Interview mit Thomas S. Senger, Senior Vice President EMEA Software & Solutions bei Kofax Millionen Dokumente bewegen sich durch die Welt – in Papierform

Redakteur: Rainer Graefen

Wenn der Kunde einen Mobilfunkvertrag unterschreibt, dann erwartet er, dass sein Smartphone am nächsten Tag freigeschaltet ist! Im Gespräch mit Storage-Insider.de erläutert Thomas Senger wie man Papierprozesse in den digitalen Workflow überführt.

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Storage-Insider.de: Herr Senger, was hat sich im Laufe der letzten Jahre beim Capturing geändert?

Senger: Ziemlich viel. Wenn Sie schauen, wo wir her kommen, dann stand vor etwa zehn Jahren das Thema „Scan to Archive“ im Vordergrund. Dabei wurden Dokumente gescannt und anschließend in einem Repository bzw. Archiv gelagert. Ab und an wurde auf diese Dokumente zugegriffen, aber ein echtes Arbeiten fand mit den Dokumenten und vor allem mit den in ihnen enthaltenen Daten nicht statt.

Heute reden wir über „Scan to process“. Hier werden nicht nur die Dokumente gescannt, sondern auch die enthaltenen Daten extrahiert, analysiert und vor allem direkt im Geschäftsprozess weiterverarbeitet.

Storage-Insider: Das hört sich nach einer prozessbezogenen Erfassung an?

Senger: Richtig. In den Anfängen wurden mit sehr leistungsstarken, teuren Scannern an einem zentralen Ort die anfallenden Dokumente per Batch-Jobs eingelesen. Dafür mussten sie aber zuerst einmal gesammelt und zur zentralen Posteingangsstelle verschickt werden, was langsam und teuer war.

Heute passiert das durch weltweite Vernetzung bei den meisten Unternehmen dezentral. Die Firmen scannen die eingehenden Unterlagen mit sogenannten Multi Functional Devices (MFDs), die z.B. für 300 Euro von HP geliefert werden und neben drucken und kopieren auch scannen können.

Dokumente können also direkt vor Ort erfasst und dann entweder dort oder aber zentral weiterbearbeitet werden. Ziel ist das schnelle Auslesen und Einspielen in den unternehmensweiten Workflow.

Storage-Insider: Warum muss man die Daten heute eigentlich noch scannen und direkt verarbeiten? Sie liegen doch schon fast alle digital vor.

Senger: Leider nein. Als Unternehmen kennen Sie zwar die Stammdaten ihrer Kunden, aber bei der Kommunikation kennen sie fast nie den Inhalt eingehender Dokumente. Denken Sie nur an unterschiedlich gestaltete Rechnungen, Anträge oder Formulare.

Sie kennen zwar oft den Aufbau, aber für die Weiterverarbeitung müssen sie die richtigen Inhalte herausfiltern. Hinzu kommt, dass die Anzahl dieser Dokumente bei Telekommunikationsanbietern oder Versicherungen leicht sechs- oder siebenstellige Dimensionen pro Jahr erreichen kann.

Storage-Insider: Vielleicht doch erst noch grundsätzlicher: Kofax redet nicht mehr von Scannen, sondern von Capturing. Was verbirgt sich dahinter?

Senger: Es geht um das Erfassen von Informationen und das Extrahieren der enthaltenen Daten. Anschließend sollten diese Daten automatisch korrigiert und zugeordnet werden können, um dann das Dokument mit seinen Informationen direkt in einen Workflow einzuspeisen.

Storage-Insider: Papierdokumente stehen dabei im Vordergrund oder funktioniert Capturing auch bei anderen Eingangsdokumenten?

Senger: Das geschilderte Vorgehen funktioniert nicht nur bei Papierdokumenten, sondern Capturing klappt auch bei digitalen Informationen wie PDF-Dateien, E-Mails und auch Faxe. Gerade beim letzteren Datenformat gibt es nicht zuletzt bei Banken ein unglaublich hohes Volumen.

Das liegt vor allem am Fund-Trading, dem Handel mit Anlagefonds, die immer eine Unterschrift erfordern, denn nur mit einer unterschriebenen Bestätigung per Fax werden die Compliance-Vorgaben erfüllt. Es kommen aber auch immer neue Datenformate hinzu, die ebenfalls per Capturing erfasst werden müssen.

Denken Sie beispielsweise an SMS, MMS und irgendwann auch Nachrichten aus Social Networks. Obwohl PDF oder SMS digital transferiert werden, benötigt man Capturing, um die entscheidenden Informationen per Intelligent Data Recognition (IDR) auch aus dem Dokument zu extrahieren.

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Storage-Insider: Wie werden die Daten übergeben?

Senger: Häufig per XML oder SOA, der Service orientierten Architektur. Es würde wahrscheinlich den Rahmen sprengen, wenn ich Ihnen alle Möglichkeiten unserer zentralen Kommunikationsplattform aufzählen würde.

