Wissensfundus Archiv Mit Metadaten, Data Mining und Business Intelligence an die Kerninformationen

Autor / Redakteur: Matthias Hintenaus, Managing Director Northern & Central Europe bei Atempo / Rainer Graefen

Die Idee, das geballte Wissen aus sämtlichen im Unternehmen abgelegten Datenbeständen als Grundlage für unternehmensinterne Entscheidungsprozesse zu nutzen, existiert schon einige Jahrzehnte. Viele IT-Fachleute ahnen jedoch gar nicht, wie viel Wissen noch ungenutzt in den Archiven schlummert.

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So geht wertvolles Wissen verloren. Durch den Einsatz einer umfassenden Archivierungslösung können Unternehmen hingegen die Grundlage dafür schaffen, es zu bewahren und für zukünftige Entscheidungen nutzbar zu machen.
So geht wertvolles Wissen verloren. Durch den Einsatz einer umfassenden Archivierungslösung können Unternehmen hingegen die Grundlage dafür schaffen, es zu bewahren und für zukünftige Entscheidungen nutzbar zu machen.
( Archiv: Vogel Business Media )

In einem Unternehmen sammeln sich über die Jahre hinweg Unmengen an Informationen an, die sich über kurz oder lang im Archiv verstecken. Selbst wenn ein Unternehmen über eine Software für das Informationsmanagement verfügt, müssen zunächst einmal die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, damit diese auf die Archivdaten zugreifen kann.

Eine einfache Möglichkeit, die Wissensressourcen ans Tageslicht zu fördern, ist der Einsatz einer intelligenten Archivierungssoftware, die den Anforderungen des Enterprise Information Management gewachsen ist. Ist keine gesonderte Lösung für das Wissensmanagement implementiert – was bei vielen mittelständischen Unternehmen der Fall ist – können in die Archivierungslösung integrierte Data Mining und Business Intelligence Tools für die systematische Analyse und Auswertung der Daten eingesetzt werden.

Zentrale Verwaltung der archivierten Daten

Zunächst einmal müssen für Entscheidungsprozesse relevante Daten von irrelevanten Informationen unterschieden werden. Das geschieht unter anderem durch Metadaten, über die der Inhalt, die Verwendung und die Vertrauenswürdigkeit von Daten definiert werden kann. Anhand dieser Metadaten, die als übergeordnete Information auf dem Archivserver oder auf einem anderen Speicher-Tier liegen bleiben, können Informationen über alle Datentypen über jedes System und über jedes Stadium im Informationslebenszyklus in ihrem Zusammenhang recherchiert werden.

Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn eine Informationsbasis für eine spezifische Sachlage geschaffen werden soll. Die hinter den Metadaten stehenden Informationen können jedoch nur dann effizient genutzt werden, wenn sämtliche abgelegte Datenbestände zentral verwaltet – das heißt abgelegt, indiziert, gesucht und wiederhergestellt – werden. Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, wie beispielsweise E-Mails, können zwar durchaus auf verschiedenen Speichermedien liegen, werden jedoch mittels der Archivierungslösung orts- und formatunabhängig anhand der Metadaten wiedergefunden.

Diese Daten werden dann den Informationsmanagement-Tools zur Verfügung gestellt oder mit integrierten Tools ausgewertet. Atempo bietet beispielsweise mit seinen Produkten Digital Archive und Digital Archive for Messaging die Möglichkeit, sämtliche abgelegte Datenbestände wie E-Mails, Instant Messages, Dateianhänge und sonstige Files über eine einzige Schnittstelle zu verwalten.

Weiter mit: Indexierung und Suchfunktionen

Im Fokus: Indexierung und Suchfunktionen

Das Bindeglied zwischen Wissensmanagementlösung und Archiv stellen umfassende Indexierungs- und Suchfunktionen dar. Da Metadaten für die Auswahl einer Information im Rahmen des Wissensmanagements entscheidend sind, muss die Archivierungslösung diese separat indizieren. Jedoch sollten Informationen nicht nur anhand ihrer Metadaten, sondern darüber hinaus über den gesamten Inhalt indexiert werden.

Bei E-Mails geht man sogar noch einen Schritt weiter, da diese aus einer Vielzahl an Bestandteilen wie dem Betreff, dem Textkörper, Dateianhängen, Daten und Metadaten von Dateianhängen besteht, die für Statistiken genutzt werden können. Im Bezug auf E-Mails heißt das beispielsweise, dass wichtige Korrespondenz, wie etwa die des Einkaufs und des Vertriebs mit Kunden oder Lieferanten, nicht in der Masse untergeht, sondern stets konkreten Prozessen und Schlagworten zugeordnet werden kann.

Archivierung als Teil des Enterprise Information Managements

Eine Archivierungssoftware, die eine gemeinsame Verwaltung von E-Mail, File- und Datenbankarchiven ermöglicht, schafft somit die Grundlage für eine Einbindung der Archivdaten in das unternehmensweite Informations- und Wissensmanagement. Die Datenarchivierung stellt einen Teilschritt des Enterprise Information Managements dar, denn dieses fängt bereits bei der einfachen Verwaltung der Daten an und geht dann über die Integration von strukturierten und unstrukturierten Daten bis hin zur Bereitstellung zuverlässiger Informationen zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Beim letzten Schritt kommen die bereits erwähnten Data Mining und Business Intelligence Tools ins Spiel. Data Mining ermöglicht mithilfe statistischer Verfahren, für den Geschäftsbetrieb relevantes Wissen aus meist großen Datenbeständen zu gewinnen und die wesentlichen Informationen aufzubereiten. Auch Business Intelligence dient dem Erkenntnisgewinn durch die Sammlung, Analyse und Darstellung von elektronischen Daten.

Solche intelligenten Funktionen können beispielsweise dabei helfen, durch die Auswertung von E-Mail-Nutzerstatistiken Möglichkeiten für Cross- oder Upselling ausfindig zu machen. Unternehmensarchive enthalten eine Fülle an Informationen, die als Basis für strategische und operative Entscheidungen genutzt werden können. Durch den Einsatz einer umfassenden Archivierungslösung können Unternehmen die Grundlage dafür schaffen, dieses Wissen für zukünftige Entscheidungen nutzbar zu machen.

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