World Paper Free Day – bleibt Wunschdenken

Iron Mountain-Studie ermittelt, dass Unternehmen der Papierberge nicht Herr werden

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3. Den gesetzlichen Rahmen kennen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden immer strenger und komplexer. International tätige Unternehmen müssen sich zudem mit unterschiedlichen und sich teilweise widersprechenden Gesetzen in den einzelnen Märkten auseinandersetzen.

Sie müssen sich einen Weg durch das bürokratische Minenfeld bahnen und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Vorschriften einhalten und wissen, was sie wie und bis wann aufbewahren bzw. vernichten sollten. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Experten. Diese können dabei helfen,

Dokumente gemäß den jeweils geltenden Regelungen zu archivieren und Aufbewahrungszeiträume zu steuern. Damit lassen sich Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient verwalten – von der Erstellung bis zur sicheren Vernichtung.

4. Archivieren außerhalb des Firmengeländes

Zu den versteckten Kosten für die unternehmensinterne Einlagerung von Unterlagen kommen die offensichtlicheren Kosten für die Zeit, die das Personal mit dem Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Unternehmensakten verbringt.

Ein vertrauenswürdiger Dienstleister kann hier unterstützen und sich um die meisten eingehenden Papierdokumente unter Einhaltung aller Compliance-Anforderungen kümmern – bevor diese an das Unternehmen gehen.

Benötigte Dokumente werden dabei digitalisiert und in die entsprechenden Prozesse, zum Beispiel die Rechnungsabwicklung, integriert. Weniger häufig verwendete Originalunterlagen kann der externe Partner dagegen für einen vereinbarten Zeitraum außerhalb des Unternehmens archivieren und anschließend sicher vernichten.

5. Vorsicht vor Pauschallösungen

Es gibt keinen Königsweg für die Digitalisierung. Die gängige Meinung: „Digitalisiere alles, vernichte die Papierdokumente – und fertig ist das papierlose Büro“ funktioniert nicht. Im Gegenteil: Dieser Ansatz führt unweigerlich zu einer Überinvestition, da Dokumente digitalisiert werden, die Unternehmen wahrscheinlich nie mehr benötigen.

Damit verschlechtert sich die Situation möglicherweise sogar. Anstatt also alle Unterlagen zu scannen, sollten Verantwortliche herausfinden, wie sich die Informationen für das eigene Unternehmen am besten nutzen lassen, und erst anschließend in die Digitalisierung der häufig verwendeten Dokumente investieren.

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