Wir bedienen alle gängigen Schnittstellen, die in den Standardanwendungen vorhanden sind, und sind natürlich auch jederzeit in der Lage, selbst für exotische Programme eine Datenübergabe zu programmieren. Mit SAP, Oracle und Microsoft verbindet sich unsere Kommunikationsplattform mittels Adaptoren schon bei der ersten Installation.

Storage-Insider: In der Vorbereitung zu diesem Gespräch haben Sie auf einige namhafte Kundenreferenzen verwiesen. Wo setzen diese Kunden Ihr Know-how ein?

Senger: Zu unseren Kunden gehören Banken, Airlines, Versicherungen, Energie, Pharma und viele mehr, denn Einsatzbereiche finden Sie in allen Branchen und Bereichen.

Das Potential von Capturing lässt sich gut mit einigen Zahlen aus dem Bereich Financial Services verdeutlichen, die 35 Prozent Anteil an unserem Umsatz haben: Laut Gartner kostet es typischerweise 64 US-Dollar, ein neues Bankkonto anzulegen und die Kundendaten zu verifizieren.

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Mit unseren Lösungen lassen sich die Kosten auf unter 30 US-Dollar senken. Hinzu kommt ein wesentlich schnellerer Prozess, denn durch die zugrunde liegende Automatisierung kann der Neuanlage-Prozess, der ansonsten fünf bis sieben Tage dauert, auf zwei Tage verkürzt werden.

Storage-Insider: Sie erwähnten, dass Austrian Airlines zu ihren Kunden gehört. Was lässt sich bei einer Airline wie der Austrian Airlines noch weiter automatisieren?

Senger: Die mit Kofax automatisierten Prozesse betreffen hier nicht die Passagiere, wie Sie vielleicht denken, sondern die gesamte Kommunikation der Airline. Intern müssen sich hier rund 6.000 Mitarbeiter austauschen, das sind Verwaltungsangestellte, Facharbeiter in der Logistik und Wartung, die Teams beim Check-in oder auch die Crews aus Piloten und Flugbegleitern.

Für die Kommunikation müssen die unterschiedlichsten Übertragungswege genutzt werden können. Neben E-Mail sind das auch Fax und SMS, mit denen zum Beispiel die Mitarbeiter am Check-in erreicht werden können. Hinzu kommen Airline-spezifische Nachrichtenwege wie SITA zur Kommunikation zwischen Airlines und Flughäfen sowie Austro Control, die österreichische Flugsicherheit. Eine reibungslose Kommunikation sorgt dafür, dass die Flugzeuge überhaupt abheben dürfen.

Storage-Insider: Wie Sie zu Beginn beschrieben, wurden Dokumente früher direkt ins Archiv gescannt. Gibt es diese Vorgehensweise immer noch, und wie helfen Sie bei der Archivierung?

Senger: In den meisten Unternehmen steht „Scan to Process“ im Vordergrund, aber am Ende steht immer das Archiv, denn allein aus Compliance-Gründen müssen viele Dokumente verwahrt werden. Allerdings sind Archive eine teure Sache und wir helfen gerne dabei, das Thema Archivierung zu optimieren.

Einer unserer Kunden aus der Gesundheitsvorsorge hat sein Papierarchiv, in dem Millionen Rezepte gelagert werden, noch einmal der Scan-to-Archive-Prozedur unterzogen. Wie sie wissen, kann man Arzt nur dann werden, wenn man auch eine unleserliche Handschrift hat.

Da wir erst vor kurzem die Erkennungsrate unserer Scanner-Software von 63 auf 70 Prozent erhöht haben, konnte er die Papierrezepte sehr schnell digitalisieren. Und da unsere Software lernfähig ist beschleunigt sich so ein Vorgang sukzessive. Der Kunde konnte sein Papier-Archiv von ehemals 2,5 Kilometer Länge auf 400 Meter verkürzen. Der Return-on-Investment lässt sich hier ziemlich einfach ausrechnen.

Storage-Insider: Ihre Kunden setzen vielfach auf lokales Scannen mit eigentlich einfachen Multifunktionsgeräten. Ist dieser aufwändige, menschliche Eingriff nicht etwas, was sich für ein Service-Angebot à la „Capturing in der Cloud“ eignen würde?

Senger: Solche Ideen werden in Capturing-Kreisen natürlich debattiert. Ich persönlich bin sehr skeptisch bei allem, was sich nach Re-Zentralisierung anhört. Im Vordergrund steht bei den von mir besuchten Kongressen und Konferenzen überall die Kostenoptimierung.

Es geht also um den handfesten Nachweis, dass mit unseren Lösungen und Know-how Prozesse automatisiert und dabei Kosten eingespart werden können. Die möglichst fehlerfreie Datenerfassung vor Ort bringt unseren Kunden derzeit mehr, als der schwer zu führende Nachweis, dass sich mit zentralen Prozessen Kosten senken ließen.

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