Mit Skydrive Pro die Collaboration im Unternehmen vorantreiben

Office 365 integriert 25 GByte kostenlosen Cloud Storage

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Rainer Graefen

Skydrive ist Microsofts Dropbox-Alternative. Skydrive Pro ist eine Speichererweiterung für Sharepoint und Office 365. 25 GByte Speicherplatz stehen den Unternehmensmitarbeitern zur freien Verfügung.
Skydrive ist Microsofts Dropbox-Alternative. Skydrive Pro ist eine Speichererweiterung für Sharepoint und Office 365. 25 GByte Speicherplatz stehen den Unternehmensmitarbeitern zur freien Verfügung. (Screenshot: Nico Litzel)

Unternehmen, die auf Office 365 oder SharePoint 2013 setzen und für Anwender einen Cloudspeicher suchen, sollten Skydrive Pro in ihre Collaboration-Überlegungen miteinbeziehen. Dabei handelt es sich um eine spezielle Bibliothek, mit der Anwender über einen Client auf dem Rechner Dokumente synchronisieren können.

Unternehmen, die Office 365 buchen, bekommen 25 GByte Cloudspeicher, Skydrive Pro genannt, geschenkt. Während sich der kostenlose Cloudspeicher Skydrive (ohne Pro) an Anwender richtet, die ihre eigenen Daten speichern wollen, handelt es sich bei Skydrive Pro um einen Speicherbereich, auf den alle Mitarbeiter eines Unternehmen gemeinsam Zugriff haben.

Filesharing in public, private und personal Clouds (Update vom 25.8.2014: Promise Filecruiser)

Cloudspeicher schlägt Work Folders

Hier erhalten zwar auf Wunsch auch Benutzer einen eigenen Bereich, im Fokus steht bei Skydrive Pro aber die Gruppenarbeit mit Sharepoint oder Office 365. Unternehmen, die auf Office 365/Sharepoint 2013 und Windows Server 2012 R2 setzen, können zusätzlich zu Skydrive Pro auch auf die neuen Arbeitsordner (Work Folders) setzen. In einem solchen Szenario ist der Einsatz von Skydrive Pro aber vorzuziehen, da der Cloudspeicher mehr Funktionen bietet und einfacher zu verwalten ist.

Wer mehr Speicher benötigt, kann zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Skydrive Pro lässt sich auf bis zu 100 GByte vergrößern. Da es sich bei Skydrive Pro um eine Sharepoint-Bibliothek handelt, wird das Speichervolumen in Office 365 auf Basis der entsprechenden Website-Sammlung berechnet.

Bild 1: Skydrive Pro bietet einen professionellen Cloudspeicher für Office 365 wie für Sharepoint 2013 an.

Cloud-Speicher zentral steuern und Rechte anpassen

Skydrive Pro steht über die Menüleiste im oberen Bereich zur Verfügung. Microsoft bietet in diesem Bereich auch einen Agent an, mit dem sich lokale Daten mit der Skydrive-Pro-Bibliothek synchronisieren lassen. Außerdem stehen Apps für iPhone und iPad zur Verfügung.

Vorteil von Skydrive Pro ist, dass Administratoren für die eingebundenen Anwender ein Speicherlimit setzen können. Die entsprechenden Einstellungen sind im Sharepoint-Administrationcenter über SkyDrive Pro zu finden.

Bild 2: Administratoren können für einzelne Anwender im Unternehmen zentral Speichergrenzwerte festlegen.

Da es sich bei SkyDrive Pro um eine Dokumentenbibliothek handelt, können Administratoren in der Webverwaltung von Office 365 oder SharePoint 2013 auch weitreichende Einstellungen vornehmen. So lassen sich zum Beispiel über die Bibliothekeinstellungen eigene Rechte für den Zugriff vergeben und auch Workflows hinterlegen, sobald Anwender Dokumente in SkyDrive Pro speichern.

Bild 3: Für die Skydrive-Pro-Bibliothek in Office 365 und Sharepoint 2013 können Administratoren auch eigene Rechte erteilen, oder Workflows erstellen

Arbeiten Unternehmen auch mit einem Datenarchiv in Sharepoint oder Office 365, lässt sich Skydrive Pro ebenfalls anbinden. Das heißt, Administratoren können über die Inhaltsorganisation Regeln erstellen und festlegen, dass Dokumente in Skydrive Pro nach bestimmter Zeit entweder gelöscht oder in das Datenarchiv verschoben werden.

Versionen, Inhaltsgenehmigung und Aus/Einchecken

Über die Bibliothekseinstellungen können Administratoren für die Dokumente in Skydrive Pro auch die Versionsverwaltung aktivieren. Außerdem kann festgelegt werden, dass Dokumente in Skydrive Pro vor der Bearbeitung durch Anwender erst ausgecheckt werden müssen.

Die dritte Verwaltungsmöglichkeit besteht darin festzulegen, wer Dokumente in eine Gruppenbibliothek mit Skydrive Pro speichern darf. Aktivieren Administratoren hier die Inhaltsgenehmigung, können Anwender zwar Dokumente in Skydrive Pro hochladen, ob diese dauerhaft gespeichert werden, muss jedoch durch den Administrator oder einen Moderator erst genehmigt werden.

Bild 4: Skydrive Pro ermöglicht eine gezielte Steuerung der Benutzerrechte

Wenn Anwender in ihrer Skydrive-Pro-Bibliothek auf "Neue Bibliothek synchronisieren" klicken, wird auf dem entsprechenden Rechner ein Software-Agent installiert. Diese steuert die Synchronisierung mit einem lokalen Ordner und zeigt aktuell alle bis dahin synchronisierten Daten an, ebenso wie bei Problemen mit der Replikation Warnungen ausgegeben werden.

Bild 5: Skydrive Pro kann über einen Agenten Dateien von lokalen Rechnern mit der Skydrive-Pro-Bibliothek synchronisieren.

Anwender können sich auch benachrichtigen lassen, wenn neue Dokumente in Skydrive Pro gespeichert werden.

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