SAP NetWeaver ILM und das ECM-System ImageMaster von T-Systems Ordnung in den Archiven

Autor / Redakteur: René Bernard / Nico Litzel

Statt Unterlagen endlos zu speichern, achten immer mehr Unternehmen auf die Aktualität ihrer archivierten Dokumente. Dazu legen sie schon beim Erfassen fest, wann ein Dokument wieder gelöscht werden soll. Das senkt die Speicherkosten und erhält die Leistung der Systeme.

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Das Management von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg sorgt für Rechtssicherheit und Übersichtlichkeit in den Archiven.
Das Management von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg sorgt für Rechtssicherheit und Übersichtlichkeit in den Archiven.

Unternehmensdokumente in Enterprise-Content-Management-(ECM)-Systemen sicher aufzubewahren spart Zeit und Verwaltungskosten. Das belegte kürzlich die US-amerikanische ECM-Organisation AIIM in ihrer Studie „Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change”. Demnach steigt die Produktivität der Mitarbeiter um durchschnittlich 30 Prozent, die Qualität und Geschwindigkeit der Kundenbetreuung erhöht sich um etwa 33 Prozent.

Doch im Laufe der Jahre sammeln sich veraltete Geschäftsunterlagen, Rechnungen oder Verträge in den ECM-Systemen an. Die Archive regelmäßig nach solchen Unterlagen zu durchforsten, um sie manuell zu löschen, ist aufwendig. Stattdessen nehmen Unternehmen Unübersichtlichkeit, Performanceeinbußen und hohe Speicherkosten in Kauf. Laut der aktuellen Studie von Symantec „Symantec Information Management Health Check Survey, 2011” hat weniger als die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen einen Plan, um solche Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.

Einfacher ist es, gleichzeitig mit der Erfassung eines Dokumentes festzulegen, wann und unter welchen Voraussetzungen es wieder gelöscht werden soll. Das beschränkt die Archivgröße auf ein Minimum und hilft auch dem Datenschutz: Unternehmen müssen bestimmte Unterlagen rechtzeitig löschen, beispielsweise wenn diese ausgeschiedene Mitarbeiter betreffen. Andere Dokumente sollten Unternehmen im eigenen Interesse vernichten, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. So verhindern sie beispielsweise, dass sie diese im Falle eines Produkthaftungs-Rechtsstreits offenlegen müssen.

Ganzheitliches Dokumentenmanagement

Einen ganzheitlichen Ansatz für alle Dokumente, die mit einer SAP-Transaktion verbunden sind, verfolgt SAP mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (Version 7.02). Dabei arbeitet SAP eng mit externen Anbietern von ECM-Lösungen zusammen und bietet hierfür auch eine Schnittstellenzertifizierung an. Als erste externe Lösung überhaupt hat SAP das ECM-System ImageMaster von T-Systems zur Nutzung mit NetWeaver-Interface WebDAV BC-ILM 3.0 zertifiziert. Das bedeutet, dass SAP-Transaktionsdaten inklusive dazugehöriger Dokumente in ImageMaster schnell und zentral zugänglich sind.

ImageMaster speichert die Dokumente im Archiv grundsätzlich im Originalformat und auf Wunsch zusätzlich als PDF oder im Langzeitformat PDF/A. Metadaten und Verwaltungsinformationen zu den Dokumenten liegen in einer separaten Datenbank. Sie lassen sich über spezifische Volltextlösungen relational durchsucht, beispielsweise über Oracle Text oder datenbankübergreifende Suchtechniken wie FAST (Fast Search & Transfer) oder Lucene. Dokumentensammlungen für Steuerprüfungs- oder Produkthaftungszwecke können direkt per SAP-System aus ImageMaster generiert werden.

Um den Lebenszyklus der Dokumente nach festen Regeln zu steuern, bietet SAP mit dem Information Retention Manager (IRM) im SAP NetWeaver Information Lifecycle Management ein zentrales Werkzeug an. Entsprechend hier hinterlegten Regeln legt das SAP-System Dokumente, die zu einer Transaktion gehören, auf dem vorbestimmten Speichermedium ab. Die mit einer Transaktion verbundenen Aufbewahrungsregeln vererben sich dabei auf alle dazugehörigen Dokumente weiter.

Das Speichersystem stellt anschließend sicher, dass ein Dokument nicht vor dem festgelegten Ablaufdatum gelöscht werden kann. Ob Rechnung, steuerrelevante Datei oder ein für die Produkthaftung relevantes Dokument: Für alle zu einer bestimmten SAP-Transaktion gehörenden Dokumente gelten einheitliche Regeln.

Compliance-Richtlinien einhalten

Hat ein Unternehmen SAP ERP im Einsatz, bekommt so zum Beispiel jede Rechnung, sobald diese eingescannt und mit einem SAP-Geschäftsdokument verknüpft wird, auch gleich ein maximales Aufbewahrungsdatum. Das geschieht automatisch, indem ImageMaster das Dokument durch die dazugehörige SAP-Transaktion als Rechnung erkennt und kategorisiert.

Aus rechtlichen Gründen liegt das Löschdatum einer Rechnung mindestens zehn Jahre in der Zukunft, denn so lange läuft die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Deutschland. Auch steuerrelevante Daten lassen sich so bis zum Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher speichern. Wenn sich die Regeln im Information Retention Manager an diesen gesetzlichen Vorgaben orientieren, stellen Firmen den rechtskonformen Umgang mit Geschäftsunterlagen sicher und halten Compliance-Richtlinien ein.

