World Paper Free Day – bleibt Wunschdenken Iron Mountain-Studie ermittelt, dass Unternehmen der Papierberge nicht Herr werden

Redakteur: Rainer Graefen

Das Ende der Papierkörbe – ist nicht in Sichtweite. Kein Schreibtisch auf dem sich nicht kleinere oder größere Berge von Ausdrucken stapeln. Das aber sind nur die äußerlichen Zeichen eines fast aussichtslosen Kampfes der Archivare. Fünf Tipps wie aus Papier doch noch digitale Informationen werden.

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Das papierlose Büro bleibt Wunschdenken.
Das papierlose Büro bleibt Wunschdenken.
( Archiv: Vogel Business Media )

Laut AIIM (Association of Information and Image Management) bewahren Unternehmen heute zehn Mal so viele Informationen auf wie noch vor fünf Jahren. Viele sind angesichts der Stapel von Abrechnungsbelegen, Kundenkarteikarten, Lizenzen und Rechnungen schlichtweg überfordert.

In europäischen Großstädten beanspruchen Unternehmensunterlagen und Akten immer mehr Platz in einigen der teuersten Immobilien. Wichtig wären deshalb effiziente Prozesse für das Management von Papierdokumenten.

Enormer Platzbedarf

Nach einer aktuellen Studie von Iron Mountain kämpfen Unternehmen nach wie vor mit der Verwaltung ihrer Papierdokumente. Viele Führungskräfte unterschätzen diese Herausforderung. Knapp die Hälfte (45 Prozent) der befragten europäischen Unternehmen haben Probleme bei der Verwaltung ihrer Informationen.

59 Prozent sind besorgt darüber, dass die Archivierung von Papierdokumenten zu viel Platz in Anspruch nimmt. In Deutschland sind es sogar 88 Prozent aller Befragten. Zudem ist in 49 Prozent der Unternehmen in Europa (40 Prozent in Deutschland) kein zentraler Ansprechpartner für das Dokumentenmanagement verantwortlich, stattdessen ist die Zuständigkeit über unterschiedliche Abteilungen verteilt.

Fünf praktische Schritte zu effizienteren Papierprozessen

1. „Papierarmes“ statt „papierloses“ Büro

Das papierlose Büro ist kurz- bis mittelfristig nicht realisierbar. Während die Papierarchive immer größer werden, steigt auch die Menge der digitalen Informationen exponentiell an. Gleichzeitig sehen sich Unternehmen mit immer strengeren gesetzlichen Regelungen hinsichtlich Aufbewahrungsrichtlinien und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen konfrontiert.

Knappe Budgets, veraltete Systeme und Prozesse sowie über mehrere Abteilungen hinweg verteilte Zuständigkeiten erschweren diese Situation zusätzlich. Die pragmatischste Lösung ist hier ein Hybridmodell, bei dem alle Arten von Informationen – physisch und digital – berücksichtigt und im Rahmen einer kohärenten Informationsstrategie verwaltet werden.

2. Organisieren und Segmentieren von Informationen

Viele Unternehmen unterhalten riesige Papierarchive und wissen nicht, wo sie für ein besseres Management ansetzen sollen. Das Geheimnis liegt in der Segmentierung. Verantwortliche müssen wissen, welche Dokumente geschäftskritisch sind – und wo sie sich befinden.

Dabei müssen sie unterscheiden zwischen geschäftskritischen Akten, betrieblichen Dokumenten, aktiven und inaktiven Informationen sowie nicht mehr benötigten Daten, die vernichtet werden können.

Mithilfe dessen können Unternehmen erste Schritte zur Lösung des Papier-Problems umsetzen – und sicherstellen, dass sich die internen Ressourcen auf die Verwaltung der wertvollsten Dokumente fokussieren.

weiter mit: Rahmenbedingungen, Auslagerung und Individuallösungen

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