehen unter Druck. In einer sich schnell wandelnden Informationslandschaft müssen sich künftig als analytische, sicherheitsbewusste Content-Experten beweisen, die kreativ denken und auf Veränderungen reagieren können. Ein Kommentar von Hans-Günter Börgmann.

Geht es um das Thema Informationsmanagement, denken die meisten zunächst an IT. Das liegt in erster Linie daran, dass "Information" häufig als Äquivalent für "digitale Daten" verwendet wird. Informations- und Dokumentenmanager sowie ihre Kollegen aus der IT-Abteilung wissen hingegen, dass diese Begriffe nicht gleichzusetzen sind.

Sie sind sich darüber im Klaren, dass es sich bei den Informationen, die Unternehmen erstellen und erhalten, um weit mehr als nur digitale Daten handelt. Die Papierberge, die in den Firmen tagtäglich immer noch produziert, bearbeitet und abgelegt werden, sind hierfür ein gutes Beispiel.

Das Aufgabenprofil verändert sich

Die Realität sieht so aus: Informationen stammen inzwischen aus vielen verschiedenen Quellen: sei es aus E-Mail-oder Sprachnachrichten-Systemen, Textverarbeitungsprogrammen, sozialen Medien, Kundendatenbanken sowie dem Internet der Dinge. Dies führt dazu, dass die Grenzen zwischen den unterschiedlichen informationsbezogenen Tätigkeiten verschwimmen und sich die Funktion des Informations- und Dokumentenmanagers - oft als traditioneller Wächter der Unternehmensakten gesehen – verändert.

Sie müssen Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen rund um den Schutz von Informationen zu meistern und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen hinsichtlich Analyse, Informationsauswertung und Wachstumsmöglichkeiten begegnen zu können. Dem Informationsmanager der Zukunft – und auch heute schon – wird somit ein bunter Strauß an Fähigkeiten abverlangt.

Steigende Anforderungen prägen das Bild

Welche Stärken Informations- und Dokumentenmanager mitbringen müssen, zeigt eine Studie des AIIM. Dem Bericht der Marktforscher zufolge erwarten Arbeitgeber im Jahr 2020 von ihren Informations- und Dokumentenmanagern, dass sie kompetent im Risikomanagement sind. Für 50 Prozent der Befragten spielt dabei eine wichtige Rolle, dass sie sich bestens in Sicherheits- und Datenschutzfragen auskennen. Daneben halten 47 Prozent Kompetenzen im Bereich Content- und Informations-Management und das unabhängig von Formaten und plattformübergreifend für entscheidend, 44 Prozent erachten Datenanalyse-Kenntnisse als unbedingt erforderlich.

Diese Fähigkeiten reichen gemäß der Studie jedoch bei weitem nicht aus. Ebenso wird vorausgesetzt, dass die Informationsexperten neue Möglichkeiten für ein effizienteres Informationsmanagement identifizieren und Mitarbeiter in Umbruchsphasen, darunter Fusionen, Unternehmensübernahmen oder Veräußerungen, tatkräftig begleiten.

Proaktive Unterstützung ist gefragt

Laut Studie unterschätzen viele Informations- und Dokumentenmanager die Bedeutung der eher weichen Skills und den Wert, den Arbeitgeber auf diese legen. 70 Prozent der Mitarbeiter beurteilen Change Management als äußerst wichtig, allerdings sind sich nur die Hälfte der Informations- und Dokumentenexperten sicher, ob sie diese Fähigkeit derzeit besitzen. Die Studie enthüllt zudem, dass die von Arbeitgebern an ihre Informationsexperten in Sachen Innovation und strategischem Denken gestellten Erwartungen nicht mit dem übereinstimmen, was diese momentan tatsächlich dazu beitragen können.

Statt den Fokus allein auf Compliance und Prozesse zu legen, sollten Informationsexperten ihre Kollegen bei deren Arbeit proaktiv unterstützen. Beispiele hierfür reichen von der Einrichtung simpler, gut strukturierter und einfach zu bedienender Ablagesysteme, die ent-, statt belasten, bis hin zu komplexeren Hilfestellungen. Dazu gehört unter anderem dem für die Durchführung von Datenanalysen verantwortlichen Team, das Auffinden und den Zugriff auf Informationen zu erleichtern, so dass dieses produktiver arbeiten kann. Wenn sich die Einstellung von „Ich will das und ihr müsst das liefern, damit es funktioniert.“ hin zu „Was braucht ihr und wo kann ich helfen?“ ändert, ist schon mal viel gewonnen.

Auslaufmodell "Aktenverwalter"

Die Informationslandschaft nimmt neue Formen an. Es reicht nicht mehr aus, ein moderner „Aktenverwalter“ zu sein. Vielmehr müssen sich Informations- und Dokumentenmanager zu Informationsmanagement-Experten entwickeln, die sich durch starke technische, analytische und unternehmerische Fähigkeiten auszeichnen. Gleichermaßen sind ausgeprägte Vermittlungs- und Führungsqualitäten künftig unerlässlich.

Nur diejenigen, die all diese Voraussetzungen mitbringen, können die Erwartungen ihres Unternehmens erfüllen und sind für zukünftige Herausforderungen wie das Internet der Dinge gewappnet.

* Hans-Günter Börgmann ist Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH

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