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Unternehmensgruppe UKA setzt auf Dokumentensharing in der Cloud Netfiles - die sichere Alternative zur E-Mail

| Autor / Redakteur: Elke Witmer-Goßner / Rainer Graefen

Unter dem Motto „Denn Wind treibt uns an!“ entwickelt und realisiert die Unternehmensgruppe UKA – Umweltgerechte Kraftanlagen – seit 1999 bundesweit Vorhaben zur Nutzung erneuerbarer Energien. Dokumentation und Austausch der umfangreichen Projektunterlagen erfolgt dabei über die Cloud.

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Während der Planungsphase von Windenergieprojekten sind mit Hilfe der Cloud-Collaboration Netfiles alle Beteiligten wie UKA-Mitarbeiter, Banken, Behörden und potenzielle Investoren auf dem gleichen Informationsstand.
Während der Planungsphase von Windenergieprojekten sind mit Hilfe der Cloud-Collaboration Netfiles alle Beteiligten wie UKA-Mitarbeiter, Banken, Behörden und potenzielle Investoren auf dem gleichen Informationsstand.
(Netfiles)

Über die Unternehmensgruppe wird der komplette Lebenszyklus eines solchen Projekts abgedeckt. Die Leistungen reichen von der Auswahl und Sicherung geeigneter Standorte über die Projektentwicklung und das Einholen aller erforderlicher Genehmigungen bis zum schlüsselfertigen Bau und Betrieb der Windenergieparks. Die Projektfinanzierung und der Verkauf gehören ebenfalls zum Aufgabenbereich. Bis heute wurden bereits mehr als 50 Windenergieprojekte umgesetzt.

Vom Ordner zum virtuellen Datenraum

„Bis zum Jahr 2006 wurden die umfangreichen Projektdokumente ganz traditionell in Aktenordnern zusammengestellt, ab diesem Zeitpunkt erhielten die unterschiedlichen Projektbeteiligten wie Mitarbeiter aus den UKA-Firmen, Banken, Behörden und potenzielle Investoren die Daten auf CD-ROM.

Erweiterungen und Ergänzungen wurden per E-Mail ausgetauscht“, erinnert sich Christina Börner, stellvertretende Abteilungsleiterin im operativen Bereich der UKA-Zentralgesellschaft, an die bisherige Vorgehensweise. Im Jahre 2012 wurde ihr Kollege, EDV-Leiter Tino Schwarze, darauf aufmerksam, dass im Rahmen einer „Due Diligence“-Prüfung für ein neues Projekt doch „sehr heiße“, weil vertrauliche Daten einfach per E-Mail zwischen den Projektpartnern verschickt wurden.

Mit dieser Erkenntnis machte sich der IT-Experte auf die Suche nach einer sicheren Alternative zum E-Mail-Austausch und entschloss sich zu einem Pilotprojekt mit einem Anbieter einer Online-Collaboration-Plattform.

Benutzerverwaltung wird zum Stolperstein

Allerdings führt dieses Pilotprojekt nicht zu dem gewünschten Erfolg. Tino Schwarze erinnert sich: „Eine besondere Bedeutung beim Einsatz einer solchen Online-Plattform kommt bei uns der Benutzerverwaltung und dabei insbesondere der Rollen- und Rechtevergabe zu. Es greifen während des Projektverlaufs viele unterschiedliche Projektbeteiligte auf die Daten zu.

Dabei muss gesichert sein, das jeder dieser Beteiligten nur Zugriff auf die Dokumente erhält, für die er auch über die erforderliche Berechtigung verfügt.“ Leider erwies sich die Benutzerverwaltung und insbesondere die Rollen- und Rechtevergabe bei der im Pilotprojekt eingesetzten Lösung als viel zu kompliziert und bedeutete dann das „Aus“ für die Lösung.

Erfolg im zweiten Anlauf

Aus diesem Grund machte sich Tino Schwarze erneut auf die Suche nach einer besseren Datenraum-Lösung als Alternative zur bisher eingesetzten CD-ROM/E-Mail-Kombination und stieß per Internet-Recherche auf Netfiles.

Die als Software-as-a-Service (SaaS) angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente. Die Server von Netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). UKA setzt derzeit die Lösung Netfiles Enterprise ein und hat insgesamt 50 Netfiles-Datenräume eingerichtet.

