ECM mit einem einheitlichen, herstellerunabhängigen Archivformat

Langzeitarchivierung mit PDF/A

22.02.2011 | Autor / Redakteur: Thomas Schumacher / Nico Litzel

Der ISO-Standard PDF/A ist das Ergebnis einer weltweiten Zusammenarbeit von Branchenverbänden und Unternehmen. Eine PDF/A-Datei enthält alles, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist und benötigt keine Informationen von außen, etwa Schriftarten, Treiber, oder Webinhalte.
Der ISO-Standard PDF/A ist das Ergebnis einer weltweiten Zusammenarbeit von Branchenverbänden und Unternehmen. Eine PDF/A-Datei enthält alles, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist und benötigt keine Informationen von außen, etwa Schriftarten, Treiber, oder Webinhalte.

Im Zusammenspiel mit modernen Enterprise-Content-Management-Lösungen bietet PDF/A die Basis für eine langfristige Archivierung. Eine spezielle Kompression hilft, die Speicheranforderungen zu optimieren und Kosten zu sparen.

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse weiter zu beschleunigen und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Enterprise Content Management (ECM) ist daher zu einem der Kernbereiche der IT geworden. Bei ECM gibt es viele Kann-Themen, aber Archivierung und insbesondere die Langzeitarchivierung sind immer erforderlich. Egal ob aus eigenem Interesse oder veranlasst durch gesetzliche Vorgaben, Unternehmen müssen riesige Datenmengen langfristig archivieren und zwar so, dass die Daten auch in Jahrzehnten noch lesbar und verwertbar sind. Bits und Bytes so lange zu speichern, ist an sich kein Problem, aber die Entwicklung von Strategien, die den kontinuierlichen Wandel bei Anwendungen, Datenformaten und Standards überleben – das ist die große Herausforderung.

Durch den technischen Fortschritt sterben alte Betriebssysteme und Anwendungen aus und damit auch die jeweiligen Dateiformate. Was vielen nicht klar ist: Wer Daten nur in einem nativen Format ablegt, muss zwangsläufig auch das Equipment pflegen, mit dem diese Daten gelesen werden können, und zwar – je nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist – bis zu 30 Jahre. Welcher IT-Verantwortliche möchte sich aber in Zeiten wachsender persönlicher Haftung auf einen Jahrzehnte alten PC mit Floppy-Disk verlassen? Ein Ansatz wäre das permanente Konvertieren in neue Datenformate und das Überführen auf neue Speichermedien, sobald alte nicht mehr up to date sind. Aber das ist aufwendig, teuer und mit einem hohen Risiko verbunden.

Archivieren mit Perspektive

Die Lösung ist ein herstellerunabhängiges, einheitliches Archivformat. Über die Jahre wurden dazu verschiedene Formate genutzt, etwa TIFF, das herstellerunabhängig lesbar ist und – sehr wichtig aus Compliance-Gründen – nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Man muss jedoch meist spezielle Viewer anschaffen, da zum Beispiel Farb-TIFFs mit Windows allein nicht angezeigt werden können.

Viele Unternehmen nutzen daher das Adobe-Format PDF, das vor allem durch den kostenlosen Reader praktisch allgegenwärtig ist. PDF hat viele Vorteile, aber auch einen gewichtigen Nachteil: Es handelt sich um die Spezifikation eines einzigen Herstellers, der keine Garantie geben kann, dass heutige PDF-Formate mit allen integrierten Funktionen auch in 20 Jahren noch unterstützt werden.

Um eine langfristige Reproduzierbarkeit und eine völlige Unabhängigkeit von Software und Wiedergabegerät zu gewährleisten, wurde daher PDF/A entwickelt. PDF/A ist das Ergebnis einer weltweiten Zusammenarbeit von Branchenverbänden und Unternehmen und seit 2005 ein ISO-Standard. Es definiert auf der Grundlage der PDF-Spezifikation 1.4 exakte Anforderungen an die Beschaffenheit der Zieldatei. Eine PDF/A-Datei enthält alles, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist und benötigt keine Informationen von außen (Schriftarten, Treiber, Webinhalte oder Ähnliches). Das garantiert, dass das visuelle Erscheinungsbild erhalten bleibt, unabhängig von Systemen und Werkzeugen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion. Ein weiteres Plus: Texte können schriftbasierend und damit innerhalb der Datei durchsuchbar abgelegt werden.

Weiter mit: Input-Management mit PDF/A

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