Kommentar von Kai Nunnemann, Becom Pflicht und Kür der Archivierung

Redakteur: Nico Litzel

Das Aufbewahren von Daten ist für Unternehmen schon allein aus gesetzlichen Gründen ein Muss. Moderne Archivierungslösungen stellen aber nicht nur die Compliance sicher, sondern unterstützen Anwender generell beim effizienten Umgang mit Informationen. Der Markt bietet inzwischen Archivsysteme, die kompakter und einfacher denn je sind. IT-Dienstleister helfen bei der Auswahl eines geeigneten Herstellers.

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Kai Nunnemann ist Category Leader Information Management bei Becom – A Computacenter Division
Kai Nunnemann ist Category Leader Information Management bei Becom – A Computacenter Division
( Archiv: Vogel Business Media )

Für Archivierung begeistern sich nur die wenigsten IT-Verantwortlichen. Zählt sie doch zu den Standardaufgaben, die wohl oder übel zu erledigen sind. Denn Unternehmen müssen rechtliche Vorgaben und Richtlinien erfüllen, die nicht unterschätzt oder ignoriert werden dürfen. Auf welche Art und wie lange Daten und Dokumente zu archivieren sind, dazu schreiben die Regularien aber nicht alle das Gleiche vor.

Ausdrücklich spricht der Gesetzgeber nur im öffentlichen Dienst von Archivierung. Die Gesetzestexte für die Wirtschaft verpflichten Unternehmen im Wesentlichen dazu, Daten und Dokumente ordentlich aufzubewahren. Eine eindeutige Handlungsanweisung lässt sich daraus meist nicht ableiten. Denn Aufbewahrung bezeichnet nicht mehr als ein allgemeines Konzept, das technisch auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden kann.

Mittlerweile gibt es zahllose Gerichtsurteile zur Datenaufbewahrung. Sie verdeutlichen die Komplexität des Themas und belegen zugleich, wie oft Unternehmen gegen einschlägige Vorschriften verstoßen. Die Herausforderung wird in Zukunft kaum geringer, zumal die Datenflut im Wirtschaftsleben kontinuierlich steigt. Vom Ansatz der Datenvermeidung haben sich Unternehmen schon lange verabschiedet, weil er nicht praktikabel war. Stattdessen bewältigen sie wachsende Datenmengen mithilfe zusätzlicher Speicherkapazität und unterstützender Verfahren.

Hohe Komplexität durch Virtualisierung und Cloud Computing

Zum Einsatz kommen Speichernetzwerke und hierarchische Speichersysteme mit Funktionen wie Spiegelung, Daten-Deduplizierung, automatischer Datenverschiebung, Kompression und Ähnlichem. Häufig sind solche Systeme aus heterogenen Komponenten aufgebaut und weisen nicht zuletzt deshalb eine hohe Komplexität auf. Aktuelle Entwicklungen aufseiten der IT-Infrastruktur in Richtung Virtualisierung und Cloud Computing erleichtern die Materie nicht unbedingt.

Zur technischen Komplexität kommt häufig noch die organisatorische hinzu. In vielen Unternehmen sind über die Zeit mehrere voneinander isolierte Lösungen entstanden – sogenannte Silos. Denn die einzelnen Fachabteilungen haben für die von ihnen genutzten Anwendungen eigene Lösungen zur Datenaufbewahrung aufgebaut, die sich an den jeweiligen fachspezifischen Anforderungen orientieren.

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Mangelnde Absprache führt zu Redundanzen

Oft weiß die eine Abteilung nicht im Detail darüber Bescheid, was die andere einsetzt. Ganz zu schweigen davon, dass die aufbewahrenden Systeme technisch miteinander verknüpft wären. Solche Strukturen führen zwangsläufig zu Redundanzen: Identische Daten, die in mehreren Ressorts genutzt werden, werden mehrfach aufbewahrt. Zugleich verhindern die technischen Barrieren eine effiziente Nutzung von Daten über Abteilungsgrenzen hinweg.

Flexibler durch modularen Aufbau

Um die Komplexität ein Stück weit aufzulösen, beschäftigen sich viele IT-Leiter derzeit wieder verstärkt mit dem Thema Aufbewahrung und Archivierung. Vor allem geht es ihnen darum, die Silos zu beseitigen und unternehmensweite, effiziente Strukturen mit einer zentralen Datenablage aufzubauen.

Im Kern besteht eine solche Ablage idealerweise in einem einfachen, aber trotzdem intelligenten Archivsystem. Unternehmensweite Lösungen sollten grundsätzlich modular aufgebaut sein, damit sie mit den Anforderungen mitwachsen können. Ein Basissystem hebt Daten über die Zeit auf, erweiterte und verzahnte Archive machen Daten intelligent nutzbar.