Cloud-Bereitstellung trotz großer Bedenken

Die Tatsache, dass Netfiles ausschließlich im Cloud-Computing-Modell angeboten wird, stieß bei der UKA IT-Leitung zunächst auf Skepsis. Tino Schwarze gesteht: „Es wäre uns ehrlich gesagt lieber gewesen, die Lösung im Haus zu betreiben, denn wir waren beim Thema Cloud Computing doch sehr zurückhaltend.“

Die hohen Kosten und die hohe Komplexität anderer, auch „on-premise“ verfügbarer Lösungen gaben letztendlich den Ausschlag für den Einsatz von Netfiles. Nach drei Jahren Cloud-Nutzung resümiert Schwarze zum Thema Sicherheit: „Bei allen Sicherheitsvorkehrungen braucht es am Ende trotzdem Vertrauen.

Wir wissen, dass Netfiles den Themen Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität einräumt und alles dafür tut, um sicherzustellen, dass die Kundendaten sicher und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Darauf haben wir von Anfang an vertraut und hatten bisher noch keinen Grund zur Beanstandung.“ Dennoch gesteht der IT-Experte ein: „Natürlich bleibt auch beim internen Betrieb immer ein Restrisiko.“

Bewährung im täglichen Einsatz

Mittlerweile ist Netfiles aus den täglichen Arbeitsabläufen bei UKA nicht mehr wegzudenken. Christina Börner bestätigt: „Netfiles hat sich als eine zentrale Kommunikationsplattform für die UKA-Gruppe etabliert und ist damit ein wichtiges Arbeitsmedium für die vielen Mitarbeiter sowie externen Projektbeteiligten wie Banken, Hersteller oder Investoren.“

Derzeit greifen pro Datenraum zwischen 10 und 15 Benutzergruppen mit insgesamt durchschnittlich 50 Benutzern über Netfiles auf wichtige Projektunterlagen zu. Auch große Dateien, wie sie insbesondere bei Verträgen und Ausschreibungsunterlagen sehr häufig vorkommen, können im virtuellen Datenraum problemlos abgelegt und bearbeitet werden.

Weitere wichtige Funktionen, die bei UKA zum Einsatz kommen, sind die Versionskontrolle und die automatische Benachrichtigungsfunktion. Christina Börner erklärt: „Auf der einen Seite ist es für uns wichtig, nicht nur zu wissen, dass ein Dokument verändert wurde, sondern auch wann und von wem.

Darüber hinaus ergeben sich aus unseren Verträgen verschiedene Benachrichtigungspflichten, die wir erfüllen müssen und mit Netfiles viel einfacher erfüllen können.“ Beispielsweise ist das Reporting an die Banken, die die Finanzierung der einzelnen Windenergieprojekte sicherstellen, deutlich einfacher umzusetzen.

Mit dem Segen der IT

Und auch von IT-Seite, die den 1st-Level-Support übernommen hat, sieht man die Entscheidung als positiv an. Schwarze erklärt: „Ein neuer Datenraum kann heute innerhalb von nur 30 Minuten eingerichtet werden. Manuelle Neueingaben, wie wir sie beim Pilotprojekt mit der vorher eingesetzten Lösung durchführen mussten, gehören mittlerweile der Vergangenheit an – hier hat Netfiles in den letzten Jahren viele für uns hilfreiche Funktionen eingebaut. Die Benutzerfreundlichkeit des Systems und das umfassende, aber einfach bedienbare Benutzer- und Rechtekonzept erleichtern nicht nur den Anwendern, sondern auch mir in der IT die Arbeit.“

Und wenn es dann doch einmal technische Fragen gibt, die von der UKA-EDV nicht beantwortet werden können, ist da ja immer noch der Netfiles-Support, den Schwarze ebenfalls nur loben kann. Der Sicherheitsexperte ist zudem von der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Systems beeindruckt. „Wenn ich auf die Jahre seit 2012 zurückblicke, so hat sich Netfiles kontinuierlich weiterentwickelt. Wir wissen, dass wir derzeit noch nicht alle der verfügbaren Funktionen ausnutzen und dass noch viel Potenzial vor allem im Bereich Collaboration (Teamfunktionen) verfügbar ist, das wir zukünftig noch prüfen und gegebenenfalls auch einsetzen werden.“

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