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ECM mit einem einheitlichen, herstellerunabhängigen Archivformat

Langzeitarchivierung mit PDF/A

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Input-Management mit PDF/A

Die Zeiten, in denen Informationen ein Unternehmen ausschließlich auf dem Papierweg erreichen, sind lange passé. Neben dem nach wie vor wichtigem Papier gehören Fax und E-Mail als digitale Dokumente seit Jahren zum Pool von Informationen, der von Unternehmen gespeichert und verwaltet werden muss. Die Tendenz geht dabei eindeutig in Richtung digitale Dokumente, denn immer mehr Belege oder Rechnungen werden heute aus Kosten- und Effizienzgründen elektronisch erstellt und verschickt.

Unternehmen stehen in diesem Umfeld immer öfter in der Pflicht, aus Compliance-Gründen alle Arten von Dokumenten aufzuheben und vor allem ihre Kommunikation mit Kunden, Partnern aber auch intern nachzuweisen. Früher oder später müssen aller Voraussicht nach selbst SMS-Nachrichten oder Social-Media-Beiträge erfasst und gespeichert werden. Vor diesem Hintergrund gewinnt das Thema Input-Management und die Wandlung aller Dokumente in PDF/A zunehmend an Bedeutung.

Unternehmen, die sich für ein PDF/A-Archiv entschieden haben, müssen aber nicht nur neue Dokumente in dem Format abspeichern, sondern möglichst auch bestehende Datenmengen in PDF/A konvertieren, um am Ende einen einheitlichen Bestand zu haben. Für beide Aufgabenstellungen existieren Einzelanwendungen auf dem Markt, ab einer gewissen Größenordnung ist es jedoch entschieden sinnvoller, das Thema PDF/A im unternehmensweiten Kontext zu betrachten und auf eine Plattformstrategie zu setzen. So hat beispielsweise der Software-Anbieter Kofax frühzeitig PDF/A in seine Lösungen integriert und ist bereits heute in der Lage, die typischen Eingangskanäle eines Unternehmens auf PDF/A zu normalisieren.

Neben Scanning werden auch Fax und E-Mail so integriert, dass alle Kanäle in gleicher Weise verarbeitet werden können. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermöglicht optional eine automatische Dokumententrennung, eine Klassifizierung und eine Datenextraktion – und schafft somit die Grundlage für automatisierte Geschäftsprozesse mit früher Erfassung.

Mit der Möglichkeit, alle diese Eingangskanäle auf PDF/A zu standardisieren, wird Kofax zu einer tragenden Säule bei der Umstellung. Sollte ein Unternehmen bereits über ein Archiv auf Basis von PDF oder TIFF verfügen, so lässt sich dieses natürlich auch automatisch nach PDF/A migrieren.

Erfassen und Bearbeiten

Mit Kofax Capture existiert eine Gesamtlösung, deren Module den Scan, die automatisierte Erkennung und das Auslesen aller auf den unterschiedlichen Eingangskanälen erhaltenen Dokumente und die Ablage im PDF/A-Format und Übergabe der digitalisierten Dokumente an das genutzte Archivierungssystem ermöglichen.

Am Anfang steht dabei das effiziente Scannen der Dokumente mit hoch effizienten Stapel-Scannern. Zur Steigerung der Qualität der Scans kommt die integrierte VirtualReScan-Technologie (VRS) zum Einsatz. Sie optimiert das Dokumentenimage, indem sie beispielsweise Ränder und Lochungen entfernt, Schrägeinzüge korrigiert und erfasste Inhalte optisch verbessert. Die Scanner können durch Multifunktionsgeräte (MFP), Fax, E-Mail, EDI und andere Kanäle ergänzt werden – die Besonderheit ist bei diesem Ansatz, dass alle Kanäle in der gleichen Weise verarbeitet werden („Single Pipe“). Das reduziert den Einrichtungsaufwand, die Risiken und die Kosten.

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