T-Systems wies im Rahmen der Zertifizierung nach, dass die eigene Schnittstelle Regeln und Funktionen von SAP NetWeaver Information Lifecycle Management voll unterstützt. Selbst über andere SAP-Schnittstellen wie SAP ArchiveLink können Nutzer die Dokumente in ImageMaster nicht mehr ungewollt löschen. ArchiveLink wurde von SAP entwickelt, um Kunden eine Archivierung elektronischer Dokumente auf entsprechend zertifizierten Systemen von Drittanbietern zu ermöglichen. Allerdings waren die Dokumente mit ArchiveLink dort nicht revisionssicher geschützt, da sie sich aus anderen Systemen heraus löschen ließen. Diese Sicherheitslücke schließt SAP NetWeaver Information Lifecycle Management gemeinsam mit ImageMaster. Um die Löschfreigabe zu verhindern, muss ein Mitarbeiter eingreifen und ein Dokument, beispielsweise aufgrund eines offenen Gerichtsverfahrens, sperren.

Schnell und sicher auf Dokumente zugreifen

Auch die Performance-Anforderungen von SAP-Systemen erfüllt ImageMaster und gibt Dokumente ohne Zeitverlust an die SAP-Nutzer weiter. Autorisierten Mitarbeitern in den Fachabteilungen stehen diese sekundenschnell zur Verfügung – etwa für Berichte, Audits oder Business Intelligence Reports. Tester prüften beispielsweise, wie viele Dokumente ImageMaster pro Sekunde archivieren kann. Auch den Datendurchsatz pro Sekunde überprüfte SAP. Dabei übertraf ImageMaster die vorgegebenen Performancewerte und qualifizierte sich so zur Verarbeitung von Massendaten.

Die Kombination aus SAP NetWeaver Information Lifecycle Management und ImageMaster schützt die Daten auch, wenn sie in ein neues System übertragen werden. Sollten sich Datenbankstrukturen im Rahmen eines Release-Upgrades ändern, stellt ImageMaster sicher, dass bereits archivierte Dokumente lesbar bleiben.

Über die Business-Intelligence-Komponenten in der SAP-Lösung stehen Unternehmen auch Reporting-Funktionen für Daten aus stillgelegten Systemen zur Verfügung. Denn die Datenbestände lagern anhand der im SAP NetWeaver Information Lifecycle Management festgelegten Regeln weiterhin sicher im ImageMaster-Archiv, sodass für diese – wie T-Systems im Rahmen der Zertifizierungstests nachwies – sowohl der Zugriff als auch die fortwährende Umsetzung der Aufbewahrungsregeln sichergestellt ist.

Geprüfte Dokumentensicherheit

Doch reicht es nicht, die Dokumente eines Unternehmens vor versehentlichen Löschversuchen zu schützen. Auch vor unbefugten Zugriffen müssen Informationen sicher sein. Dass kritische Unternehmensdaten bei ImageMaster in guten Händen sind, haben unter anderem der TÜV und das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) anhand unterschiedlicher Projekte festgestellt und mit Zertifikaten bestätigt. Auf die hoch verfügbaren und sicheren Archivierungsfunktionen der ECM ProduktSuite ImageMaster setzen heute rund 25 Millionen Endanwender.

Beispielsweise basieren die Produktionsprozesse eines großen Flugzeugbauers auf ImageMaster. Das Unternehmen nutzt die Software nicht nur zur Speicherung seiner Stücklisten und Bestellscheine, sondern archiviert hier auch CAD-Daten und Konstruktionspläne aller Modelle – zum Teil in Originalgröße.

Für einen internationalen Logistikdienstleister wies T-Systems nach, dass ImageMaster bis zu 24 Millionen Dokumente täglich archivieren kann. Auch die Deutsche Telekom setzt auf ImageMaster: Etwa drei bis vier Milliarden Kundendokumente, beispielsweise Einzelverbindungsnachweise, Bestellungen oder Rechnungen, speichert ImageMaster für den Konzern. Außerdem nutzt die Telekom ImageMaster als Archiv für das eigene SAP-System, das zu den größten ICT-Systemen überhaupt in Europa gehört.

Erweiterbarkeit sorgt für Investitionsschutz

Alle ImageMaster-Systeme lassen sich auch nachträglich für die Nutzung mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management aufrüsten, um das ständige Wachstum ihrer Datenbanken und ihre Total Cost of Ownership zu senken. Kunden, die ImageMaster bereits über eine ältere SAP-Schnittstelle nutzen, gewährleistet die Aufrüstmöglichkeit Investitionsschutz und Zukunftssicherheit.

T-Systems bietet für ImageMaster außerdem ein breites Spektrum an Mehrwertdiensten abseits von SAP-Systemen an. Da die Lösung auf der Technologieplattform SAP NetWeaver basiert, können durch offene Schnittstellen auch diejenigen Kollegen auf das ECM zugreifen, die nicht mit SAP-Anwendungen arbeiten und im Rahmen eines Non-SAP-Workflows Dokumente nutzen. Kunden betreiben ImageMaster entweder selbst auf einem Unternehmensserver oder nutzen entsprechende Services von T-Systems. Die Total Cost of Ownership reduzieren sich, wenn sie ImageMaster virtualisiert als „Software as a Service“ beziehen. In diesem Fall liegt ImageMaster in der Cloud, genauer gesagt in einem hochsicheren Rechenzentrum.

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