Vorrangig soll eine Lösung sicherstellen, dass die Aufbewahrung der Daten stets mit den sich immer wieder ändernden Gesetzen und Richtlinien übereinstimmt. Denn werden die Regularien nicht erfüllt, kann es für Unternehmen gravierende rechtliche Folgen haben – die Einhaltung der Vorschriften, die sogenannte Compliance, muss daher permanent überprüft werden.

Die richtige Balance

Idealerweise bewahrt ein Unternehmen weder zu wenige noch zu viele Daten auf. So reagieren zum Beispiel Steuerprüfer in dem einen Fall oft misstrauisch und nehmen tiefer gehende Prüfungen vor, während sie sich in dem anderen Fall womöglich schwer damit tun, die für eine Prüfung benötigte Dokumentenversion eindeutig zu ermitteln. Darüber hinaus verlangen Vorschriften zum Datenschutz eine sorgfältige Auswahl der aufzuhebenden Datenmengen und Inhalte.

Um den komplexen Anforderungen genügen zu können, sind eine ordentliche Analyse und Klassifikation der Daten unverzichtbar. Ohne diese sollte ein Unternehmen nicht damit beginnen, eine Archivlösung technisch umzusetzen. Eine Datenanalyse setzen aber auch die Wirtschaftsprüfer voraus. Darüber hinaus verlangen sie entsprechende Verfahrensbeschreibungen zur Datenaufbewahrung und besonders zur Archivierung. Denn nur bei einem überprüfbaren Verfahren kann der Wirtschaftsprüfer testieren, dass alle Gesetze, die auf ein bestimmtes Unternehmen anzuwenden sind, tatsächlich eingehalten werden.

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Intelligente Funktionen für eine effiziente Datennutzung

Auch wenn Archivierung primär durch den Gesetzgeber motiviert ist, sollten sich Unternehmen schon aus geschäftlichem Eigeninteresse mit dem Thema befassen. Denn neben der Einhaltung der Compliance können Archivlösungen durchaus weiteren Nutzen bieten. In technischer Hinsicht kommt den Anwendern dabei entgegen, dass sich die Hersteller von IT-Systemen seit einiger Zeit wieder stärker auf das Thema Archivierung konzentrieren. Seither kommen vermehrt Lösungen auf den Markt, die alles in allem nicht nur umfassender, sondern zugleich auch kompakter und einfacher als je zuvor sind.

Im Idealfall lassen sich an ein Archivsystem unterschiedliche Datenquellen ebenso variabel anbinden, wie der Anwender die Speicherstruktur flexibel wählen kann. Grundsätzlich sollten intelligente Funktionen integriert sein, die jene effiziente Nutzung der Daten ermöglichen, die mit mehreren Silo-artigen Einzellösungen niemals zu erreichen ist.

Recherche und geeignete Formate

Moderne Systeme unterstützen die Anwender nicht nur bei der Datenanalyse, sondern auch beim geordneten Umgang mit Informationen. An erster Stelle ist die Suchfunktion zu nennen, welche die Recherche im Archiv, aber auch in anderen Datenquellen in- und außerhalb des Unternehmens ermöglicht. Für die langfristige Aufbewahrung sollte das System zum einen geeignete Formate bieten, zum anderen eine spätere Konvertierung der Daten zulassen. Die Beseitigung von Silos bedeutet nicht zwangsläufig, dass sich die Anforderungen eines Unternehmens mit dem Angebot eines einzigen Herstellers abdecken lassen. Mitunter müssen Produkte mehrerer Anbieter kombiniert werden.

Wenn Unternehmen das Thema Archivierung in Angriff nehmen und eine geeignete Lösung für ihre spezifischen Anforderungen suchen, stehen ihnen prinzipiell zwei Herangehensweisen offen: Entweder nimmt die IT-Organisation den Aufwand auf sich und arbeitet sich eigenständig in den aktuellen Stand der Thematik ein; oder das Unternehmen verpflichtet einen möglichst unabhängigen Experten. Ein beratender Dienstleister sollte die Anforderungen des Kunden offen aufnehmen, ohne dass Ergebnisse von vorneherein feststehen. Damit scheiden Hersteller sowie deren direkte Business-Partner und assoziierte Unternehmensberater meist aus.

Im Unternehmen tätige Prüfer – zum Beispiel Steuerprüfer, Unternehmensberater oder Juristen – können zwar ihre fachliche Expertise weitergeben. In der Regel sind sie jedoch nur bedingt dazu in der Lage, konkrete technische Lösungen vorzuschlagen. Dagegen nehmen herstellerunabhängige IT-Dienstleister eine neutrale Sicht ein und können den Anwender auf diese Weise bedarfsgerecht unterstützen. Ihr Leistungsportfolio kann von der fachlichen Beratung über die konkrete Analyse und die Erstellung von Lösungsvorschlägen bis zur technischen Umsetzung reichen.

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