Praxistipp: Gemeinsam an Dokumenten arbeiten – auch in macOS Microsoft Office 2021 mit mehr Teamwork in Echtzeit

Mit Office 2021 stellt Microsoft den Nachfolger von Office 2019 bereit. Mit einer moderneren Oberfläche und mehr Funktionen beim Teamwork und der Cloud bietet Office 2021 Funktionen, die bisher nur Abonnenten von Office 365 vorbehalten waren.

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Neben der überarbeiteten Oberfläche sind vor allem die Teamwork-Funktionen der Fokus bei den Neuerungen der neuen Office-Version. Das neue User-Interface orientiert sich bezüglich des Aussehens und der Bedienung an Windows 11. Office 2021 setzt bei der Kommunikation darüber hinaus ebenfalls auf Teams und kann auch mit dem vorinstallierten Teams-Client in Windows 11 zusammenarbeiten.

Wer noch auf Office 2013 setzt und Windows 11 nutzen will, muss eine neuere Office-Version installieren. Hier bietet sich natürlich der Wechsel zu Office 2021 an. Mit der neuen Version soll es wesentlich leichter und effektiver sein, dass Unternehmen auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Änderungen an den Dokumenten sind in Echtzeit zu sehen.

Office 2021 steht als LTSC-Variante ohne Abonnement zur Verfügung und weiterhin auch als Abomodell in Microsoft 365. Nur die Abo-Variante verfügt über alle Funktionen. In der Kaufvariante ist keine Pflicht für ein Microsoft-Konto oder eine Internetverbindung vorgegeben. Wer allerdings Daten in der Cloud speichern will, erhält mit Office 2021 zusätzlich 5 Gigabyte Speicherplatz für seine Dokumente.

Microsoft hat die Suchleiste in allen Office-Programmen in die Menüleiste verschoben und die Suche verbessert. Wer zum Beispiel in Outlook nach E-Mails in allen Ordnern eines Exchange-Online-Postfachs suchen will, muss daher nur noch dieses eine Suchfeld nutzen.

Bezüglich der Kompatibilität hat Microsoft auch die Unterstützung des Open-Document-Formats (ODF) 1.3 in Office 2021 eingebunden. Wer für Dokumentationen auf Visio 2021 setzt, kann in der neuen Version auch die Schablonen von Azure und AWS nutzen.

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Alle Funktionen sind nur in Microsoft 365 verfügbar

Dazu sind Word, Excel oder Powerpoint in der aktuellen Version aus Office 2021 notwendig. Allerdings muss hier auch darauf geachtet werden, dass nicht alle Funktionen in der LTSC-Version von Office 2021 verfügbar sind, sondern dazu die Version aus Office 365 notwendig ist. Die besten Teamworkfunktionen haben Anwender also nur dann, wenn sie mit Office 365 arbeiten und Daten in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online in Microsoft 365 speichern.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente im lokalen Netzwerk, im Homeoffice oder mobil in Bearbeitung sind. Gemeinsam mit der neuen Windows-Version stellt Microsoft auch Office 2021 für macOS bereit. Damit können Anwender betriebssystemübergreifend mit den Funktionen in Office 2021 arbeiten.

Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist die Speicherung von Dokumenten in OneDrive, OneDrive for Business und natürlich in SharePoint (Online) notwendig. Im Rahmen der Speicherung kann in Office 2021 im Menüband über einen Schieberegler die automatische Speicherung aktiviert werden. Dabei speichert Office 2021 alle Änderungen an Dokumenten sofort in der Cloud.

Praxis: Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten aktivieren

Um das gemeinsame Bearbeiten an Dokumenten zu beginnen, wird im ersten Schritt ein Dokument erstellt und an einem Ort in der Cloud gespeichert, der den Zugriff unterstützt. Für Unternehmen mit Microsoft-Produkten ist an dieser Stelle natürlich SharePoint Online in Microsoft 365 ideal, es lassen sich Dokumente aber auch in OneDrive und OneDrive for Business speichern. Das gemeinsame Bearbeiten funktioniert vor allem dann, wenn sich die Benutzerkonten im selben Microsoft-365-Abonnement befinden und sich natürlich mit ihrem Konto für Azure Active Directory anmelden.

In der Menüleiste am oberen Rand lässt sich anschließend die automatische Speicherung aktivieren. Außerdem stehen hier beim Einsatz von SharePoint Online auch Funktionen der SharePoint-Bibliotheken zur Verfügung, zum Beispiel die verschiedenen Versionen.

Über die Taste „Teilen“ oben rechts im Menüband startet ein Assistent, der dabei unterstützt, andere Personen einzuladen. In macOS trägt die Schaltfläche die Bezeichnung „Freigeben“. Danach kann über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden, ob der eingeladene Benutzer das Dokument auch bearbeiten darf oder ob er nur die geänderten Abschnitte lesen darf. Nach dem Anklicken von „Freigeben“ erhält der jeweilige Benutzer eine E-Mail.

Auf Anforderung können bei „Änderungen automatisch teilen“ neben „Immer“ auch „Nie“ oder „Mich fragen“ aktiviert werden. Dadurch hat der Hauptautor immer die Kontrolle darüber, wer an Dokumenten arbeiten darf. Klickt der Anwender das Dokument in einem Office-2021-Programm an, kann er mitarbeiten. Der Ersteller des Dokumentes darf die Rechte zum Bearbeiten über das Kontextmenü jederzeit widerrufen.

Unten rechts steht darüber hinaus auch die Möglichkeit zur Verfügung mit „Einen Freigabelink abrufen“, das Teilen des Dokumentes über einen Link zu steuern. Der Link kann über beliebige Wege verteilt werden.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Sobald mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, sehen die Benutzer in der Menüleiste oben die einzelnen Benutzerkonten. Es ist hierüber auch möglich, einen Chat zu öffnen, zum Beispiel auch in Microsoft Teams. Durch einen Klick auf ein Benutzer-Icon zeigt Office 2021 auch an, wo der jeweilige Benutzer derzeit Änderungen am Dokument vornimmt, sodass durch einen Klick diese Änderungen angezeigt werden können. Alle Eingaben, die Anwender an einem geteilten Dokument durchführen, sehen die anderen Benutzer des Dokumentes in Echtzeit.

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